Dein Arbeitgeber
Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege, ein lässiges Team und ein dynamisches Umfeld sowie täglicher Kontakt mit interessanter, internationaler Klientel. Es wird Dir Raum für das Einbringen von Ideen geboten. Es gibt klar definierte Entwicklungsmöglichkeiten, Teamevents, und darüber hinaus ein bald ganz neues «state-of-the-Art» Office, in dem das Arbeiten Freude macht.
 
Deine Aufgaben & Verantwortlichkeiten
Wir suchen eine Persönlichkeit, die ihre Dienstleistungsqualitäten mit anspruchsvollem Support verknüpfen möchte. Du sorgst stets für einen professionellen Empfang und agierst Du am Front Desk als sympathische Kontaktperson nach Aussen und wichtige Schnittstelle nach Innen. Das Arbeitsgebiet ist vielfältig und kann von Dir aktiv mitgestaltet werden. Deine Aufgaben in der Übersicht:

• Front-Office Management (Empfang, Telefon, Kunden-/Gäste-Betreuung, Organisation von Catering).
• Bestellung und Verwaltung von Office & Kitchen Supplies.
• «Feel-Good-Management»; Organisation von Goodies & Aufmerksamkeiten bspw. für Geburtstage, Jubiläen, etc.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings und entsprechenden Räumlichkeiten, Koordination von Videokonferenzen,
• Steuerung der Terminadministration für die Investment Manager (Reisen, Spesen, Logistik).
• Vertretung der Assistenzkolleginnen bei Abwesenheiten.
• Spesen-/Reisekosten-Management.
• Kontrolle von «action items», Fristen, Terminen, etc.
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Unterstützung bei der Eventorganisation.

Neben ausgeprägten Multitasking-Fähigkeiten braucht es Gespür für Menschen und Situationen, das es Dir erlaubt, Dich auf unterschiedliche Persönlichkeiten einzustellen. Du arbeitest Seite an Seite mit tollen Assistenzkolleginnen und sorgst dafür, dass der Firmenauftritt immer picobello stimmt. Dabei bist Du gefordert und das nicht nur in den grossen Aufgaben, sondern auch in den Details. Denn es gilt einerseits, Deinen Tätigkeiten mit Qualität gerecht zu werden, andererseits musst Du in der Lage sein, rasch zwischen unterschiedlichsten Themen wechseln zu können. Kurzum: Du bist eine Person, die vorausschauend plant und Freude daran hat, das Unternehmen professionell und mit Begeisterung zu repräsentieren.
 
Was bringst Du mit?

• Eine positive Grundeinstellung mit «can-do» approach.
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Im Anschluss daran hast Du bereits erste Berufserfahrung in der Assistenz, am Empfang oder im Event Management gesammelt. In welcher Branche Du diese erworben hast, lassen wir weitgehend offen. Wir freuen uns auch über Bewerberinnen und Bewerber aus der Hotellerie, dem Beratungs- oder Agenturumfeld.
• Deutsch ist Deine Muttersprache, Englisch beherrschst Du auf Stufe B2/C1. Schweizerdeutsch ist sehr willkommen.
• Du bist versiert in der Anwendung des MS-Office Pakets und Kollaborationstools wie Zoom und Teams.
• Dein Auge im Hinblick auf Inhalte ist akribisch, komplexe Sachverhalte erfasst Du rasch und in der Umsetzung bist Du nicht zu schlagen – immer lösungsorientiert.
• Du verfügst über jede Menge Teamgeist und bist immer engagiert bei der Sache.
• Du bringst ein Verständnis für Zusammenhänge mit – verbunden mit der Fähigkeit, entsprechend zu handeln.
• Du bist motiviert, in einem spannenden und dynamischen Beratungsumfeld zu arbeiten.
• Du bist überdurchschnittlich engagiert, zuverlässig und verantwortungsbewusst.
• Dein Auftreten ist professionell, gewinnend und zuvorkommend.

 
Dein Gewinn 
Ein professionelles Umfeld mit einem starken Teamspirit. Menschen - die wie Du - Spass an der Arbeit haben und etwas mitbewegen wollen. Ausserdem triffst Du auf Vorgesetzte, die sich auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Dir freuen. Dich erwartet eine vielseitige Tätigkeit und die Möglichkeit, Dich zu beweisen und somit für nächste Karriereschritte zu qualifizieren. Es gibt im Unternehmen einen mehrstufigen Assistenz-Karrierepfad. Dein Arbeitsplatz befindet sich in Zug und ist bestens mit ÖV angebunden. Es sind 5 Minuten Fussweg vom Bahnhof. Bitte sende uns Deine Unterlagen (CV, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise) mit Vermerk «AdminFO» an  E-Mail schreiben
 
Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | CH-8001 Zürich | +41 44 243 86 68