Facilities Assistant (m/w/d)

JLL befähigt Sie, einen helleren Weg zu gestalten.  

Unsere Mitarbeiter bei JLL und JLL Technologies gestalten die Zukunft der Immobilienbranche für eine bessere Welt, indem sie erstklassige Dienstleistungen, Beratung und Technologie für unsere Kunden kombinieren. Wir verpflichten uns, die besten und talentiertesten Menschen einzustellen und sie zu befähigen, zu gedeihen, sinnvolle Karrieren zu entwickeln und einen Ort zu finden, an dem sie dazugehören.  Egal, ob Sie über umfassende Erfahrung im gewerblichen Immobilienbereich, im Handwerk oder in der Technologie verfügen oder Ihre relevante Erfahrung in einer neuen Branche einbringen möchten, schließen Sie sich unserem Team an, während wir gemeinsam einen helleren Weg nach vorne gestalten.   

Facilities Assistant

Corporate Account – Real Estate Management Services EMRA

Der Facilities Assistant spielt eine wichtige Rolle bei der Bereitstellung einer einladenden und effizienten Empfangserfahrung für Mitarbeiter, Kunden und Besucher. Diese Position ist verantwortlich für die Verwaltung des Empfangsbereichs und die administrative Unterstützung des Workplace Management Teams. Der Facilities Assistant/Empfangsmitarbeiter übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben im Zusammenhang mit den Arbeitsplatzabläufen, um eine reibungslose und produktive Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

Hauptverantwortlichkeiten:

Empfang

• Begrüßung und Empfang von Besuchern, um einen positiven ersten Eindruck zu gewährleisten
• Verwaltung eingehender Anrufe und Weiterleitung an die entsprechenden Stellen
• Aufrechterhaltung eines organisierten und ordentlichen Empfangsbereichs
• Koordination des Besucherzugangs und Ausgabe von Besucherausweisen
• Bereitstellung eines hochwertigen Kundenservices und Unterstützung bei Anfragen

Administrative Unterstützung

• Unterstützung bei der Terminplanung und Koordination von Meetings und Terminen
• Verwaltung der ein- und ausgehenden Post, einschließlich Sortierung und Verteilung von Paketen
• Führung genauer Aufzeichnungen und Akten, einschließlich Inventar der Büromaterialien
• Vorbereitung und Verteilung interner Mitteilungen, Memos und Ankündigungen
• Unterstützung bei Reisevorbereitungen und Spesenabrechnungen

Arbeitsplatzabläufe

• Sicherstellung, dass Besprechungsräume eingerichtet und mit der notwendigen Technik ausgestattet sind
• Unterstützung bei der Veranstaltungskoordination, einschließlich Raumreservierungen und Catering-Arrangements
• Kommunikation mit Anbietern und Lieferanten für Büromaterialien und Wartungsanfragen
• Koordination von Reparaturen und Wartungen der Büroausstattung
• Unterstützung bei der Verwaltung von Zugangskarten und Sicherheitsverfahren

Gesundheit und Sicherheit

• Überwachung und Meldung von Gesundheits- und Sicherheitsrisiken oder Vorfällen
• Sicherstellung der Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und -verfahren am Arbeitsplatz
• Regelmäßige Inspektionen der Gemeinschaftsbereiche und Meldung von Wartungsproblemen
• Unterstützung bei Notfallmaßnahmen und Evakuierungsverfahren

Qualifikationen:

• Abitur oder gleichwertiger Abschluss (zusätzliche Ausbildung/Schulung ist von Vorteil)
• Nachgewiesene Erfahrung in einer Empfangs- oder Verwaltungsfunktion
• Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
• Ausgeprägte Kundenorientierung
• Versiert im Umgang mit Bürosoftware und -ausstattung (z. B. Microsoft Office Suite, Telefonsysteme)
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und in einem schnelllebigen Umfeld mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
• Detailgenauigkeit und starke organisatorische Fähigkeiten
• Verständnis grundlegender Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften

Was wir für Sie tun können:

Bei JLL sorgen wir dafür, dass Sie die beste Version Ihrer selbst werden, indem wir Ihnen helfen, Ihr volles Potenzial in einem unternehmerischen und inklusiven Arbeitsumfeld zu entfalten. Wir unterstützen Ihre Ambitionen durch unser engagiertes Total Rewards Programm, wettbewerbsfähige Vergütung und Leistungspakete.

Bewerben Sie sich noch heute!

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Wenn diese Stellenbeschreibung Sie anspricht, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen.  Wir möchten Sie kennenlernen und erfahren, was Sie mitbringen!

JLL Datenschutzhinweis

Jones Lang LaSalle (JLL) ist zusammen mit seinen Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen ein führender globaler Anbieter von Immobilien- und Investmentmanagement-Dienstleistungen. Wir nehmen unsere Verantwortung zum Schutz der uns bereitgestellten persönlichen Informationen ernst. In der Regel werden die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Rekrutierungsprozess von JLL verarbeitet. Wir bemühen uns, Ihre persönlichen Daten mit einem angemessenen Sicherheitsniveau zu schützen und so lange aufzubewahren, wie wir sie aus legitimen geschäftlichen oder rechtlichen Gründen benötigen. Anschließend werden sie sicher und geschützt gelöscht.

Für weitere Informationen darüber, wie JLL Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, lesen Sie bitte unsere Datenschutzerklärung für Bewerber .

Für weitere Details besuchen Sie bitte unsere Karriereseiten für jedes Land.

Für Bewerber in den Vereinigten Staaten finden Sie eine vollständige Kopie unserer Gleichbehandlungspolitik hier .

Jones Lang LaSalle (“JLL”) ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und verpflichtet sich, mit Menschen mit Behinderungen zusammenzuarbeiten und angemessene Vorkehrungen zu treffen.  Wenn Sie aufgrund einer Behinderung eine angemessene Vorkehrung für einen Teil des Einstellungsprozesses benötigen – einschließlich der Online-Bewerbung und/oder des gesamten Auswahlverfahrens – können Sie uns eine E-Mail an HRSCLeaves@jll.com senden. Diese E-Mail dient ausschließlich zur Anforderung einer Vorkehrung. Bitte richten Sie alle anderen allgemeinen Recruiting-Anfragen an unsere Kontaktseite > Ich möchte für JLL arbeiten.