Empfangsmitarbeiter - Office Manager (m/w/d)

14.02.2020Employee100%

Empfangsmitarbeiter - Office Manager (m/w/d)

  • Als AssistentIn (m/w/d) im Backoffice-Bereich organisierst Du den gesamten Empfangsbereich und bist verantwortlich für ein repräsentatives Erscheinungsbild
  • Du betreust die Telefonzentrale, bist erster Ansprechpartner für unsere externen Gäste sowie internen Mitarbeitenden und bearbeitest den Posteingang und Postausgang
  • Im Rahmen des Event- und Travel Managements organisierst Du interne und externe Veranstaltungen, Dienstreisen und führst diese auch durch. Du bist zuständig für den Poolwagen der Niederlassung
  • Du übernimmst administrative Arbeiten wie beispielsweise die Bestellung von Werbe- und Büromaterial und unterstützt die Vertriebskollegen sowie den Niederlassungsleiter vor Ort
  • Du bist verantwortlich für das Einholen von Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen für die temporären Mitarbeitenden
  • Du bearbeitest und kontrollierst die Rechnungen in erster Instanz und bist für die sorgfältige Weitergabe zuständig
  • Darüber hinaus verwaltest Du schweizweit unseren Telekomanbieter
  • Im Rahmen des Office- und Flächen Managements bist Du u. a. für den Aufbau von Arbeitsplätzen, IT (First Level) Support für die Vetriebskollegen und den Unterhalt der Niederlassung zuständig
  • Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Tourismus / Hotellerie sowie einen gültigen Führerausweis, Kategorie B
  • Du überzeugst durch Dein sicheres und freundliches Auftreten am Telefon und persönlich
  • Du zeichnest Dich durch eine hohe Dienstleistungsorientierung, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit aus
  • Du bist es gewohnt, strukturiert zu arbeiten, hast eine sehr gute Selbstorganisation und bringst Freude am selbstständigen Arbeiten und abwechslungsreichen Tätigkeiten mit
  • Dir ist das MS Office-Paket bestens vertraut und Du hast eine Affinität für die IT
  • Du sprichst einwandfreies Hoch- und Schweizerdeutsch und sehr gutes Englisch. Gutes Französisch ist von Vorteil

Hays (Schweiz) AG Sihlstrasse 37 8001 Zürich

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