Executive & Persönliche Assistenz

Ein Gebäude aus dem Boden zu heben, robust, schön und effizient: mehr als ein Beruf, ist es eine großartige Herausforderung, die uns täglich begeistert.

Bei Swissroc suchen wir Profile, die von Bau und Immobilien begeistert sind, aber vor allem von dem Wunsch getrieben werden, zu innovieren und den Status quo zu überwinden.

Im Rahmen unserer Entwicklung suchen wir eine zukünftige Executive & Persönliche Assistenz, die Herrn Cyril de Bavier, CEO und Partner von Swissroc, täglich begleitet.

Ihre Aufgabe als Executive & Persönliche Assistenz?

Unterstützen Sie Cyril de Bavier organisatorisch und jonglieren Sie mit einer Vielzahl von Aufgaben, die von der administrativen Verwaltung bis zu spezifischeren persönlichen Aufgaben reichen.

In diesem Zusammenhang sind Ihre Hauptaufgaben:

Administrative und logistische Verwaltung:

Verwalten Sie den beruflichen und privaten Kalender: Termine, Besprechungen und Reisen planen und organisieren.

Verwalten Sie die Korrespondenz: E-Mails, Briefe und andere Mitteilungen, wichtige Informationen sortieren und auf allgemeine Anfragen antworten.

Dokumente Korrektur lesen, zur Unterschrift vorlegen und ablegen.

Bereiten Sie Termine vor: Organisieren Sie Besprechungen, bereiten Sie die notwendigen Unterlagen vor, sorgen Sie für Protokolle und die Nachverfolgung der beschlossenen Maßnahmen.

Koordinieren und organisieren Sie berufliche und private Reisen: Buchung von Flügen, Hotels und Transportmitteln.

Organisieren und koordinieren Sie interne oder externe Veranstaltungen wie Konferenzen, Seminare und Firmenmeetings.

Aktualisieren Sie das CRM (Hubspot) im Verlauf der Meetings.

Empfangen, austauschen und verfolgen Sie Anfragen aus dem beruflichen und privaten Netzwerk.

Begleiten oder fahren Sie Herrn de Bavier bei Bedarf zu verschiedenen Terminen und Veranstaltungen.

Verbessern Sie die interne Kommunikation: fungieren Sie als Kontaktpunkt zwischen der Führungskraft und den Mitarbeitenden, übermitteln Sie wichtige Anweisungen und Informationen.

Verwalten Sie administrative Aufgaben: Verfolgung laufender Akten, Bearbeitung von Rechnungen und Spesenabrechnungen.

Projektmanagement:

Stellen Sie die Verwaltung laufender Projekte sicher: Projektverfolgung, Koordination der verschiedenen Abteilungen und Einhaltung der Fristen.

Führen Sie Recherchen und Analysen durch und bereiten Sie Berichte vor, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Persönliche Unterstützung:

Erledigen Sie diverse Einkäufe: persönliche Einkäufe, Kunden- oder private Geschenke.

Planen und organisieren Sie persönliche Veranstaltungen.

Führen Sie Zahlungen durch und verwalten Sie private administrative Aufgaben.

Erledigen Sie verschiedene Besorgungen: Auto aus der Werkstatt abholen, ein Paket abholen usw.

Was zeichnet uns aus?

Wir stellen den Kunden in den Mittelpunkt unserer Entscheidungen.

Wir sind ein echter One-Stop-Shop für Immobilien.

Eine junge, dynamische und innovative Unternehmenskultur.

Starke gemeinsame Werte: Wertschätzung, Nähe, Ehrgeiz, Einfallsreichtum, Nachhaltigkeit.

Was wir bieten:

Ein befristeter Vertrag von etwa 6 Monaten ab März oder April 2026. [Mutterschaftsvertretung]

Ein Vertrag auf Basis von 45 Stunden pro Woche für eine Vollzeitstelle (100 %) mit flexibler Arbeitszeit.

5 Wochen Jahresurlaub + die zwischen Weihnachten und Neujahr gewährten freien Tage + die Brückentage zu Auffahrt und Genfer Fasten / bundesweit frei, für eine bessere Work-Life-Balance (also zwischen 31 und 36 Urlaubstagen anteilig zum Vertrag)

Eine 60 % Übernahme der Pensionskassenbeiträge (LPP).

Zugang zu einer Plattform mit Rabatten und Angeboten bei über 150 Marken.

Die Swissroc Academy, die Zugang zu verschiedenen Ausbildungsprogrammen bietet.

Etwa fünfzehn interne Veranstaltungen pro Jahr, um uns informell zu treffen und den Teamzusammenhalt zu fördern.

Teil der Swissroc Group zu sein bedeutet, Teil einer diversifizierten Gruppe mit einer starken Unternehmenskultur zu sein, in der Entfaltung, Engagement und Respekt im Mittelpunkt unserer Anliegen stehen.