Teamassistent

Über den Job

Hintergrund

Das United Nations Institute for Disarmament Research (UNIDIR) ist eine autonome Einrichtung innerhalb der Vereinten Nationen (UN), die unabhängige Forschung zu Abrüstung und verwandten Problemen, insbesondere zu internationalen Sicherheitsfragen, durchführt. Die Aufgabe von UNIDIR besteht darin, die Mitgliedstaaten, die UN sowie Politik- und Forschungsgemeinschaften bei der Identifizierung und Förderung praktischer Maßnahmen zu unterstützen, die zu einer nachhaltigeren und friedlicheren Welt beitragen. Diese Aufgabe wird durch vier Kernleistungen erfüllt: Wissensvermittlung, Ideengenerierung, Dialogförderung und Beratung.

Verantwortlichkeiten

Innerhalb der Grenzen der delegierten Befugnisse ist der Teamassistent für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

• Erledigt eine breite Palette von Büro- und Verwaltungsaufgaben für mehrere UNIDIR-Programme.
• Beantwortet oder entwirft Antworten auf routinemäßige Korrespondenz und andere Mitteilungen; verwendet Standard-Textverarbeitungsprogramme zur Erstellung einer Vielzahl großer, komplexer Dokumente und Berichte.
• Überwacht Prozesse und Zeitpläne im Zusammenhang mit den Ergebnissen, Produkten, Aufgaben usw. der Einheit; unterstützt gegebenenfalls bei der Überprüfung des Eingangs und der Richtigkeit der erforderlichen Dokumente, Genehmigungen, Unterschriften usw., um die Einhaltung relevanter rechtlicher, finanzieller und anderer Anforderungen sicherzustellen.
• Recherchiert, sammelt und organisiert Informationen und Referenzmaterialien aus verschiedenen Quellen für Berichte, Arbeitspläne, Studien, Briefings, Sitzungen/Konferenzen usw.
• Erstellt verschiedene Standardstatistiken und andere Berichte, Arbeitsaufträge usw. unter Verwendung verschiedener Datenbanken.
• Korrekturliest Dokumente und bearbeitet Texte auf Genauigkeit, Grammatik, Zeichensetzung und Stil sowie auf Einhaltung der festgelegten Formatstandards.
• Leitet die Zahlung von Rechnungen von Auftragnehmern ein und überwacht die Zahlungen.
• Bietet sekretariats-, verwaltungs- und logistische Unterstützung für Sitzungen, Gremien, Ausschüsse, Konferenzen usw.
• Hilft bei der Vorbereitung von Präsentationsmaterialien unter Verwendung geeigneter Technologie/Software.
• Pflegt Kalender/Termine; überwacht Änderungen und kommuniziert relevante Informationen an das entsprechende Personal innerhalb und außerhalb der unmittelbaren Arbeitseinheit.
• Führt Dateneingabe- und Extraktionsfunktionen aus.
• Überprüft, erfasst, verteilt und/oder bearbeitet Post und andere Dokumente; verfolgt anstehende Maßnahmen nach.
• Aktualisiert und pflegt umfangreiche Verteilerlisten; überwacht, bereitet vor und verteilt verschiedene Materialien, Berichte, wenn möglich in elektronischen Formaten; organisiert Druck- und Übersetzungsaufträge nach Bedarf; koordiniert Versandarrangements, Kurierdienste usw.
• Erledigt allgemeine Verwaltungstätigkeiten (z. B. Urlaubs- und Anwesenheitsaufzeichnungen, Organisation von Sitzungen und anderen Veranstaltungen, Reservierungen, Budgetverfolgung usw.), einschließlich der Vorbereitung und/oder Bearbeitung von Verwaltungsanträgen/-dokumenten (z. B. Anträge, Bestellungen, Reiseanträge, Verträge, Ausgabengenehmigungen, Visumanträge usw.).
• Pflegt Akten (sowohl Papier- als auch elektronische) und Datenbanken für die Arbeitseinheit.
• Unterstützt bei der Bereitstellung von Software- und Büroausstattungssupport.
• Gibt weniger erfahrenem Personal Anleitung zu allgemeinen Büroprozessen und -verfahren, Computeranwendungen usw.
• Erfüllt weitere zugewiesene Aufgaben.

