Sie unterstützen das Programm-Management resp. die Direktion HIS Schweiz, die vielfältigen Vorhaben und Projekte, die Entscheidungsgremien und die erwarteten Allianzen zu Spezialthemen in administrativen und organisatorischen Belangen. Sie übernehmen zudem Verantwortung rund um die Organisation und Bürologistik der Office-Räumlichkeiten. Sie erkennen dabei proaktiv Handlungs- oder Koordinationsbedarf und setzen entsprechende Schritte selbständig und/oder in Absprache mit dem Programm-Management um. In dieser herausfordernden Funktion sind Sie in Kontakt mit wichtigen Entscheidungsträgern, Expertinnen und Experten aller Hierarchiestufen. Bei ihren Kolleginnen und Kollegen etablieren Sie sich als Anlaufstelle.

Das sind Ihre Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Programm-Managers, seines Teams und den Entscheidungsgremien

• Organisation von internen und externen Sitzungen und Anlässen

• Protokollführung von Sitzungen und Redaktion von Schriftstücken

• Verantwortung und SPOC (single point of contact) für das Büro-Management in allen Bereichen der Administration, Logistik und Organisation resp. Vertragsmanagement

• Administratives und logistisches Management der Allianzen (Verträge, Sitzungen/Protokolle, Finanzen)

• Allgemeine Unterstützung des Allianzmanagers

• Führung des HIS-Jahreskalender und Terminkontrollen

• Mitarbeit beim Aufsetzen und der Bewirtschaftung des HIS-internen Prozessmanagements resp. des Handbuchs

• Mitarbeit, Unterstützung oder Leitung von internen Projekten, z.B. Einführung CRM-System

Was Sie mitbringen

• Kauffrau/-mann (EFZ) oder kaufm.-betriebswirtschaftliche Weiterbildung nach Matura

• Mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise in Bereichen der öffentlichen Verwaltung, behördlichem Umfeld oder in der Justiz

• Exakte, systematische und sehr selbstständige Arbeitsweise

• Organisations- und Verhandlungstalent in Zusammenarbeit mit Lieferanten, Partnern und Kolleginnen/Kollegen

• Fähigkeiten zur selbständigen Erledigung von Korrespondenz in Deutsch und Französisch

• Sehr gute Sprachkenntnisse (Wort und Schrift, C1/C2) in Deutsch oder Französisch und gute Kenntnisse in der jeweils anderen Sprache, Italienisch von Vorteil

• Fundierte IT-Anwenderkenntnisse und Bereitschaft, Neues zu lernen wie z.B. CRM

• Ausgeprägte Sozialkompetenzen, offene und flexible Persönlichkeit

• Erfahrene/-r Teamplayer/-in, kollegiales und selbstbewusstes Auftreten

Was Sie von uns erwarten dürfen

• Arbeitsort befindet sich in Zentrumsnähe / in Fussdistanz zum Bahnhof Bern

• Modernes und offenes Arbeitsklima, gegenseitige Unterstützung im Team

• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Homeoffice

• Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten

• Kleines, sich im Wachstum befindendes Team

• Herausforderndes Umfeld zwischen Behörden, Politik und Fachexperten sowie Lieferanten

• Attraktive Anstellungsbedingungen der öffentlichen Hand und zeitgemässe Sozialleistungen