Leiterin oder Leiter des Sekretariats - 100%

Über den Job

Leiterin oder Leiter des Sekretariats - 100%

• Vollzeit
• Vertragsart HUG: unbefristeter Vertrag
• Abteilung: Abteilung für Rehabilitation und Geriatrie

Unternehmensbeschreibung

Mit über 12.000 Mitarbeitenden in 160 Berufen sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Institution. Für weitere Informationen über unsere Einrichtung nehmen Sie sich bitte einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2024 durch Klicken hier zu lesen.

Die Abteilung für Rehabilitation und Geriatrie mit fast 1.400 Mitarbeitenden ist ein medizinischer Schwerpunkt, der sich auf ältere Menschen konzentriert und aus 6 Diensten an 5 Standorten besteht: Trois-Chêne, Loëx, Bellerive, Beau-Séjour und Joli-Mont. Sie behandelt akute Situationen, insbesondere über die Notaufnahme des Spitals Trois-Chêne, altersbedingte spezifische Probleme, medizinische Rehabilitation und Palliativmedizin.

Das im Herzen eines Parks auf dem Gelände Belle-Idée gelegene Spital Trois-Chêne nimmt Personen auf, deren Gesundheitszustand eine Hospitalisierung für geriatrische Pflege oder Rehabilitationsbehandlungen erfordert. Das Spital verfügt über eine hochmoderne Radiologieeinheit, Zwischenpflege sowie eine Notaufnahme, die Patienten ab 75 Jahren, außer bei lebensbedrohlichen Notfällen, aufnimmt.

Stellenbeschreibung

Sie leiten und beaufsichtigen die Aktivitäten der medizinischen Sekretariate der Abteilung. Sie implementieren Prozesse zur Sicherstellung der Qualität der Sekretariats- und Empfangstätigkeiten, harmonisieren die beruflichen Praktiken und gewährleisten die Kohärenz zwischen den verschiedenen Diensten auf administrativer Ebene. Sie sorgen für eine angemessene Ressourcenzuteilung entsprechend der Arbeitsbelastung.

Sie übernehmen die operative Aufsicht über die Mitarbeitenden der Sekretariate. Ihre Kommunikationsfähigkeiten ermöglichen es Ihnen, ein Team von mehreren Sekretärinnen und Sekretären zu führen und zu motivieren. Dank Ihrer Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit interdisziplinären Teams planen und koordinieren Sie die Ausführung der administrativen, medizinischen und sekretariellen Arbeiten. Insbesondere verwalten Sie die Erstellung, Aktualisierung und Ablage der Patientenakten. Zudem überwachen Sie den Materialbestand und die administrativen Formulare des Sekretariats.

Zur Steuerung der administrativen Tätigkeit setzen Sie relevante Indikatoren ein und verfolgen diese. Sie kontrollieren die administrativen Daten und die klinische Dokumentation und stellen die Einhaltung der institutionellen Anforderungen sicher. Dies ermöglicht Ihnen die Erstellung und Aktualisierung von Referenzdokumenten, Verfahren und Arbeitsmethoden, die Sie Ihren Teams kommunizieren.

Querschnittlich beteiligen Sie sich an Projekten Ihrer Abteilung oder Institution sowie an der Ausbildung neuer Mitarbeitender, Praktikanten und Lernenden. Bei Bedarf unterstützen Sie auch Ihr Team.

Qualifikationen

Sie verfügen über ein Diplom als medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär oder als medizinische Assistentin oder medizinischer Assistent sowie über eine kaufmännische Maturität oder eine kaufmännische Berufsausbildung (EFZ) und haben idealerweise eine Managementausbildung (CAS oder gleichwertiger Titel) absolviert.

Sie können auf mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Sekretariatsfunktion, vorzugsweise im medizinischen Bereich, zurückblicken und haben zudem Erfahrung in der Teamleitung.

Sie besitzen sehr gute Kenntnisse in IT-Anwendungen (ECDL Advanced für Word, Standard für Excel und PowerPoint). Kenntnisse in Software wie DPI, DPA, Opale, Winscribe und GRECO sind von Vorteil.

Sie beherrschen die französische Sprache in Wort und Schrift ausgezeichnet. Medizinische Terminologie ist Ihnen leicht verständlich.

Sie verfügen über ausgezeichnete Organisations- und Prioritätenmanagementfähigkeiten, die es Ihnen ermöglichen, in Notfallsituationen mit gutem Stressmanagement zu agieren. Sie besitzen eine gute Analysefähigkeit und ein ausgeprägtes Synthesevermögen. Sie sind eine durchsetzungsfähige, flexible und aufmerksame Persönlichkeit. Sie sind dynamisch, anpassungsfähig und bringen Vorschläge ein, um den Sekretariaten der Abteilung Kohärenz zu verleihen.

Schließlich zeichnen Sie sich durch ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein für Vertraulichkeit aus.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: 01.03.2026
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 13
• Vertrag: unbefristet
• Bewerbungsfrist: 12.02.2026
• Kontakt für Auskünfte: Frau T. Maret, Verwaltungsleiterin, Tel. 079 553 82 12

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zertifikate sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und begrüßen Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.