Arbeitsplan für die vorgeschlagene Tätigkeit

Ein Arbeitsplan wird innerhalb der ersten zwei Wochen des Vertrags vereinbart. Der Teamassistent wird regelmäßige Treffen mit seinem ersten Vorgesetzten haben, um Aufgaben innerhalb des Arbeitsplans festzulegen und den Fortschritt zu überwachen. Der Teamassistent informiert seinen ersten Vorgesetzten und relevante Personen, falls es Probleme bei der Einhaltung der vereinbarten Fristen gibt.

Leistungsindikatoren

Der Teamassistent wird anhand seines vereinbarten Arbeitsplans und gemäß den Leistungsbewertungsrichtlinien für UN-Mitarbeitende bewertet.

Alle UNIDIR-Mitarbeitenden sind verpflichtet, die Kernwerte der UN zu demonstrieren.

Die für diese Position erforderlichen Kompetenzen sind:

• Professionalität: Kenntnisse allgemeiner Büro- und Verwaltungstätigkeiten einschließlich administrativer Richtlinien, Prozesse und Verfahren. Zeigt Stolz auf die Arbeit und die erzielten Ergebnisse; demonstriert fachliche Kompetenz und Beherrschung des Fachgebiets; ist gewissenhaft und effizient bei der Einhaltung von Verpflichtungen, Fristen und Zielerreichung; wird von beruflichen und nicht persönlichen Anliegen motiviert; zeigt Beharrlichkeit bei schwierigen Problemen oder Herausforderungen; bleibt in stressigen Situationen ruhig.
• Teamarbeit: Arbeitet kollaborativ mit Kolleginnen und Kollegen zur Erreichung organisatorischer Ziele; holt Beiträge ein, indem er die Ideen und Fachkenntnisse anderer wertschätzt; ist bereit, von anderen zu lernen; stellt die Teamagenda über die persönliche Agenda; unterstützt und handelt gemäß der endgültigen Gruppenentscheidung, auch wenn diese nicht vollständig der eigenen Position entspricht; teilt Anerkennung für Teamerfolge und übernimmt gemeinsame Verantwortung für Teamfehler.
• Planung und Organisation: Entwickelt klare Ziele, die mit den vereinbarten Strategien übereinstimmen; identifiziert Prioritäten und Aufgaben; passt Prioritäten bei Bedarf an; weist angemessene Zeit und Ressourcen für die Arbeit zu; erkennt Risiken und berücksichtigt Eventualitäten bei der Planung; überwacht und passt Pläne und Maßnahmen bei Bedarf an; nutzt die Zeit effizient.
• Kundenorientierung: Betrachtet alle, denen Dienstleistungen erbracht werden, als „Kunden“ und versucht, die Dinge aus deren Sicht zu sehen; baut produktive Partnerschaften mit Kunden auf und erhält deren Vertrauen und Respekt; identifiziert Kundenbedürfnisse und ordnet sie passenden Lösungen zu; verfolgt Entwicklungen innerhalb und außerhalb des Kundenumfelds, um informiert zu bleiben und Probleme vorherzusehen; informiert Kunden über Fortschritte oder Rückschläge bei Projekten; hält Zeitpläne für die Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen an den Kunden ein.

Qualifikationen und Erfahrung

Ausbildung

Ein Schulabschluss oder gleichwertig ist erforderlich.

Erfahrung

• Mindestens drei Jahre Erfahrung in allgemeiner Bürounterstützung oder einem verwandten Bereich sind erforderlich.
• Erfahrung im Verwaltungsbereich bei den UN oder ähnlichen internationalen Organisationen ist wünschenswert.
• Erfahrung im Umgang mit einem ERP-System in einer großen Organisation ist wünschenswert.
• Erfahrung in der Vorbereitung und Bearbeitung offizieller Korrespondenz ist wünschenswert.
• Erfahrung in der Erstellung von Statistiken und der Analyse, einschließlich der Nutzung von Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft Excel, ist wünschenswert.

Sprachen

Für diese Aufgabe sind fließende Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) erforderlich. Kenntnisse einer weiteren offiziellen UN-Sprache sind von Vorteil.

Bewertung

Die Bewertung qualifizierter Kandidaten kann eine Bewertungsübung umfassen, die durch ein kompetenzbasiertes Interview ergänzt werden kann.

