Assistentin der Geschäftsleitung

iRecruit-Group GmbH

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Key information

  • Publication date:

    25 March 2024
  • Workload:

    100%
  • Contract type:

    Unlimited employment
  • Language:

    German (Native language)
  • Place of work:

    Zug Stadt, 6300 Zug

Vakanz: Assistentin der Geschäftsleitung / Office Managerin 

Für meinen KMU-Kunden in der Zentralschweiz suche ich per sofort oder nach Vereinbarung eine gestandene Assistenz-Persönlichkeit. Sie leisten erstklassige administrative und verwaltungstechnische Unterstützung für die Mitglieder des Führungsteams.

Die Hauptaufgaben der Stelleninhaberin umfassen das Planen von Besprechungen, das Arrangieren von Geschäftsreisen sowie das Verwalten der Kalender. Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, sollten Sie proaktiv sein, Termine einhalten und effektiv kommunizieren. Unsere ideale Kandidatin besitzt bereits Erfahrung in ähnlicher Funktion und ist mit Office-Management-Technologien vertraut.

Letztendlich sollten Sie in der Lage sein, die Bedürfnisse der Führungskräfte zu erkennen und zu erfüllen. Sie nehmen zudem administrative Aufgaben wahr, um sicherzustellen, dass die Abläufe im Unternehmen des Kunden reibungslos funktionieren.

Aufgaben

  • Koordinieren der täglichen Kalender von Führungskräften
  • Planen von Terminen und Events
  • Als Ansprechpartner zwischen den Führungskräften und Mitarbeitern/Kunden fungieren
  • Erstellen regelmäßiger Berichte und Aktualisieren der internen Datenbanken
  • Treffen von Reisevorbereitungen
  • Entgegennehmen von Telefonaten und Verwalten von E-Mails
  • Umgehend auf die Fragen der Manager reagieren
  • Erleichtern der internen Kommunikation (z. B. Verteilung von Informationen und Planen von Präsentationen)
  • Verantwortung bezüglich der Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
  • Überprüfen und Empfehlen von Änderungen an unseren Unternehmensrichtlinien

Anforderungen

  • Nachgewiesene Erfahrung als Senior Executive Assistant, Executive Administrative Assistant oder in einer ähnlichen Rolle
  • Kenntnisse zu Büroabläufen Solide Erfahrung im Umgang mit Office-Management-Systemen, ERPs und MS Office
  • Vertrautheit mit Online-Kalendern und Cloud-Systemen
  • Vertrautheit im Umgang mit Büroausstattung und deren Beschaffung.
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (per Telefon, E-Mail oder persönlich)
  • Erfahrung und Diskretion beim Umfang mit sensiblen Unternehmensinformationen
  • Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, proaktiv zu denken und Arbeit zu priorisieren
  • Abitur; weitere Qualifikation als Personal Assistant oder Sekretärin sind von Vorteil
  • Deutsch Muttersprache oder auf Niveau C2, zudem kommunizieren Sie fliessend in Englisch.

Sind Sie interessiert das Unternehmen meines Kunden besser kennenzulernen? Zögern Sie nicht und bewerben Sie sich noch heute.

 

iRecruit Group, Chaltenbodenstrasse 16, 8834 Schindellegi

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