Workplace Services Coordinator IV - Teilzeit

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Bei Exact Sciences helfen wir dabei, die Art und Weise zu verändern, wie die Welt Krebs vorbeugt, erkennt und behandelt. Wir geben Patienten und Klinikern die Klarheit, die sie benötigen, um in entscheidenden Momenten selbstbewusste Entscheidungen zu treffen. Werden Sie Teil unseres Teams, um eine sinnstiftende Karriere, eine inklusive Kultur und umfassende Leistungen zu finden, die Ihr Leben unterstützen, während Sie anderen helfen.

Positionsübersicht

Der Workplace Services Coordinator IV schafft eine einladende, positive und inspirierende Büroumgebung, die sowohl organisatorische als auch kulturelle Aspekte umfasst. Zu den Aufgaben gehört die Gewährleistung eines reibungslosen Büroablaufs durch Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und Bürobudget, die Organisation interner Veranstaltungen und Feiern sowie das Zuhören und Reagieren auf Mitarbeiterbedürfnisse, um einen starken Beitrag zu einer positiven Büroumgebung zu leisten. Darüber hinaus baut der Workplace Services Coordinator gute Beziehungen zu unserem Hauptsitz in Madison, WI, USA, und unseren Landesorganisationen auf.
 

Diese Position ist am internationalen Hauptsitz von Exact Sciences in Baar (ZG), Neuhofstrasse 22, angesiedelt.
 

Wesentliche Aufgaben

Umfassen, sind aber nicht beschränkt auf, Folgendes:

