Assistenz der Geschäftsführung

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Stellenbeschreibung

Positionsübersicht

Thermo Fisher Scientific sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur Unterstützung des Präsidenten der Drug Substance Division (DSD), Teil der Pharma Services Group. Diese Position ist in Europa angesiedelt und bietet strategische sowie administrative Unterstützung auf Führungsebene.

Was werden Sie tun?

• Proaktive, hochrangige Kalender- und Terminverwaltung, einschließlich Priorisierung und Abstimmung mit den Geschäftszielen.
• Koordination komplexer nationaler und internationaler Reisepläne, einschließlich Unterkünften, Visa und Reiseverläufen.
• Vorbereitung und Verwaltung vertraulicher Kommunikation, Berichte und Präsentationen für interne und externe Zielgruppen.
• Verlässliche Vermittlung zwischen dem Präsidenten und Führungskräften, Kunden, Partnern und internen Mitarbeitern.
• Verfolgung und Nachverfolgung wichtiger Projekte und Sicherstellung der fristgerechten Umsetzung von Maßnahmen.
• Vorbereitung von Briefing-Materialien, Führungsupdates und Executive Summaries mit hoher Genauigkeit und geschäftlicher Relevanz.
• Zusammenarbeit mit dem DSD-Führungsteam zur Koordination von Planungszyklen, Betriebsüberprüfungen und Kommunikation der Geschäftseinheit.
• Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Abgleich von Kreditkarten der Geschäftsführung und Unterstützung bei Beschaffungs- oder Lieferantenbezogenen Transaktionen.
• Pflege von Geschäftsführungsakten, Aufzeichnungen und Dokumentationen gemäß Unternehmensrichtlinien und Vertraulichkeitsstandards.
• Ständige Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung administrativer Abläufe durch Tools, Systeme und Prozessoptimierungen.

Qualifikationen

• Erfahrung: Bevorzugt 10+ Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung in einem großen, globalen Unternehmen.
• Branchenkenntnis: Bevorzugt Erfahrung in der Pharmaindustrie.
• Ausbildung: Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Erfahrung erforderlich; fortgeschrittene administrative Zertifikate oder betriebswirtschaftliche Kurse sind von Vorteil.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in der Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, PowerPoint, Word) und Kollaborationsplattformen (Teams, SharePoint, Zoom).
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten mit starken Fähigkeiten im Lektorat und Korrekturlesen.
• Nachgewiesene Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret und integer zu verwalten.
• Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten auszubalancieren und selbstständig unter Druck zu arbeiten.
• Starke zwischenmenschliche Präsenz mit Führungserfahrung, emotionaler Intelligenz und der Fähigkeit, schnell Vertrauen aufzubauen.

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung in der Unterstützung eines Präsidenten oder General Managers innerhalb einer Geschäftseinheit.
• Vertrautheit mit unternehmensweiten Tools wie Workday und Concur.
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit über mehrere Zeitzonen hinweg und Arbeit mit globalen Teams.