Assistant Office Management

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  • Date de publication:

    28 septembre 2022
  • Taux d'activité:

    100%
  • Type de contrat:

    Durée indéterminée

Publishing Factory SA offre tous les outils et services opérationnels et supports nécessaires à la réalisation des missions de ses sociétés partenaires : depuis la gestion des listes d’adresses et des abonnements, le paramétrage des mailings, l’hébergement de contenu jusqu’à l’encaissement, la réconciliation bancaire et les outils de reporting, la gestion administrative et RH ainsi que la relation client.

Nos partenaires éditent du contenu d’information, pas n’importe lequel. Ils font du marketing direct, comme personne d’autre. Leur process et outils sont révolutionnaires car ils innovent, sans relâche, sur tous leurs métiers.

Rejoignez-nous et prenez part à une aventure entrepreneuriale unique, réunissant déjà 240 employés à Lausanne, ayant fidélisé plus de 2 millions de clients autour de produits créateurs de valeur, ayant trait à la santé et aux médecines alternatives, à l’économie, à la finance ainsi qu’à l’immobilier.

Nous sommes au début de l’histoire et vous pouvez l’écrire avec nous. La suite n’appartient qu’à vous. Si vos valeurs cardinales sont la liberté d’entreprendre, l’excellence, la bienveillance, la transparence et l’esprit d’équipe et d’entraide vous vous reconnaîtrez dans notre offre de :   

Assistant Office Management

Dans le cadre d’un remplacement, vous intégrerez notre département Office Management composé de 7 personnes, vous apporterez votre soutien dans notre gestion quotidienne et contribuerez activement au bon déroulement des opérations pour Publishing Factory SA et ses sociétés clientes.

Important : ce poste implique des efforts physiques quotidiens, de la logistique et de la manutention. Vous serez amené à régulièrement enlever, déplacer et transporter du matériel parfois relativement lourd.

Vos principales missions seront de :

  • Gestion des infrastructures et bureaux : Vous soutenez l'équipe afin de garantir un cadre de travail agréable à tous les salariés.
  • Vous participez aussi bien à l’aménagement des bureaux, aux déménagements qu’au respect et à la bonne application des normes de sécurité (entretien et maintenance des bâtiments, des installations). 
  • Vous suivez les procédures et checklists en place afin de garantir le bon fonctionnement du département et satisfaire nos clients
  • Vous faites face aux urgences et demandes quotidiennes sur nos 3 sites en ville de Lausanne
  • Gestion des services généraux : organisation logistique, réorganisation des caves et locaux de stockage, manutention, gestion des salles de réunions et aide à la préparation des événements sont votre quotidien. 
  • Gestion administrative : petites tâches liées au secrétariat (telles que l'accueil des visiteurs, réception des appels téléphoniques, traitement du courrier et envois postaux, scan des factures, traitement des demandes internes par ticket, etc.)

 

Votre profil :

Si vous disposez d’une expérience réussie dans un département Office/Facility Management, dans la manutention ou la logistique;

Si vous vous épanouissez au sein d’un environnement dynamique et sans cesse en mouvement;

Si vous aimez mettre les mains dans le cambouis; 

Si vous êtes autonome, flexible et êtes prêt à prendre des initiatives;

Si votre curiosité et votre fiabilité ont su faire leur preuve (ce sont des atouts précieux pour notre équipe);

Si vous êtes organisé et disposez de qualités relationnelles aussi bien que rédactionnelles;

Si vous maitrisez les outils informatiques usuels et tout particulièrement G-Suite et Excel;

 

Alors vous êtes le candidat qu’il nous faut

 

Nous offrirons aux candidats retenus de nombreuses possibilités d’évolution de carrière. Installés au cœur de Lausanne dans un cadre de travail spacieux, agréable, chaleureux, vous y bénéficierez d’une vie d’entreprise animée et collaborative, où l’engagement au travail va de pair avec une culture du bien-vivre ensemble (événements d’entreprise, sports, activités et clubs portés par nos salariés…).

Rue Neuve 3 1003 Lausanne

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