HR- & Event-Administration (50–60%)

Über den Job

Ihre neue Rolle

In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie die Verantwortung für alle HR-Administrationsprozesse bei Nine. Sie unterstützen unsere 35 Teammitglieder in der Schweiz und 2 Kolleginnen und Kollegen in Kanada während ihres gesamten Mitarbeiterlebenszyklus und sorgen für reibungslose, transparente und verlässliche HR-Abläufe.

Ihr Fokus liegt auf der HR-Administration, wiederkehrenden HR-Zyklen wie Feedbackrunden und Jahresendprozessen sowie der Organisation interner Events, die unsere Kultur stärken. Sie arbeiten eng mit der Führung zusammen, um HR-Strukturen zu verbessern, fungieren als vertrauenswürdige Ansprechperson für Mitarbeitende und helfen dabei, Nine als attraktiven Arbeitgeber in der Schweizer Tech-Szene zu positionieren.

Sie tragen zudem zu Themen wie Recruiting, Lohnabrechnungskoordination mit der Finanzabteilung, Employer Branding in Zusammenarbeit mit dem Marketing sowie Sicherheit in unserem Büro in Zürich bei.

Ihre Aufgaben

• HR-Administration: Abwicklung aller relevanten HR-Prozesse, einschließlich Verwaltung von Neueinstellungen und Austritten, Verträgen und Arbeitszeugnissen, Zeit- und Abwesenheitsmanagement sowie Vertretung im Office Management.
• Struktur & Prozesse: Aufbau und Weiterentwicklung klarer Strukturen für wiederkehrende HR-Prozesse (z. B. Mitarbeiterbeurteilungen, Feedbackzyklen), die auch Führungskräfte effektiv unterstützen.
• Wiederkehrende HR-Zyklen: Organisation von Mitarbeiterbefragungen, Zielvereinbarungen/Leistungszielen und Feedbackprozessen in Personio, Jahresendaufgaben, Nachverfolgung bei Studierenden.
• Recruiting: Verantwortung für den Recruiting-Prozess in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.
• Sicherheitsbeauftragte/r: Ansprechperson für Sicherheitsfragen im Büro, regelmäßige kurze Kontrollen sicherheitsrelevanter Materialien und Durchführung der jährlichen Mitarbeiterschulung.
• Beratung & Entwicklung: Unterstützung der Geschäftsleitung und der Ausbildnerin in HR-Angelegenheiten, regelmäßige Gespräche mit Mitarbeitenden, Begleitung der Weiterentwicklung und Erkennung von Potenzialen.
• Finanzen & Lohnabrechnung: Zusammenarbeit mit dem Finanzteam bei der Lohnabrechnung, dem Personalbudget, Gehaltsstudien und der Weiterentwicklung der Gehaltsmatrix.
• Employer Branding: Umsetzung von Maßnahmen in Zusammenarbeit mit dem Marketingteam.
• Events & Kultur: Planung und Durchführung von Mitarbeiterevents (wie Townhall-Meetings, Weihnachtsfeiern, Teamevents) sowie internen Meetups – mit dem Ziel, die Unternehmenskultur und den Teamgeist spürbar zu stärken.