Executive Assistant, 1-Jahres-Vertrag, 80%

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Executive Assistant, 1-Jahres-Vertrag, 80%

Medicines for Malaria Venture (MMV) ist eine führende Partnerschaft für Produktentwicklung (PDP) im Bereich der Forschung und Entwicklung von Malariamedikamenten. Ihre Mission ist es, die Belastung durch Malaria in von der Krankheit betroffenen Ländern zu verringern, indem neue, wirksame und erschwingliche Malariamedikamente entdeckt, entwickelt und bereitgestellt werden.

In den letzten zwei Jahrzehnten hat MMV mit einem umfangreichen Netzwerk von Geldgebern, Partnern aus dem privaten und öffentlichen Sektor, Experten und klinischen Zentren in endemischen Ländern zusammengearbeitet, um ein herausragendes Portfolio an Malariaprojekten zu entwickeln. Unser Portfolio wird durch Finanzierungsunterstützung von Regierungsbehörden, privaten und Unternehmensstiftungen, internationalen Organisationen, Unternehmen und Privatpersonen finanziert.

Wir suchen eine Executive Assistant für einen Einjahresvertrag mit 80% Arbeitszeit. Die Stelleninhaberin/der Stelleninhaber wird hochwertige administrative und operative Unterstützung für den Chief Strategy Officer und das erweiterte MMV-Team leisten. Diese Rolle unterstützt die effiziente Koordination der Teamabläufe durch effektive Meetings und eine reibungslose Koordination wichtiger Initiativen, die die Zusammenarbeit und Umsetzung der Mission von MMV vorantreiben. Die Assistenz ist proaktiv, organisiert und verpflichtet sich, hohe Standards in der Teamarbeit, bei Meetings und im Umgang mit Stakeholdern einzuhalten. Bewerberinnen und Bewerber sollten sofort verfügbar sein.

Hauptverantwortlichkeiten

• Als Executive Assistant des Chief Strategy Officer fungieren und primäre Vertretung der Executive Assistant des CEO sein.
• Komplexe Kalender verwalten, Termine planen und Tele-/Videokonferenzen organisieren.
• E-Mails, Korrespondenz, Telefonate und monatliche Spesenabrechnungen bearbeiten.
• Teammeetings organisieren und moderieren: Agenden vorbereiten, Materialien verteilen, Protokolle und Maßnahmen festhalten und für rechtzeitige Nachverfolgung sorgen.
• Teamzusammenarbeit und Zielerreichung durch reaktionsschnelle administrative Unterstützung fördern.
• Verantwortung für wichtige Initiativen zur Steigerung der Team-Effizienz übernehmen, einschließlich Verwaltung von Dienstleisterbeziehungen, Überwachung von Beratungsverträgen und Unterstützung bei Beschaffungsprozessen.
• Reisen und Logistik arrangieren, Reisedokumente vorbereiten und persönliche Meetings organisieren.
• Unterstützungsmaterialien für interne/ externe Meetings und Vorstandspräsentationen vorbereiten.
• Funktional übergreifende administrative Unterstützung für andere MMV-Teams und Projektleiter nach Bedarf leisten.

Ausbildung und Erfahrung :

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertig
• 3-5 Jahre Erfahrung als persönliche/executive Assistenz oder administrative Assistenz
• Nachgewiesene Erfahrung im Umgang mit hochrangigen Stakeholdern
• Erfahrung in teamweiter Unterstützung in einer F&E-Umgebung ist ein großer Vorteil
• Kenntnisse im internationalen Gesundheitssektor (Nichtregierungsorganisation) oder Erfahrung im Pharmasektor sind von Vorteil

Technische Fähigkeiten:

• Fließend in Englisch und Grundkenntnisse in Französisch
• Expertenkenntnisse in Word, PowerPoint, Excel, Outlook

Verhaltenskompetenzen:

• Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich
• Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
• Fähigkeit, selbstständig mit minimaler Aufsicht zu arbeiten
• Verlässlicher und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
• Flexibilität und Fähigkeit, Veränderungen zu bewältigen

Startdatum: so bald wie möglich

Interessierte Bewerberinnen und Bewerber sollten ihren Lebenslauf und ein Anschreiben mit Begründung ihres Interesses an der Position bis zum 31. Januar 2026 senden.

Wir berücksichtigen Personen für eine Anstellung basierend auf ihren Fähigkeiten, Fertigkeiten und Erfahrungen. Wir streben danach, eine starke, talentierte und vielfältige Belegschaft zu gewinnen und einzustellen und verbieten Diskriminierung aufgrund von Rasse, Hautfarbe, religiösen oder politischen Überzeugungen, Alter, Nationalität, körperlicher, geistiger oder entwicklungsbedingter Behinderung, Geschlecht oder sexueller Orientierung.

Wir arbeiten in einem hybriden Arbeitsumfeld und erwarten, dass die ausgewählte Kandidatin/der ausgewählte Kandidat mindestens zwei Tage pro Woche im Büro ist.

Für weitere Informationen über die Aktivitäten von MMV besuchen Sie bitte unsere Website www.mmv.org.

Personalvermittlungsagenturen werden gebeten, von Bewerbungen abzusehen.