• Die Schweizer Büros als angenehme und effiziente Arbeitsumgebung etablieren und dabei einen reibungslosen Büroablauf sicherstellen.
• Gäste willkommen heißen und ihre Bedürfnisse umgehend erfüllen.
• Lieferantenbeziehungen im Zusammenhang mit Büroabläufen verwalten. Dies umfasst Beziehungen zu Mobilfunkanbietern und Reisebüros sowie die Unterstützung unserer Landesorganisationen, Immobilien- und Bürobedarfslieferanten.
• Als interner und externer Hauptansprechpartner für Büroangelegenheiten und Besucherbetreuung fungieren.
• Sicherheit gewährleisten und den Zugang am Empfang kontrollieren.
• Prozesse zur Verwaltung des täglichen Bürolebens definieren und zur Entwicklung und Definition interner Richtlinien in Zusammenarbeit mit Finanzen, Personal und Recht beitragen.
• Mit HR und Mitarbeitern zusammenarbeiten, um die Bürokultur im Einklang mit unseren Unternehmenswerten zu gestalten.
• Die Organisation interner Veranstaltungen und Feiern in enger Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern leiten.
• Neuen Mitarbeitern bei der Orientierung in der Organisation helfen, indem Logistik verwaltet und der Onboarding-Prozess orchestriert wird. Dies umfasst Schulungen zu Prozessen und Bürosystemen.
• Das Managementteam bei Anfragen zu Büroflächen, Büroausstattung und Raumzuweisung unterstützen.
• Allgemeine Verwaltung unterstützen und administrative Unterstützung für das Senior Management/Funktionen anleiten.
• Bei der Einhaltung lokaler und länderspezifischer Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften in der Schweiz sowie der Sicherheitsstandards und Unternehmensrichtlinien von Exact Sciences mitwirken.
• Bei der Koordination ergonomischer Bewertungen helfen, Bewertungen durchführen und bei Bedarf Empfehlungen und Anpassungen vornehmen.
• Bei der Pflege schriftlicher EHS-Programme und Schulungen mitwirken.
• Bürobedarf und Inventar innerhalb der Budgetvorgaben einschließlich Notfall- und Erste-Hilfe-Material verwalten.
• Eine positive Beziehung durch Interaktion mit lokalen Aufsichtsbehörden fördern, falls erforderlich.
• Die EHS-Sicherheitsausschüsse bei Bedarf bei der Koordination und Moderation von Sicherheitsbesprechungen unterstützen, einschließlich Protokollführung.
• Notfallmaßnahmen (Evakuierung, Freisetzung gefährlicher Stoffe usw.) koordinieren und bei Übungen und Schulungen helfen.
• Die Unternehmensmission und -werte durch Verantwortlichkeit, Innovation, Integrität, Qualität und Teamarbeit vertreten.
• Die Einhaltung der Qualitätsmanagementsystem-Richtlinien und -verfahren des Unternehmens unterstützen und sicherstellen.
• Teammitglieder schulen und betreuen, schriftliche Prozessdokumentationen unterstützen und zu Prozessverbesserungen beitragen.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu verwalten und konkurrierende Anforderungen zu priorisieren.
• Eigeninitiative mit der Fähigkeit, Kultur zu gestalten.
• Fähigkeit, mit einer inklusiven Denkweise zu handeln und dieses Verhalten für die Organisation vorzuleben.
• Regelmäßige und zuverlässige Anwesenheit gewährleisten.
• Die Unternehmensmission und -werte durch Verantwortlichkeit, Innovation, Integrität, Qualität und Teamarbeit vertreten.
• Die Einhaltung der Qualitätsmanagementsystem-Richtlinien und -verfahren des Unternehmens unterstützen und sicherstellen.
• Regelmäßige und zuverlässige Anwesenheit gewährleisten.
• Fähigkeit, mit einer inklusiven Denkweise zu handeln und dieses Verhalten für die Organisation vorzuleben.
• Fähigkeit, den festgelegten Arbeitsplan einzuhalten.
• Fähigkeit, bei Bedarf nachts und/oder an Wochenenden zu arbeiten.
• Fähigkeit, bei Bedarf Überstunden zu leisten.
• Fähigkeit, etwa 80 % eines typischen Arbeitstages an einem mobilen Gerät, Tablet oder Computerbildschirm zu arbeiten und/oder zu tippen.
• Fähigkeit, gleichzeitig am Computer und Telefon zu arbeiten.
• Fähigkeit, ein Telefon über ein Headset zu benutzen.
• Fähigkeit, etwa 70 % eines typischen Arbeitstages sitzend und etwa 30 % stehend zu arbeiten.
• Fähigkeit, bis zu 50 Pfund für etwa 20 % eines typischen Arbeitstages zu heben.
• Fähigkeit, mit beiden Händen zu greifen; mit Daumen und Zeigefinger zu kneifen; mit Hand/Arm zu drehen; über Schulterhöhe zu greifen.
• Fähigkeit, alle geltenden Anforderungen an persönliche Schutzausrüstung einzuhalten.
• Fähigkeit, 10 % der Arbeitszeit außerhalb des Arbeitsortes zu reisen, einschließlich Übernachtungs- und Wochenendreisen.

Mindestqualifikationen

• Abschluss der Sekundarstufe oder gleichwertiger Bildungsabschluss (GED).
• Mehr als 3 Jahre Erfahrung in einer administrativen, gastgewerblichen oder ähnlichen Rolle in einem Büro.
• Versiert im Umgang mit Bürogeräten (z. B. Faxgeräte und Drucker).
• Grundlegende Computerkenntnisse einschließlich Internetnavigation, E-Mail-Nutzung und Textverarbeitung.
• Versiert in Microsoft Outlook, Excel-Makros und Pivot-Tabellen sowie Word-Serienbriefe.
• Nachgewiesene Fähigkeit, die wesentlichen Aufgaben der Position mit oder ohne Anpassungen auszuführen.
  
   

Bevorzugte Qualifikationen

• Vertrautheit mit Cloudgate oder vergleichbaren Besuchermanagementsystemen.
• Vertrautheit mit SAP Buchhaltung und Finanzmanagement.

Unser Erfolg beruht auf den Erfahrungen und Perspektiven eines vielfältigen Teams, und Exact Sciences fördert eine Kultur, in der alle Mitarbeiter sich persönlich und beruflich mit Respekt und Zugehörigkeitsgefühl entwickeln können. Wenn Sie eine Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte hier .

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