Administrative Unterstützung für den Registrar (SO-IJS-2026-84-LD)

Unternehmensbeschreibung

Bei CERN , der Europäischen Organisation für Kernforschung, erforschen Physiker und Ingenieure die grundlegende Struktur des Universums. Mit den weltweit größten und komplexesten wissenschaftlichen Instrumenten untersuchen sie die Grundbausteine der Materie – fundamentale Teilchen, die mit nahezu Lichtgeschwindigkeit aufeinanderprallen. Dieser Prozess liefert den Physikern Hinweise darauf, wie Teilchen interagieren, und gibt Einblicke in die grundlegenden Naturgesetze.

Stellenbeschreibung

Einleitung:

Innerhalb des neu gegründeten Sekretariats für interne Justiz (IJS) arbeiten Sie in enger Abstimmung mit dem Registrar und unterstützen die Vorsitzenden und stellvertretenden Vorsitzenden der Gremien, indem Sie die tägliche administrative Assistenz leisten, um die reibungslose Organisation und ordnungsgemäße Dokumentation von Berufungs- und Disziplinarverfahren vor den Gremien gemäß dem rechtlichen Rahmen von CERN und den Vertraulichkeitsanforderungen zu gewährleisten.

Aufgaben:

• Administrative Unterstützung des Registrars, des Gemeinsamen Beratenden Berufungsausschusses (JAAB) und des Gemeinsamen Beratenden Disziplinarausschusses (JADB) sowie ihrer Ausschüsse bei der Bearbeitung von Berufungs- und Disziplinarfällen.
• End-to-End-Verwaltung der Fallakten von der Registrierung bis zum Abschluss gemäß den Verfahren.
• Registrierung und Nachverfolgung eingehender Eingaben und Korrespondenz im Fallmanagementsystem.
• Führung genauer, sicherer und konformer elektronischer Fallakten.
• Überwachung von Fristen und Meldung von Verzögerungen an den Registrar oder die zuständigen Vorsitzenden.
• Vorbereitung und Verteilung von Verfahrensdokumenten, Mitteilungen und Entscheidungen.
• Unterstützung bei Anhörungen und Sitzungen (Terminplanung, Dokumentation, Protokollführung, Logistik).
• Als Ansprechpartner für Gremien, Mitglieder und interne Dienste in administrativen Angelegenheiten fungieren.
• Beantwortung von Anfragen zu Verfahren, Fristen und Dokumentationsanforderungen.
• Unterstützung bei Berichten, Statistiken, Vorlagen, Registern, Arbeitsabläufen und Website-Aktualisierungen.
• Bearbeitung allgemeiner administrativer Aufgaben, einschließlich Anleitung zu Verfahren und personalbezogenen Formalitäten.

Qualifikationen

Bachelor-Abschluss oder gleichwertige relevante Erfahrung im Bereich Paralegal oder einem verwandten Gebiet.

Erfahrung:

• Umfangreiche Erfahrung in der administrativen Unterstützung interner Justizgremien und/oder Ausschüsse.
• Organisation und Unterstützung von Sitzungen und Anhörungen (Terminplanung, Dokumentation, Protokollführung).
• Verwaltung der Registrierung und Nachverfolgung formeller Korrespondenz und Dokumentation.
• Erstellung und Pflege sicherer elektronischer Fallakten.
• Überwachung von Fristen und Verfahrenszeitplänen.
• Fundierte Erfahrung im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen.
• Sicherstellung der Einhaltung geltender Regeln, Verfahren und Datenschutzstandards.

Technische Kompetenzen:

• Sekretariatsarbeit.
• Kenntnis administrativer Regeln und Verfahren: insbesondere die Fähigkeit, strikt innerhalb etablierter Verfahren, Vorlagen und Arbeitsabläufe zu arbeiten und sachliche administrative Informationen bereitzustellen, ohne rechtliche Beratung zu erteilen.
• Verwendung von Office-Softwarepaketen.
• Informations- und Dokumentenmanagement.

