Sekretär/in des Chefarztes oder der Chefärztin der Abteilung für Erstversorgung - 100%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 12.000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2024 anzusehen, indem Sie  hier klicken.

Die Stelle ist der Abteilung für Gemeinschafts- und Erstversorgungsmedizin (DMCPR) zugeordnet. Diese Abteilung vereint eine gesellschaftliche Mission, die den Zugang zur Gesundheitsversorgung für alle ermöglichen soll, und eine akademische Mission, die sich der prä- und postgradualen Lehre sowie der Forschung in der Erstversorgungsmedizin widmet.

Der Dienst für Erstversorgungsmedizin gewährleistet die ambulante Betreuung erwachsener Patienten, die der Erstversorgungsmedizin unterliegen. Dieser Dienst bietet auch ambulante Notfallmedizin für die Bevölkerung an. Im Rahmen der gemeinwohlorientierten Aufgaben der HUG ermöglicht er den Zugang zur Versorgung benachteiligter Bevölkerungsgruppen aufgrund ihres Alters, sozialen, wirtschaftlichen oder rechtlichen Status (Asylsuchende, Personen mit Einreiseverbot, Illegale, Gefangene) oder ihrer Lebensgewohnheiten; bei Bedarf sichert der Dienst für Erstversorgungsmedizin auch die Kontinuität ihrer Versorgung.

Stellenbeschreibung

Sie unterstützen den Chefarzt oder die Chefärztin bei der Verwaltung und Organisation der Abteilung in den klinischen, akademischen und Forschungsbereichen und stellen die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Berufsgruppen sicher.

Sie sammeln die notwendigen Informationen zur Erstellung der Akten für Entscheidungsprozesse und verfolgen deren Fortschritt.

Konkreter organisieren Sie Sitzungen und Kolloquien unter Verwendung der institutionellen elektronischen Kalender. Sie bereiten die Akten der verschiedenen Dienstprojekte vor, verfolgen und archivieren sie, verfassen Sitzungsprotokolle und koordinieren die Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen.

Während Sie auf verschiedene Anfragen wie Empfang, Information und Orientierung von Patienten und Besuchern reagieren, führen Sie eigenständig die Verwaltung der Arbeitszeiten (VRH), die Nachverfolgung und Übermittlung von Bewertungen sowie Personalengagements durch. Sie sorgen für eine ordnungsgemäße Verwaltung der Abrechnungen und Rückerstattungen für Forschungs- und Ausbildungsaktivitäten, die Erstellung und Verbreitung der internen Ausbildungsprogramme für Ärzte sowie die Überwachung des dem Abteilungsleiter und den Projekten zugewiesenen Budgets. Sie gewährleisten zudem die Schnittstelle zu allen Sekretariaten der Abteilung sowie zur Verwaltung und Personalabteilung der Abteilung.

Im Team zeigen Sie Proaktivität, entwickeln eine enge Verbindung zu den Mitarbeitenden der Abteilung und sichern die Kontinuität im Sekretariat bei Abwesenheiten. Allgemein macht Sie Ihr Dienstleistungsbewusstsein zu einer agilen und diplomatischen Person, die zu einem positiven Arbeitsklima beiträgt, in dem sich jede und jeder ohne Vorurteile äußern kann.

In einer Abteilung, die sich klar der Innovation verschrieben hat und Lösungen auf Basis künstlicher Intelligenz und anderer neuester Technologien entwickelt, zeigen Sie Engagement und echtes Interesse, aktiv zu diesen Entwicklungen beizutragen.

Qualifikationen

Sie besitzen ein eidgenössisches Fähigkeitszeugnis als Kaufmann/Kauffrau und das eidgenössische Diplom als Direktionsassistent/in.

Sie verfügen über mindestens 5 Jahre Erfahrung im medizinischen Sekretariat.

Sie beherrschen Französisch mündlich perfekt und verfügen über ausgeprägte Schreibfähigkeiten. Kenntnisse in Englisch auf B1-Niveau oder Deutsch sind ein echter Vorteil.

Sie haben sehr gute Kenntnisse in IT-Anwendungen (ECDL Advanced Niveau für Word, Excel, PowerPoint, Outlook und/oder Web) und passen sich leicht an neue IT-Tools an.

Schließlich zeichnen Sie sich durch ein ausgeprägtes Diskretions- und Vertraulichkeitsbewusstsein aus.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: 01.01.2026
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 12-13 (je nach Ausbildungsvoraussetzungen)
• Vertragsart: unbefristet
• Bewerbungsfrist: 17.11.2025
• Kontakt für Auskünfte: Dr. M. Nehme, mayssam.nehme@hug.ch oder Frau Troilo-Innaurato, marianne.troilo-innaurato@hug.ch

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG fördern Bewerbungen von Personen, die vom kantonalen Arbeitsamt kommen, um sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit zu engagieren.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.