Assistant(e) de direction auprès du Chief International Officer

À propos de cette offre

Vous travaillez à 100% à Zoug

• Vous êtes le pilier central du CIO et contribuez activement à son quotidien professionnel : vous gérez le calendrier de manière proactive, coordonnez les documents pour les signatures de l’ExCo et veillez à ce que tout fonctionne parfaitement en coulisses
• Vous planifiez et organisez les réunions des marchés internationaux de A à Z : de l’invitation à l’agenda jusqu’au procès-verbal – vous avez une vue d’ensemble et l’énergie nécessaire pour que les réunions aient un véritable impact
• Vous organisez les voyages d’affaires pour le CIO et l’équipe ainsi que les visites au siège des partenaires et des Managing Directors – sur mesure, réfléchis et planifiés dans les moindres détails, y compris le programme, les lieux et la coordination avec les marchés
• Vous prenez en charge la gestion des dépenses du CIO et de ses rapports directs, vérifiez la conformité des notes de frais et assurez un processus d’approvisionnement SAP propre
• Vous êtes responsable de la gestion du bureau : du matériel de bureau et des fournitures pour les réunions à la correspondance et à la gestion du matériel marketing et des cadeaux pour les clients et les marchés
• Vous planifiez et accompagnez les processus d’intégration et de départ des employés – de la mise en place informatique à l’introduction structurée dans l’organisation – assurant ainsi une première et dernière impression professionnelle
• Vous entretenez et développez la section intranet et SharePoint des marchés internationaux et agissez en tant que super-utilisateur IT : vous soutenez le CIO et l’équipe internationale dans les achats et êtes le premier point de contact pour les questions et problèmes techniques
• Vous vous impliquez activement dans des projets spéciaux : vous aidez à la préparation de présentations PowerPoint, rassemblez et consolidez des informations provenant de différentes sources et prenez, si nécessaire, un rôle clé dans les projets – avec une réelle marge de manœuvre

• Vous avez une formation commerciale achevée ou une formation de base équivalente – par exemple dans le domaine de l’hôtellerie (par ex. école hôtelière). Un diplôme de formation continue en tant qu’assistant(e) de direction est un plus, mais pas obligatoire
• Vous maîtrisez l’ensemble de l’univers Microsoft : SharePoint, Copilot, Outlook, Word, Excel et PowerPoint sont utilisés avec compétence et efficacité – vous savez comment utiliser ces outils réellement, pas seulement les manipuler
• Vous communiquez couramment en allemand et en anglais – à l’écrit comme à l’oral. D’autres langues sont les bienvenues et un véritable atout dans un environnement international
• Vous êtes orienté(e) service à la clientèle de bout en bout : vous trouvez des solutions pragmatiques, gardez votre calme même dans des situations turbulentes et vous présentez de manière professionnelle tant en interne qu’en externe – en tant que carte de visite du CIO et des marchés internationaux
• Vous pensez et planifiez à l’avance, agissez de votre propre initiative et êtes prêt(e) à acquérir de manière autonome des connaissances techniques et professionnelles – l’immobilisme n’est pas votre style
• Vous êtes structuré(e), systématique et fiable – les gens savent que les tâches que vous prenez en charge sont accomplies. Et cela avec le soin nécessaire
• Vous aimez travailler avec les gens, êtes facile à vivre et pouvez représenter l’entreprise de manière professionnelle auprès des invités externes, partenaires et marchés – avec le bon mélange de sérieux et de cordialité