Unsere Kundin in Zürich ist ein etabliertes, mittelgrosses Architekturbüro an zentraler Lage, welches umsichtig hochwertige Lebens- und Arbeitsräume plant und gestaltet. Als Ersatz der Stelleninhaberin wird für administrative Arbeiten und den Unterhalt der Büroinfrastruktur eine berufserfahrene Person gesucht, die ein überschaubares und unkompliziertes Umfeld schätzt. Der Eintritt ist nach Vereinbarung geplant und das Arbeitspensum jeweils am Vormittag vorgesehen. Sie können folgende Aufgaben eigenständig wahrnehmen:

• Allgemeine Administration, Sekretariat (ca. 10%) mit Postverarbeitung, Kundenempfang und Telefondienst (wenig), Büromaterialbestellung, Versände, einfache Korrespondenz (Deutsch), Schnittstelle zum Treuhandbüro (Personalmutationen, Einlesen und eVersand von Belegen), Bürokasse, Drehscheibe für allg. Themen
• Verantwortung Unterhalt (ca. 10%) mit Aufrechterhaltung der Ordnung (Sitzungszimmer, Küche/Kaffeemaschine, Entsorgung etc.), Organisieren der Reinigung, Ordnung der Ablage, Einkäufe
• Personalsupport (ca. 10%) mit Erfassen / Pflegen von Personaldaten, Vorbereiten von Arbeitsverträgen/-zeugnissen (ab Vorlage), Organisieren von Ein- und Austritten, Führen und Kontrollieren von Arbeitsstunden / Feriensaldi, Organisieren gelegentlicher Büroanlässe (teils inkl. F&B), etc.
• Projektsupport (ca. 10%) mit Projekte eröffnen, zuweisen von Stundenrapporten, Abfragen, Belegverarbeitung, Übersichten printen (alles mit Messerli Bauadmin)

Je nach Kenntnissen weitere Aufgaben im Projektsupport wie Offertvergleiche, Korrespondenz, Abklärungen, Sitzungorganisation etc. Dadurch würde sich das Pensum auf 50% erhöhen (Die Lohnangabe bezieht sich auf ein 100%-Pensum). - Wir wenden uns an eine selbständige, teamfähige, pragmatische und flexible Person, die eine längerfristige Teilzeitanstellung sucht. - Das bringen Sie mit:

• Grundausbildung mit solider vergleichbarer Berufspraxis aus einem KMU, ideal mit baunaher Ausrichtung (kein Muss)
• Sicheres Deutsch (Niveau Muttersprache)
• Routinierte Anwendung von MS-Office und Outlook, Praxis mit einer Branchenapplikation (z.B. Messerli Bauadmin) und mit einem CMS werden begrüsst (kein Muss)
• Engagement für das Gestalten einer angenehmen Arbeitsumgebung
• Technisches Verständnis (siehe Aufgabenteil Projektsupport)