Leiter:in Adminstration & Services 80% | ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften

Leiter:in Adminstration & Services 80%

Du bist die zentrale Drehscheibe im Institut – agil, vernetzt, mit Überblick und Weitblick. Du koordinierst, unterstützt, organisierst und gestaltest – mit einem hohen Mass an Eigeninitiative, digitaler Kompetenz und Kommunikationsstärke. Dabei nutzt Du moderne Tools, auch KI-basierte, um Prozesse zu verbessern und Strukturen zu stärken.

Departement: Life Sciences und Facility Management

Arbeitsbeginn: per sofort oder nach Vereinbarung

In dieser vielseitigen und dynamischen Funktion verantwortest Du die administrative und organisatorische Unterstützung des Bereichs Services und wirkst bereichsübergreifend im gesamten Institut mit. Dabei arbeitest Du eng mit der Co-Leitung des Instituts zusammen und trägst massgeblich zur Effizienz und Qualität unserer internen Abläufe bei.

• Administrative und operative Unterstützung der Institutsleitung sowie der Fach- und Querschnittsbereiche inkl. Prozessautomatisierung und Priorisierung
• Koordination und Weiterentwicklung von internen und externen Kommunikationsgefässen z. B. Newsletters, Intranet, Teams-Channels, Community Management, Textentwürfe
• Pflege und Optimierung der Daten- und Informationsarchitektur: modernes Records Management, Zugriffsmanagement, Strukturierung digitaler Arbeitsräume
• Verbindungsstelle zu internen und externen Partner:innen, inkl. Hochschulnetzwerken, Industriepartnern und Verbänden – national wie international
• Qualitätsmanagement- und Dokumentationsaufgaben, inkl. Unterstützung bei Audits, Akkreditierungen und Prozessreviews
• Koordination und Vorbereitung von Gremien-Meetings, Beirats- und Leitungssitzungen inkl. Agenda-Erstellung, Protokollführung, auch mit KI-Tools, und Follow-up, z.B. Pendenzen

Bevorzugt bist Du auch hierin fähig:

• Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Events, intern/extern, physisch/hybrid/digital – inkl. proaktiver Netzwerkpflege
• Mitarbeit in laufenden Projekten, inkl. Recherchen, Analysen, Begleitkommunikation und organisatorischer Projektunterstützung
• Impulse für moderne Arbeitsmethoden und -tools, insbesondere mit Blick auf digitale Zusammenarbeit, Kollaboration und neue Technologien wie KI

Was Du mitbringen solltest:

• Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit hoher Eigenverantwortung
• Freude am Umgang mit digitalen Tools und Offenheit für den Einsatz von KI in der täglichen Arbeit
• Organisationstalent, Verlässlichkeit, Agilität und hohe Sozialkompetenz
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich, DE/EN)
• Idealerweise Erfahrung im Hochschulumfeld oder in komplexen Organisationen mit Schnittstellenmanagement
• gute Englischkenntnisse (mündliche und schriftlich), gerne auch Französisch (mündlich und schriftlich) und
• sehr gute EDV Anwenderkenntnisse (MS Office, diverse ZHAW Tools, z.B. CRM, Evento, EvaSys).

Falls Du Interesse hast an der Immobilien und FM Branche und Dich das dynamische Fachhochschulumfeld anspricht, freuen wir uns auf Deine Bewerbungsunterlagen

Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 14'000 Studierenden und über 11'000 Weiterbildungsteilnehmenden sowie mit rund 3'700 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz.

Die ZHAW setzt sich für geschlechtergemischte und diverse Teams ein, um Gleichstellung, Vielfalt und Innovation zu fördern. Um den Frauenanteil in Führungspositionen zu erhöhen, sind Bewerbungen von Frauen besonders willkommen.

Life Sciences und Facility Management: Studieren und Forschen in Wädenswil: praxisnah, kreativ, leidenschaftlich und reflektiert. Mit unseren Kompetenzen in Life Sciences und Facility Management leisten wir auf den Gebieten Environment, Food, Health einen wichtigen Beitrag zur Lösung unserer gesellschaftlichen Herausforderungen und zur Erhöhung unserer Lebensqualität.

Das ZHAW Institut für Facility Management IFM im Departement Life Sciences und Facility Mangement in Wädenswil und Zürich ist das Schweizer Kompetenzzentrum für Bachelor- und Masterstudiengänge, Weiterbildung, Forschung und Entwicklung sowie Dienstleistungen im Immobilien- und Facility Management.

Wir bieten hochschulgerechte Arbeits- und Anstellungsbedingungen an und fördern aktiv die Personalentwicklung unserer Mitarbeitenden und Führungspersonen. Eine detaillierte Beschreibung der Vorteile ist auf der Webseite «Arbeiten an der ZHAW» zu finden. Hier die wichtigsten Eckpunkte:

Prof. Dr. Isabelle Wrase und Michael Kauer

Institutsleitung in Co-Leitung

Manuela Laure

Recruiting Manager