Reisen

Der Teamassistent kann im Verlauf dieser Aufgabe zu Reisen verpflichtet sein. Termine und Orte werden während der Umsetzung relevanter Projekte festgelegt. Der Teamassistent muss den UN-Kurs BSAFE (online) sowie weitere verpflichtende Schulungen absolvieren. Kopien der Teilnahmebescheinigungen müssen UNIDIR vorgelegt werden.

Bewerbung

Der Bewerber sollte einreichen:

• Ein Anschreiben.
• Eine PDF-Version eines UN-Personalhistorienprofils (PHP), erstellt über Inspira.
• Name und Kontaktdaten von drei Referenzen (können im PHP enthalten sein).

Bewerbungen sind als E-Mail-Anhänge mit dem Betreff „Application: Team Assistant“ an unidir.recruitment@un.org zu senden. Bewerbungen per Post werden nicht akzeptiert. Einsendeschluss ist der 24. Oktober 2025. Die Frist endet um Mitternacht Genfer Zeit.

Diese Stelle wird durch außerbudgetäre Mittel finanziert. Eine Verlängerung über die Anfangszeit hinaus ist abhängig von zufriedenstellender Leistung, Verfügbarkeit der Stelle und Mittel, haushaltsrechtlicher Genehmigung oder Mandatsverlängerung.

Diese Position unterliegt der lokalen Rekrutierung gemäß Personalregel 4.4 der UN-Personalregeln. Alle Mitarbeitenden in der allgemeinen Dienst- und verwandten Kategorien werden im Land oder im Pendelbereich jedes Büros eingestellt, unabhängig von ihrer Nationalität und der Dauer ihres Aufenthalts im Land. Ein Mitarbeiter, der der lokalen Rekrutierung unterliegt, hat keinen Anspruch auf Zulagen oder Leistungen, die für internationale Rekrutierung gelten.

Gemäß Artikel 101 Absatz 3 der UN-Charta ist bei der Einstellung von Personal die Notwendigkeit, die höchsten Standards an Effizienz, Kompetenz und Integrität zu gewährleisten, vorrangig. Kandidaten werden nicht für eine Anstellung bei den UN berücksichtigt, wenn sie Verstöße gegen internationales Menschenrecht, internationales humanitäres Recht, sexuelle Ausbeutung, sexuellen Missbrauch oder sexuelle Belästigung begangen haben oder wenn es vernünftige Gründe gibt, anzunehmen, dass sie an der Begehung solcher Handlungen beteiligt waren. Der Begriff „sexuelle Ausbeutung“ bezeichnet jeglichen tatsächlichen oder versuchten Missbrauch einer Position der Verwundbarkeit, Machtungleichheit oder des Vertrauens zu sexuellen Zwecken, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, das Erzielen von monetärem, sozialem oder politischem Gewinn aus der sexuellen Ausbeutung einer anderen Person. Der Begriff „sexueller Missbrauch“ bezeichnet das tatsächliche oder angedrohte körperliche Eindringen sexueller Art, sei es mit Gewalt oder unter ungleichen oder zwangsweisen Bedingungen. Der Begriff „sexuelle Belästigung“ bezeichnet jegliches unerwünschte Verhalten sexueller Art, das vernünftigerweise als beleidigend oder demütigend empfunden werden kann, wenn dieses Verhalten die Arbeit beeinträchtigt, eine Bedingung für die Beschäftigung darstellt oder ein einschüchterndes, feindliches oder beleidigendes Arbeitsumfeld schafft und wenn die Schwere des Verhaltens die Beendigung des Arbeitsverhältnisses des Täters rechtfertigt. Kandidaten, die andere Straftaten als geringfügige Verkehrsverstöße begangen haben, können für eine Anstellung nicht berücksichtigt werden.

Es wird darauf geachtet, das Personal auf möglichst breiter geografischer Basis zu rekrutieren. Die UN schränkt die Teilnahme von Männern und Frauen in jeglicher Funktion und unter Gleichheitsbedingungen in ihren Haupt- und Nebengremien nicht ein. Das UN-Sekretariat ist eine rauchfreie Umgebung.

Bitte beachten Sie

Bitte beachten Sie, dass aufgrund der hohen Anzahl eingehender Bewerbungen nur ausgewählte Kandidaten kontaktiert werden. Sollten Sie im Auswahlverfahren weiterkommen, werden Sie möglicherweise zu einer weiteren Bewertung eingeladen.