Medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär im Dienst der kantonalen Sanitätsbrigade - 80%

Unternehmensbeschreibung

Mit mehr als 12.000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2024 anzusehen, indem Sie  hier klicken.

Der Fachbereich Akutmedizin (DMA) mit fast 1.200 Mitarbeitenden umfasst die Abteilungen Anästhesiologie, klinische Pharmakologie und Toxikologie, Intensivpflege und Notfallmedizin. Er erfüllt eine vierfache Mission durch seine Dienste, die ihre Expertise in häufigem Austausch mit allen Universitätsspitälern Genf einbringen, dank einer interdisziplinären Plattform, mit dem Ziel, die bestmögliche Patientenversorgung sicherzustellen.

Der Notfalldienst ist ein bereichsübergreifender Dienst, dessen Aufgaben es sind, Patienten rund um die Uhr unabhängig von der Art ihres Gesundheitsproblems aufzunehmen, eine schnelle und effiziente Versorgung sicherzustellen und die betreuten Personen an die geeignetste Einrichtung weiterzuleiten. Der Notfalldienst gewährleistet auch auf kantonaler Ebene eine koordinierte medizinische Notfallhilfe und verwaltet Großereignisse, während er als Referenzdienst für die kantonalen Strukturen dient.

Innerhalb dieses Dienstes stellt die Einheit für präklinische Notfälle und Reanimation (Kantonale Sanitätsbrigade) die dringende medizinische Hilfe auf dem Land- und Luftweg sowie die sanitätsdienstliche Leitung bei Großereignissen sicher. Es handelt sich um eine von der Schweizerischen Gesellschaft für Notfall- und Rettungsmedizin anerkannte Ausbildungseinheit, deren Lehrtätigkeiten alle Phasen der medizinischen und paramedizinischen Ausbildung abdecken. Sie führt auch mehrere Forschungs- und Innovationsprojekte durch.

Stellenbeschreibung

Sie leisten administrative Unterstützung für die Teams der KSB (Kantonale Sanitätsbrigade) und der UPHR (Einheit für präklinische Notfälle und Reanimation).

Sie erfassen die Einsätze, Dienstpläne usw. der Teams in Vision RH und überwachen regelmäßig die verschiedenen Salden (Ärzte und Sanitäter), sowie die Bereitschaftsmeldungen.

Sie verwalten die sehr spezifische Dokumentation der Dienste unter Einhaltung der institutionellen Richtlinien.

Sie verfassen und formatieren verschiedene Dokumente (Korrespondenz, Protokolle, Berichte, Erstellung/Aktualisierung von Verfahren usw.).

Sie verwalten die Post und die elektronische Korrespondenz.

Sie unterstützen die Verwaltung der Ausbildungen.

Sie übernehmen logistische Aufgaben wie Arbeitsanfragen, Lagerverwaltung und Raumreservierungen sowie Bestellungen für spezifisches Material.

Dank Ihrer kommunikativen Fähigkeiten arbeiten Sie mit interdisziplinären Teams, Mitarbeitenden, Partnerbereichen, Privatpersonen und anderen Diensten zusammen.

Sie pflegen eine enge Beziehung zu Ihren Kolleginnen und Kollegen und gewährleisten durch Vertretungen bei Abwesenheiten eine kontinuierliche Dienstleistung.

Und allgemein macht Sie Ihr Dienstleistungsbewusstsein zu einer flexiblen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit je nach Bedarf in verschiedenen Diensten der Institution einzusetzen. 

Qualifikationen

Sie verfügen über ein Diplom als medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung.

Sie haben 3 bis 5 Jahre erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem medizinischen Sekretariat.

Sie beherrschen die französische Sprache in Wort und Schrift perfekt und verfügen über ausgeprägte Schreibfähigkeiten.
Die medizinische Terminologie ist Ihnen leicht verständlich. Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Sie haben sehr gute Kenntnisse in IT-Anwendungen (ECDL-Standardniveau in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und/oder Web EXIGÉ) sowie in den bei den HUG verwendeten Programmen (DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).

Sie sind teamfähig und können in einem gemeinsamen Büro mit mehreren Sekretärinnen und Sekretären arbeiten.

Sie verfügen über ausgezeichnete Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten, sind selbstständig, dynamisch, sorgfältig und präzise in Ihren Aufgaben.

Sie verfügen auch über Werkzeuge, um unvorhergesehene Situationen zu bewältigen und Stresssituationen leicht zu managen. Schließlich beweisen Sie ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: 01.11.2025
• Anzahl der Stellen: 1 
• Beschäftigungsgrad: 80% 
• Funktionsklasse: 11 (ECDL erforderlich für Klasse 11)
• Vertragsart: unbefristet 
• Bewerbungsschluss: 02.10.2025
• Kontakt für Auskünfte: DMA.secretariat@hug.ch

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und begrüßen Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.