Mailroom Lead (m/f/d)

Wir suchen eine erfahrene Führungskraft als

Mailroom Lead (m/w/d)

für unsere Poststelle in einer Life-Sciences-Einrichtung. Sie

übernehmen Sie die operative Verantwortung für alle ein- und ausgehenden Sendungen, führen ein Team von Poststellenmitarbeitern und stellen die Einhaltung branchenspezifischer Compliance-Anforderungen sicher. Diese Position erfordert sowohl starke Führungsqualitäten als auch fundierte Kenntnisse im Umgang mit sensiblen Materialien und regulatorischen Dokumenten.

Ihre Hauptverantwortlichkeiten

• Führung, Schulung und Entwicklung des Poststellenteams
• Erstellung von Dienstplänen und Koordination der Arbeitsabläufe
• Durchführung von Mitarbeitergesprächen und Leistungsbeurteilungen
• Onboarding neuer Teammitglieder und Sicherstellung ordnungsgemäßer Einarbeitung
• Förderung einer sicherheitsorientierten Arbeitskultur im Einklang mit Unternehmensrichtlinien
• Überwachung und Optimierung aller Post- und Versandprozesse
• Qualitätskontrolle bei der Bearbeitung zeitkritischer und regulatorischer Sendungen
• Koordination mit Versanddienstleistern und Verhandlung von Serviceverträgen
• Implementierung und Überwachung von Tracking-Systemen und Zustellungsprotokollen
• Eskalationsmanagement bei Problemen oder Verzögerungen
• Sicherstellung der Einhaltung aller FDA-, DEA- und branchenspezifischen Vorschriften
• Entwicklung und Aktualisierung von Standard Operating Procedures (SOPs)
• Durchführung regelmäßiger Compliance-Audits und Schulungen
• Management kontrollierter Substanzen gemäß gesetzlichen Bestimmungen
• Koordination mit Qualitätssicherung und regulatorischen Abteilungen
• Überwachung der Handhabung temperatursensibler und gefährlicher Materialien
• Koordination von Proben- und Mustentransporten mit Verwahrungskettendokumentation
• Unterstützung bei klinischen Studien durch termingerechte Materialverteilung
• Gewährleistung der Vertraulichkeit proprietärer Forschungsinformationen
• Budget- und Kostenmanagement für Poststellenoperationen
• Bestandsmanagement und Beschaffung von Versandmaterialien
• Berichterstattung an das Management über KPIs und operative Metriken
• Mitwirkung bei Facility-Projekten und Umzugsplanungen
• Kontinuierliche Prozessverbesserung und Effizienzsteigerung

Ihr persönliches Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation
• Mindestens 3-5 Jahre Erfahrung in Poststellenoperationen oder Logistik
• Nachgewiesene Führungserfahrung mit mindestens 2 Jahren Personalverantwortung
• Fundierte Kenntnisse der Versandvorschriften für Gefahrgüter und kontrollierte Substanzen
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und Lagerverwaltungssystemen
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten
• Belastbarkeit und Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten
• Erfahrung in der pharmazeutischen, biotechnologischen oder medizintechnischen Branche
• Zertifizierungen in Gefahrguttransport (ADR, IATA) oder Qualitätsmanagement
• Kenntnisse in Lean Management oder Six Sigma Methoden
• Mehrsprachige Kommunikationsfähigkeiten
• Erfahrung mit ERP-Systemen und automatisierten Sortiersystemen
• Bereitschaft zur Arbeit in verschiedenen Umgebungsbedingungen einschließlich temperaturkontrollierter Bereiche, einschließlich längerer Steh- und Gehtätigkeiten und dem gelegentlichen Heben von Gegenständen bis zu 23 kg
• Bereitschaft zu gelegentlichen Überstunden bei erhöhtem Sendungsaufkommen