Leitung Administration 100% (m/w)

Leitung Administration 100% (m/w)

Hotel Astoria - Design by Herzog & de Meuron
Das Hotel Astoria an bester Lage im Zentrum von Luzern und nur wenige Gehminuten vom Bahnhof, dem KKL, der Altstadt und dem Vierwaldstättersee entfernt, ist ein top modernes 4-Sterne Hotel mit 263 renovierten Zimmern sowie 5 Bankett- und Seminarräumen mit state-of-the-art Ausstattung. Das grösste und aussergewöhnlichste Hotel der Zentralschweiz verfügt zudem über 3 aufregende Restaurants mit innovativen Konzepten und Gault Millau Punkten – Ristorante La Cucina (14 Punkte), Restaurant Thai Garden (14 Punkte), Mekong Asian Bistro&Bar. Unsere Penthouse 360° Roof Top Bar ist der Nummer 1 Treffpunkt im Szeneviertel der Luzerner Neustadt. Die Herzog & De Meuron Designzimmer machen das architektonische Meisterwerk im Herzen Luzerns zu einem der attraktivsten Stadthotels der Schweiz.

Renaissance Lucerne Hotel Das liebevoll eingerichtete City Palais verfügt über 87 individuell gestaltete Zimmer von höchstem Komfort. Die weissen Stuckdecken in unseren stilvollen Hotelzimmern verbinden sich harmonisch mit dem eleganten Mobiliar zu dem besonderen historischen Flair, der unser Haus ausmacht. Diese Einzigartigkeit und der persönliche Service unserer Mitarbeiter machen dieses weltweit kleinste Renaissance Hotel so einmalig.

Das Marriott THE HOTEL Autograph Collection ist ein exklusives Deluxe Boutique Hotel mit 30 Zimmern und Suiten. Unser von Jean Nouvel designtes Haus befindet sich im Herzen der Stadt und seine individuell gestalteten Zimmer tragen wesentlich zum einzigartigen Charme des Hotels bei. In der The Lounge treffen sich nicht nur Touristen, sondern auch viele Luzerner für den ersten Drink des Abends, und den letzten ohnehin. Für unsere drei Häuser suchen nach Vereinbarung eine charakterstarke, dynamische und unternehmerisch denkende Persönlichkeit als:

Leitung Administration 100% (m/w)

Ihre Aufgaben

Allgemein

• Fachliche und personelle Führung der Abteilung Accounting und Administration (2.8 FTE) inklusive Einsatz- und Dienstplanung
• Direkte Berichtslinie zum Hotelmanager sowie Schnittstelle zur Geschäftsleitung, HR, IT und allen operativen Abteilungen

Administration 

• Erstellung monatlicher betriebswirtschaftlicher Auswertungen (Umsatzstatistiken, Spartenanalysen, Personalkosten, Kennzahlen) für den Verwaltungsrat
• Vorbereitung, Prüfung und Abstimmung der Monats-, Halbjahres- und Jahresabschlüsse in Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltung
• Bearbeitung und Klärung von Chargeback-Fällen
• Durchführung von Preisvergleichen sowie laufende Optimierung der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse
• Verantwortung für Bestellung und Verwaltung aller Büro- und Druckmaterialien
• Bearbeitung von Reklamationen mit hoher Priorität als operative Unterstützung des General Managers
• Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben wie Posteingang, Verwaltung des Gutscheinwesens sowie Abrechnung der Kurtaxe
• Unterstützung des HR beim Lohncontrolling

Abrechnung 

• Tägliche Kontrolle der Kellner- und Receptionsabschlüsse (Protel, Opera Version 5, Micros 3700, Xenia)
• Kontrolle der Tages- und Monatsabschlüsse
• Tägliche Aufbereitung relevanter Umsatzdaten (Vortags- und Monatsdaten)
• Pflege und Auswertung von Umsatzstatistiken, inklusive Feiertagsanalysen
• Verantwortung für die Debitorenbuchhaltung und das Mahnwesen
• Überwachung der Maisonregelungen, Stornoprozesse sowie periodische Prüfung aller Kassenbestände
• Vorbereitung, Kontrolle und Controlling sämtlicher Zahlungseingänge
• Überwachung und Abwicklung des Gutscheinwesens
• Schnittstelle zur externen Buchhaltung (Treuhandbüro)
• Weiterentwicklung und Optimierung interner Prozesse und Abläufe im Bereich Administration & Abrechnung

Unsere Anforderungen

• • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
  • Ausgeprägtes Zahlenverständnis sowie strategisches und analytisches Denkvermögen gepaart mit ausgeprägtem Organisationstalent
  • Kommunikative, flexible und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägtem konzeptionellem Denken
  • Stilsicheres Deutsch und Englisch in Wort & Schrift
  • Einwandfreies, kundenorientiertes Auftreten
  • Gutes Zeitmanagement, Verantwortungsbewusstsein und rationale Denkweise

Wir bieten Ihnen

• • Zentrale Lage für einen einfachen Arbeitsweg (5 Gehminuten vom Bahnhof Luzern entfernt) 
  • Arbeitszeiten je nach Dienst zwischen 07:00 und 19:00 Uhr unter der Woche, sporadische Wochenendeinsätze (42 Stunden Woche)
  • Eine Position mit Potential zum Karrieresprungbrett 
  • Ein professionelles und dynamisches Team
  • Profitieren vom Audi Flottenrabatt 
  • Und viele weitere Benefits wie z.B. Vergünstigung im Europapark...