Verhaltenskompetenzen:

• Ergebnisorientierung: qualitativ hochwertige Arbeit termingerecht liefern und Erwartungen erfüllen.
• Verantwortungsbewusstsein: Wahrung der Vertraulichkeit.
• Lernen und Wissensaustausch: Vorschläge zur Verbesserung oder Straffung bestehender Verfahren, Prozesse und Methoden machen.
• Problemlösung: große Informationsmengen aufnehmen, Schlüsselfragen identifizieren und Schlussfolgerungen klar und prägnant formulieren.
• Im Interesse der Organisation handeln: sich konsistent mit den Werten und Zielen von CERN verhalten.

Sprachkenntnisse:

Fließend in Wort und Schrift in Englisch und Französisch.

Zusätzliche Informationen

Berechtigung und Bewerbungsschluss:

Vielfalt ist seit der Gründung ein integraler Bestandteil der Mission von CERN und ein fest verankerter Wert der Organisation. Die Beschäftigung einer vielfältigen Belegschaft ist zentral für unseren Erfolg. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Mitgliedstaaten und assoziierten Mitgliedstaaten .

Diese Stelle wird so bald wie möglich besetzt, und Bewerbungen sollten uns in der Regel spätestens bis zum 01.05.2026 um 23:59 CEST erreichen.

Beschäftigungsbedingungen:

Vertragsart: Befristeter Vertrag (5 Jahre). Unter bestimmten Bedingungen können Inhaber befristeter Verträge eine unbefristete Stelle beantragen.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche

Arbeitsflexibilität: Vollständig vor Ort

Jobgrade: 4-5

Referenznummer: SO-IJS-2026-84-LD

Arbeitsbereich: Unterstützungsdienste (Finanzen, Personal, Recht, Beschaffung)

Benchmark-Stellenbezeichnung: Executive Personal Assistant

Globale Vorteile

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt (steuerfrei), das mit Ihren relevanten Berufsjahren steigt.
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen Jahresabschluss.
• Absicherung durch das umfassende Krankenversicherungssystem von CERN (für Sie, Ihren Ehepartner und Ihre Kinder) sowie Mitgliedschaft im CERN-Pensionsfonds.
• Familien-, Kinder- und Säuglingszulagen je nach individueller Situation.
• Ein Umzugspaket (Installationszuschuss, Umzug, Reisekosten) je nach individueller Situation.
• Möglichkeit, den Vertrag auf bis zu 8 Jahre zu verlängern + Anspruch auf unbefristete Anstellung.

Überblick über CERN – Entdecken Sie eine Welt, in der das Unmögliche möglich wird!

Bei CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, treiben wir die Grenzen von Wissenschaft und Technologie voran. Unsere bahnbrechende Arbeit vereint nicht nur Physiker, sondern auch eine vielfältige Gruppe von Fachleuten aus den Bereichen Ingenieurwesen, Technik, Wissenschaft und Verwaltung. Gemeinsam fördern wir ein Umfeld, in dem Innovation und Zusammenarbeit gedeihen.

Jeden Tag stehen wir vor spannenden neuen Herausforderungen und Möglichkeiten, zu bahnbrechender Forschung beizutragen, die unser Verständnis des Universums prägt. Wir begegnen diesen Herausforderungen durch die vielfältigen Perspektiven in unseren Teams, stellen sicher, dass jeder Beitrag geschätzt wird, und fördern unser gemeinsames Gefühl von Inklusion und Zielstrebigkeit. Vielfalt ist seit der Gründung ein Kernwert von CERN und bleibt zentral für unsere Mission und unseren anhaltenden Erfolg.

Wenn Sie bereit sind, Teil einer dynamischen, inklusiven Gemeinschaft zu sein, die die Grenzen des Wissens erweitert, ist CERN der Ort, an dem Ihre Neugier und Fähigkeiten gedeihen können. Werden Sie Teil unserer Mission, das Herz des Universums zu entdecken! MITMACHEN!

Mehr Informationen über uns hier: careers.cern