Collaborateur/trice secrétariat pôle Placement à 100% - CDD

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Le Domaine Accompagnement de Migrants en Appartement (AMA), pour le pôle Placement, nous cherchons à pourvoir 1 poste de

 

Collaborateur/trice secrétariat pôle Placement à 100% - CDD

Le pôle Placement a comme mission d’assurer à tous les bénéficiaires de l’EVAM un logement en adéquation avec leurs besoins essentiels et le parc immobilier de l’EVAM, ceci dans une optique « un toit pour tous ». Les collaborateurs du pôle Placement réalisent diverses tâches en lien avec l’attribution de logement, le processus administratif y relatif, l’organisation des déménagements, ainsi que l’appui à trouver un logement par soi-même. Il est actuellement composé de 17 collaboratrices et collaborateurs pour gérer les arrivées ainsi que les mouvements de plus de 10'000 personnes migrantes dans plus de 25 structures collectives et 2’200 appartements dans le canton de Vaud.

Afin de contribuer au bon fonctionnement du pôle, nous recherchons une personne orientée client qui assurera des tâches de secrétariat, mais surtout qui sera la porte d’entrée des diverses demandes en lien avec le pôle.

Mission

Assurer les activités de secrétariat liées au pôle Placement, telles que la permanence téléphonique, le traitement des mails et des courriers entrants, l’émission des documents administratifs et également assurer diverses tâches administratives qui sont partagées entre deux collaborateurs.

Responsabilités principales

Activités administratives

  • Trier et traiter un volume important de correspondance électronique avec efficacité et dans le bon ordre de priorité selon les règles métier du pôle. Le cas échéant, en effectuer la distribution aux collaborateurs concernés
  • Réceptionner, trier, traiter et distribuer la correspondance générale et envoyer le courrier
  • S’assurer que chaque mail et courrier entrant est traité dans les délais convenus
  • Insérer avec rigueur les données informatiques liées aux changements de situation des bénéficiaires
  • Établir les attestations et les avis administratifs dans l’outil informatique du pôle
  • Rédiger les marches à suivre du secrétariat sous la supervision de la collaboratrice qualifiée
  • Assurer diverses tâches administratives en lien avec la fonction

Contacts / relations internes et externes

  • Assurer la gestion de la centrale téléphonique (bénéficiaires, collaborateurs EVAM, ainsi qu’interlocuteurs externes) au sujet du logement des bénéficiaires, des forfaits d’hébergement, des règles et des procédures de l’EVAM. Prendre connaissance de leur demande, traiter celle-ci ou orienter vers l’interlocuteur approprié de manière bienveillante, calme et efficace.
  • Développer une bonne compréhension des processus et des outils informatiques du pôle pour résoudre de manière autonome la majorité des questions entrantes
  • Assurer la communication et le partage des informations utiles à l’ensemble des partenaires internes et externes

Profil exigé

  • CFC d’employé-e de commerce ou titre jugé équivalent
  • Expérience de 2 ans en règle générale dans le domaine administratif
  • Maîtrise des outils bureautiques courants (p.ex. Microsoft, Word, Excel)
  • Excellente orthographe et expression orale en français
  • Connaissances en d’autres langues un atout (anglais, ukrainien, russe)
  • Ethique du service au public
  • Sens du détail et rigueur dans le respect des normes, des procédures, et des délais
  • Personne organisée
  • Excellente résistance au stress

Nature du poste Contrat de durée déterminée (12 mois)

Taux d’activité : 100%

Date d’entrée de suite ou à convenir

Lieu de travail Siège administratif, Route de Chavannes 33, 1007 Lausanne

Délai de postulation 15 Octobre 2022

Les offres de service comprendront tous les documents usuels (lettre de motivation, CV, copies des certificats de travail et des diplômes) et seront adressées uniquement via jobup.ch.

Les dossiers incomplets ne seront ni étudiés, ni retournés

Route de Chavannes 33 1007 Lausanne

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