Standortkoordinator & Business Process Analyst

Über den Job

Aurora Swiss Aerospace ist ein Ingenieurzentrum für Fachwissen, das sich auf fortschrittliche Flugzeuge spezialisiert hat. Wir suchen einen talentierten und selbstmotivierten Standortkoordinator & Business Process Analyst, der uns dabei hilft, die Zukunft des Fliegens zu gestalten. Zu den Aufgaben gehören unter anderem die folgenden:

Als Standortkoordinator & Business Process Analyst ist diese Rolle für verschiedene Aufgaben in einer spannenden und dynamischen „Start-up“-ähnlichen Umgebung verantwortlich.

Die Aufgaben umfassen:

• Unterstützung des Geschäftsführers und anderer Geschäftsbereiche bei administrativen Aufgaben und Initiativen, z. B. Engineering Operations, Personalwesen, IT & Facility.
• Als Gastgeber und zentrale Anlaufstelle für Besucher, einschließlich Bewerber, externe Dritte und nicht-lokale Aurora-Mitarbeiter, sowie Terminkoordination & Sicherheitsfreigabe am Standort fungieren.
• Koordination von Meetings und Veranstaltungen, vor Ort und extern, einschließlich Reservierungen und Kommunikation mit Teilnehmern, Einrichtung von Audio- und Videokonferenzen sowie Catering und Vorbereitung von Meeting- und Programmunterlagen.
• Verwaltung von Post & Lieferungen; Sicherstellung der Einhaltung interner Wareneingangsverfahren.
• Zusammenarbeit mit dem Facility Management, Anbietern, einschließlich Reinigung, Catering und anderen Dienstleistungen.
• Unterstützung bei der Auswahl neuer Anbieter, Verträge oder Prozesse nach Bedarf.
• Mitwirkung bei der Verwaltung des Büro-G&A-Betriebsbudgets, Sicherstellung einer genauen und rechtzeitigen Rechnungszahlung und Berichterstattung, einschließlich Kategorisierung der Ausgaben und Eingabe in SAP für
• die Kreditorenbuchhaltung.
• Erbringung von Sekretariatsunterstützung nach Bedarf, einschließlich Rechnungsstellung, Ablage, Kopieren, Zusammenstellen und Versand.
• Einrichtung, Aktualisierung und Pflege von Akten, Inventaren und Aufzeichnungen (Papier und elektronisch sowie andere Plattformen nach Bedarf).
• Aufrechterhaltung der Ordnung im Bürobereich, Bestellung notwendiger Artikel (Bürobedarf, Lebensmittel, Reinigungsmaterialien usw.).
• Gelegentliches Korrekturlesen deutscher Dokumente und Materialien sowie gegebenenfalls Verfassen routinemäßiger Korrespondenz nach vorgegebenen Formaten.
• Diese Position kann auch in die Koordination von Ingenieurprojekten und Initiativen eingebunden sein und dabei helfen.
• Die Person muss berechtigt sein, in der Schweiz mit einem gültigen Schweizer Pass oder einer Arbeitserlaubnis zu arbeiten oder EU/EFTA-Bürger mit gültigem Pass sein, um eine Arbeitserlaubnis beantragen zu können.
• Ausbildung/Erfahrung, die typischerweise durch eine höhere Ausbildung (z. B. Bachelor) oder eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung und Erfahrung (z. B. 4 Jahre einschlägige Berufserfahrung) erworben wurde.
• Sehr professioneller Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, PowerPoint, Excel) und
• Außergewöhnliche organisatorische und kommunikative Fähigkeiten.
• Kunden- und teamorientierte Persönlichkeit.
• Sprachen: Fließend in Englisch und Deutsch (mündlich und schriftlich).
• Detailorientiert, diskret, diplomatisch, zuverlässig und proaktiv.
• Gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, angemessene Entscheidungen für die Organisation zu treffen.
• Ergebnisorientiert, eigeninitiativ und verantwortungsbewusst bei der Arbeit.
• Fähigkeit, Flexibilität zu zeigen und Veränderungen in einer dynamischen, schnell wachsenden Umgebung anzunehmen.
• Streben nach kontinuierlicher Verbesserung und Offenheit für innovative Ideen im Arbeitsalltag.
• Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und die Rolle mit höchsten ethischen Standards und Professionalität auszuüben, während die Arbeit in einem kleinen, aber wachsenden Team geschätzt wird.
• Programmmanagement-Schulung oder 4-5 Jahre relevante Berufserfahrung.
• Kenntnisse in SAP, Salesforce oder einem anderen ERP-System.
• Frühere Erfahrung als Office Manager oder Verwaltungsassistent wäre von Vorteil.
• Diese Position ist in unserem Büro von Aurora Swiss Aerospace in Luzern, Schweiz, angesiedelt.