Sekretärin / Sekretär für leitenden Krankenhaus-Universitätsarzt in der Hämatologie - 100%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 160 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 anzusehen, indem Sie  hier klicken.

Die  Abteilung für Onkologie  betreut diagnostisch und therapeutisch erwachsene Patientinnen und Patienten mit Krebserkrankungen sowie deren Angehörige. Ziel ist es, den Zugang zur besten Krebsbehandlung zu gewährleisten, angepasste Pflege anzubieten und die Bedürfnisse der hospitalisierten Patientinnen und Patienten vorauszusehen (Knochenmarktransplantation, Zelltherapie, Immuntherapie usw.). Gleichzeitig ermöglicht das Krebszentrum die Koordination der bereichsübergreifenden Aktivitäten zur Krebsproblematik zwischen den Diensten und Abteilungen.

Es umfasst 4 Dienste (Hämatologie, Onkologie, Präzisionsonkologie und Radioonkologie) und besteht aus etwa 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Stellenbeschreibung

Im Sekretariat der Assistenzärzte der Hämatologie unterstützen Sie administrativ deren klinische und akademische Tätigkeiten.

Sie verwalten das Stammzelltransplantationsprogramm: Spendersuche, Lymphozytenspende, Vorbereitung der prätransplantativen Untersuchungen, Verwaltung und Anpassung der Akten je nach Spenderart und Versicherung, Kontrolle der Leistungen und Erstellung komplexer Berichte.

Sie übernehmen die administrative Betreuung der Krankenhausstationen 7DL und 7EL (20 % freitags). Sie verfassen und formatieren medizinische Berichte (Entlassungs-, Überweisungs- und Todesbriefe, Aufnahme- und Verlaufsnotizen), erstellen und eröffnen Prozesse im Workflow und bearbeiten Patientendokumente (Atteste, Verordnungen). Sie verwalten auch die Korrespondenz, E-Mails, Archivierung und Digitalisierung der Dokumente. Sie verfolgen Anfragen und Garantien der Krankenversicherungen und beteiligen sich an der Bearbeitung der Abrechnungsunterlagen.

Sie koordinieren die Fortbildungs- und Kongressteilnahmeanfragen der Ärzte. Sie erfassen die Fortbildungen in myFMH und sorgen für die Aktualisierung der Lebensläufe. Sie organisieren Dienstreisen, verwalten Anmeldungen und kümmern sich um die Spesenabrechnung.

Sie planen Sitzungen, Kolloquien und Konferenzen und fertigen Protokolle an.

Sie organisieren Termine mit Pharmavertretern und bearbeiten Bestell- oder Interventionsanfragen.

Sie pflegen die Datenbanken und statistischen Tabellen des Dienstes. Sie verwalten die Korrespondenz und führen komplexe Abrechnungen durch (Labor, Forschung, UNIGE, Advisoryboards und andere).

Eigenständig verwalten Sie die Dienstpläne der Ärzte, die Bereitschaftsliste sowie die Organisation der Kalender, einschließlich der der Assistenzärzte.

Ihre Rolle erfordert eine sorgfältige Prioritätenverwaltung und die Fähigkeit, effektiv auf vielfältige Anforderungen zu reagieren.

Im perfekten Geist von Teamarbeit und Zusammenarbeit entwickeln Sie enge Beziehungen zu Ihrer Tandem-Kollegin bzw. Ihrem Tandem-Kollegen und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes bei Abwesenheiten.

Wir suchen eine organisierte, proaktive, sorgfältige und autonome Person, die in einem anspruchsvollen und spezialisierten Umfeld arbeiten kann. Ihr Dienstleistungsbewusstsein, Ihre Diskretion und Ihre Fähigkeit, komplexe Akten präzise zu verwalten, machen Sie zu einer Schlüsselmitarbeiterin bzw. einem Schlüsselmitarbeiter.

Qualifikationen

Sie verfügen über ein eidgenössisches Fähigkeitszeugnis (EFZ) und eine höhere administrative Ausbildung, z.B. eidgenössisches Diplom als Assistentin oder Assistent der Geschäftsleitung.

Sie bringen mindestens 5 Jahre erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Position mit. Kenntnisse akademischer und Forschungsaktivitäten sind von Vorteil.

Sie beherrschen Französisch mündlich und schriftlich ausgezeichnet und verfügen über ausgeprägte redaktionelle Fähigkeiten. Medizinische Terminologie ist Ihnen leicht verständlich.

Die Beherrschung einer Fremdsprache (Englisch oder Deutsch auf B2-Niveau) sowie Kenntnisse weiterer Fremdsprachen sind von Vorteil.

Sie besitzen das ECDL Expert Zertifikat für Word, Excel, PowerPoint und sehr gute Kenntnisse der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, CEGID, GRECO2, OPALE).

Eine ausgezeichnete Beherrschung der IT-Tools und ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit sind unerlässlich.

Sie verfügen zudem über die Mittel, um unvorhergesehene Situationen zu bewältigen und Stress sowie Prioritäten gut zu managen.

Schließlich zeichnen Sie sich durch Diskretion und Respekt vor der Vertraulichkeit aus.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: so bald wie möglich
• Anzahl Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 12 (11, falls kein ECDL-Zertifikat vorhanden)
• Vertrag: befristet 1 Jahr, verlängerbar
• Bewerbungsfrist: 31.03.2026
• Auskunft: Frau A. Ajdini, Leiterin Sekretariat D-ONCO, Tel. 079 553 08 60

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Im Bestreben, die Arbeitslosigkeit zu bekämpfen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.