Sachbearbeiter/in Lohn- und Sozialversicherungsakten (11831-AD-100-2025)

Verwaltung

Sachbearbeiter/in Lohn- und Sozialversicherungsakten

Die Personalverwaltung des CHUV sucht zur Verstärkung ihres Teams eine/n Sachbearbeiter/in Lohn- und Sozialversicherungsakten (50%).

Kontext

Die Personalabteilung des CHUV (DRH) arbeitet mit den 11 dezentralen HR-Teams zusammen, um einen qualitativ hochwertigen Service für fast 13.000 Mitarbeitende zu gewährleisten.

Die Hauptaufgaben der Personalverwaltung (ARH) bestehen darin, eine gerechte und den geltenden Vorschriften entsprechende Vergütung sicherzustellen, einschließlich der Verwaltung von Löhnen, Prämien und Beförderungen, der Verwaltung von Personalakten, Arbeitsverträgen, Abwesenheiten, Ferien und rentenbezogenen Aspekten.

Die betreffende Stelle ist Teil des Teams für den regulären Bereich. Die Einheit, der Sie angehören, verwaltet die administrative Betreuung von über 5.500 Mitarbeitenden. Sie ist zuständig für die Nachverfolgung und Umsetzung von Karriereakten (Einstellungen, Austritte, Beförderungen oder sonstige Vertragsänderungen), was im Jahr 2024 mehr als 4.700 bearbeitete Akten umfasste. Parallel dazu berät sie Mitarbeitende und/oder Partner/Führungskräfte präzise zu Fragen bezüglich Lohn, Sozialleistungen und Arbeitsrecht im Rahmen des Personalgesetzes (LPers).

Das Universitätsspital Waadt (CHUV) ist eines der fünf Schweizer Universitätsspitäler. Dank der Zusammenarbeit mit der Fakultät für Biologie und Medizin der Universität Lausanne und der EPFL spielt das CHUV eine führende Rolle in den Bereichen medizinische Versorgung, medizinische Forschung und Ausbildung.

Aufgaben

• Sie verwalten die Erstellung und Führung der Personalakten, die Korrespondenz, die Feststellung der Anspruchsberechtigung auf Familienzulagen sowie die Ablage und Archivierung der Akten
• Sie tragen zur Vorbereitung und Auszahlung der Löhne bei, verwalten die Daten zu Sozialversicherungen, kontrollieren Änderungen, recherchieren Informationen und bereiten Formulare für alle Änderungen vor
• Sie beraten Mitarbeitende und Partner in Fragen zu Lohn, Sozialleistungen und Arbeitsrecht, bereiten Korrespondenz und Bescheinigungen vor und erfassen Abwesenheiten
• Sie erstellen die vertraglichen Dokumente zu Karriereakten und gewährleisten deren rechtliche Konformität
• Sie erledigen Ihre Aufgaben selbstständig, halten die Verwaltungsverfahren ein und legen besondere Situationen der ARH-Leitung vor
• Sie übernehmen gelegentliche Aufgaben oder Korrespondenz, vertreten und unterstützen Ihre Kolleginnen und Kollegen bei Bedarf und aktualisieren interne Verfahren
• Sie schlagen proaktiv Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung vor
• Sie betreuen auf Wunsch der Hierarchie eine/n Auszubildende/n.

Je nach Profil wird die Stelle in Klasse 6 oder 7 des DECFO-Systems des Kantons Waadt eingestuft.

Profil

• Sie verfügen über ein eidgenössisches Fähigkeitszeugnis (EFZ) als Kaufmann/-frau oder eine gleichwertige Ausbildung in Verwaltung oder Personalmanagement
• Sie besitzen das Zertifikat als HR-Sachbearbeiter/in (das AVEAS-Zertifikat "Generalist/in Sozialversicherungen" und das Zertifikat "Ausbilder/in Lernende" sind von Vorteil)
• Sie haben mindestens 2 Jahre Erfahrung im Personalwesen, was Ihnen fundierte Kenntnisse in der Personaladministration ermöglicht
• Sie beherrschen die gängigen Bürosoftwareprogramme sehr gut (Outlook, Word und Excel); gute Kenntnisse der Software PeopleSoft sind von Vorteil
• Sie verfügen über C2-Niveau in Französisch (mündlich und schriftlich); gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Sie schätzen Teamarbeit und sind für Ihre sozialen Kompetenzen bekannt; Sie können Ihren Dialog an jeden Gesprächspartner anpassen und zeigen ausgezeichneten Servicegedanken
• Sie besitzen ein ausgeprägtes Organisationstalent, Genauigkeit und Diskretion.

Wir bieten

Als Mitarbeitende/r des Universitätsspitals Waadt profitieren Sie von:

• Erstklassigen Sozialleistungen und 20 Tagen Vaterschaftsurlaub
• Regelmäßigen und verantwortungsgerechten Lohnanpassungen
• Einem 13. Monatslohn und 25 Urlaubstagen pro Jahr
• Mindestens drei Weiterbildungstagen pro Jahr mit Zugang zu einem vielfältigen Angebot im CHUV-Bildungszentrum und den Partnerbildungszentren des Kantons Waadt
• Erleichtertem Zugang zu einem der 500 möblierten Wohnungen in den umliegenden Quartieren
• Sozialen, kulturellen und wirtschaftlichen Vorteilen für Mitglieder des Vereins H-Oxygène
• Vorteilen im Rahmen des Mobilitätsplans (Rabatte auf öffentliche Verkehrsmittel, Förderung von "Mobility"-Fahrzeugen und Rabatte beim Kauf von E-Bikes)
• Qualitativ hochwertigen Betriebskantinen in jedem Krankenhausgebäude mit Vorzugspreisen.

Kontakt und Bewerbung

Kontakt für Auskünfte zur Funktion: Herr Ismael Rodriguez, Abteilungsleiter ARH, Tel. 021 314 51 71.

Da alle Bewerbungen elektronisch bearbeitet werden, bitten wir Sie, sich ausschließlich online zu bewerben, indem Sie unten auf die Schaltfläche "BEWERBEN" klicken.

Bei Schwierigkeiten mit der Online-Bewerbung können Sie unsere Anleitung zum Online-Bewerben konsultieren. Sollten Sie aus technischen Gründen nicht online bewerben können, wenden Sie sich bitte an unsere Rekrutierungseinheit, die Sie per E-Mail an e.recrutement@chuv.ch oder telefonisch unter 021 314 85 70 unterstützt.

Das CHUV wendet die höchsten Qualitätsanforderungen bei seinen Rekrutierungsprozessen an. Zudem legen wir großen Wert auf die Förderung der Vielfalt unserer Mitarbeitenden, achten auf unterschiedliche Lebenswege und setzen alles daran, Gleichbehandlung zu gewährleisten und Diskriminierung zu vermeiden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Wir bitten Personalvermittlungsagenturen, zu beachten, dass Bewerbungen, die direkt über unsere Rekrutierungsplattform eingereicht werden, nicht akzeptiert werden und keine Abrechnung erfolgen kann. Vielen Dank für Ihr Verständnis.