Verantwortliche/r Administration und Empfang 100%
Hälg Group
Zürich
Auf einen Blick
- Veröffentlicht:05 Dezember 2025
- Pensum:100%
- Vertragsart:Festanstellung
- Arbeitsort:Zürich
Job-Zusammenfassung
Die Hälg Group ist ein führender Dienstleister für Gebäudetechnik. In Zürich suchen wir eine/n Verantwortliche/n Administration und Empfang.
Aufgaben
- Leitung der Administrationsaufgaben mit dem Niederlassungsleiter.
- Betreuung von Empfang, Telefonzentrale und internen Systemen.
- Unterstützung und Führung des zweiköpfigen Teams.
Fähigkeiten
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung.
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse, CAFM Systeme von Vorteil.
- Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
Ist das hilfreich?
Die Hälg Group ist eine führende Dienstleisterin für Gebäudetechnik und Facility Management. Als Schweizer Familienunternehmen sind wir an über zwanzig Standorten in der Schweiz präsent.
Für die Hälg Facility Management AG, ein Unternehmen der Hälg Group, suchen wir für unsere Niederlassung in Zürich eine/-n Verantwortliche/r Administration und Empfang 100%.
Wir bitten von Bewerbungen durch Personalvermittler abzusehen.
Ihre Herausforderung
- Leitung der gesamten Administrationsaufgaben mit dem Niederlassungsleiter Zürich
- Erledigen von allgemeinen Administrations- und Sekretariatsaufgaben
- Betreuung von Empfang, Telefonzentrale und Pflege interner Arbeitssysteme
- Unterstützung und Führung des zweiköpfigen Teams
- Betreuung der Kunden und deren Bedürfnissen/Anliegen
- Betreuung Standort Zürich mit sämtl. anfallenden Aufgaben
- Monitoring der Tickets im CAFM System (Computer Aided Facility Management)
Zusatzaufgabe: Assistenz des Niederlassungsleiter - Administrative & Organisatorische Unterstützung (Zusammenstellung von KPI für Führungssitzung, Präsentationserstellung, Protokollführung, Terminkoordination, etc.)
- Kunden- und Stakeholder-Kommunikation (Unterstützung Kundenbetreuung, AVOR Vertragsdokumente, Kundenbindungsmassnahmen, Mitarbeiterbindungsmassnahmen, kleinere Marketing-Aufgaben, etc.)
- Projekt- und Sonderaufgaben (Planung und Durchführung von Event, Mitarbeit in Projekten, Prozessoptimierungen, etc.)
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Grundbildung und einige Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
- Gepflegtes Erscheinungsbild und gute Umgangsformen
- Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, jede weitere Sprache von Vorteil
- Sehr gute MS-Office Anwenderkenntnisse, CAFM Systeme & SAP ByD von Vorteil
- Dienstleistungs- und teamorientierte sowie auch qualitätsbewusste, flexible, zuverlässige sowie belastbare Persönlichkeit
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
Unser Angebot
- Sehr gutes familiäres Betriebsklima sowie motivierte Arbeitskollegen/innen
- Eine offene Kommunikationskultur sowie vielfältige Möglichkeiten zur aktiven Mitgestaltung und Verantwortungsübernahme
- Interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit
- Beteiligung an berufsbezogenen Weiterbildungen
- Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten / Homeoffice
- Möglichkeit zum Ferienkauf
