Leiter/in des medizinischen Sekretariats und der Empfangstheken im Notfalldienst

Über den Job

Verwaltung

Leiter/in des medizinischen Sekretariats und der Empfangstheken im Notfalldienst

Der Notfalldienst verfügt über ein Verwaltungsteam, das in den verschiedenen Empfangstheken innerhalb der Notfallpflegebereiche sowie im medizinischen Sekretariat des Dienstes für die Backoffice-Verwaltung tätig ist. Dieses Team unterstützt die medizinisch-pflegerischen Teams, beantwortet Anfragen von Patienten und deren Angehörigen und übernimmt die medizinische Sekretariatsarbeit. Zur Verstärkung dieses Verwaltungsteams sucht der Notfalldienst eine/n Leiter/in des medizinischen Sekretariats und der Empfangstheken.

Kontext

Das Universitätsspital Waadt (CHUV) ist eines der fünf Schweizer Universitätsspitäler. Dank seiner Zusammenarbeit mit der Fakultät für Biologie und Medizin der Universität Lausanne und der EPFL spielt das CHUV eine führende Rolle in den Bereichen medizinische Versorgung, medizinische Forschung und Ausbildung.

Der Notfalldienst gewährleistet Aufnahme, Triage, Orientierung und bietet Notfall- und Reanimationsversorgung an. Als Referenzdienst für den Kanton und seine angrenzende Zone besteht seine Aufgabe auch darin, die medizinische, chirurgische, psychiatrische und/oder medizinisch-soziale Beurteilung der Patienten für eine sofortige Behandlung und eine sekundäre Orientierung (zu den Diensten des CHUV, anderen Pflegeeinrichtungen oder nach Hause) sicherzustellen.

Die Rolle des Verwaltungsteams im Notfalldienst ist entscheidend, um die Schnittstellen mit internen oder externen Partnerdiensten des CHUV zu gewährleisten, administrative Anfragen von Patienten oder deren Angehörigen zu beantworten, die Informationsweitergabe an die behandelnden Ärzte sicherzustellen und die Dokumentation sowie Archivierung der Konsultationsberichte zu garantieren.

Aufgaben

• Sie führen und begleiten das Sekretariatspersonal in seiner funktionalen, organisatorischen und finanziellen Verwaltung. Sie definieren die Stellen, organisieren die Rekrutierungen, wählen die Kandidaten aus und sorgen für eine gute Integration des neuen Personals. Sie verwalten die Dienstpläne und gewährleisten die Dienstkontinuität, insbesondere bei Abwesenheiten.
• Sie arbeiten mit dem Controlling und dem Abteilungsleiter zusammen, um die Mittelzuweisungen und Finanzprognosen zu verfolgen und achten auf die Einhaltung der Budget- und institutionellen Vorgaben.
• Sie sind der bevorzugte Ansprechpartner des Notfalldienstes für alle medizinisch-administrativen Fragen. Sie gewährleisten die Nachverfolgbarkeit der medizinischen Akten und verfolgen die Anfragen nach medizinischen Informationen bei anderen Gesundheitspartnern. Sie beteiligen sich aktiv an der Bearbeitung von Beschwerden und administrativen Einsprüchen.
• Sie verwalten die Ausstattung der Sekretariate und sorgen für deren einwandfreien Betrieb, insbesondere bei IT-Ausfällen. Sie arbeiten mit der IT-Leitung zusammen, um einen Kontinuitätsplan für die administrativen Dienste im Notfallmodus zu gewährleisten.
• Sie arbeiten eng mit den medizinischen und pflegerischen Teams zusammen und gewährleisten eine reibungslose Verwaltung der administrativen Aspekte des Dienstes. Sie tragen zur Bereitstellung und Aktualisierung der medizinischen Dokumente sowie zur Archivierung der Informationen zu Konsultationen und Aufenthalten der Patienten bei.

Profil

• Sie verfügen über ein eidgenössisches Fähigkeitszeugnis (EFZ) als Kaufmann/Kauffrau oder ein Diplom als medizinische/r Sekretär/in oder einen als gleichwertig anerkannten Abschluss.
• Sie besitzen fundierte Erfahrung im medizinisch-administrativen Bereich mit nachgewiesener Fähigkeit, Teams (ca. 15 bis 18 Personen) zu führen und zu verwalten.
• Sie haben eine Ausbildung in Teamführung absolviert, die Ihnen ein effektives Management ermöglicht.
• Sie verfügen über gute Kenntnisse der medizinischen IT-Tools und der Patientenaktenverwaltungssysteme.
• Sie zeichnen sich durch hohe Genauigkeit, organisatorische Fähigkeiten und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten aus.
• Sie sind teamfähig und anpassungsfähig an verschiedene Situationen, wobei Sie Vertraulichkeit und Einhaltung institutioneller Normen gewährleisten.
• Sie bringen Vorschläge zur kontinuierlichen Verbesserung der administrativen Prozesse und der Servicequalität ein.

Je nach Profil liegt die Lohnklasse zwischen den Stufen 7 und 8.

Wir bieten

Als Mitarbeiter/in des Universitätsspitals Waadt profitieren Sie von:

• Erstklassigen Sozialleistungen, 20 Tagen Vaterschaftsurlaub und 4 Monaten Mutterschaftsurlaub (mit der Möglichkeit eines zusätzlichen Monats Stillzeiturlaub)
• Regelmäßigen und verantwortungsangepassten Gehaltssteigerungen
• Einem 13. Monatsgehalt und 25 Urlaubstagen pro Jahr
• Mindestens drei Fortbildungstagen pro Jahr mit Zugang zu einem vielfältigen Angebot im Ausbildungszentrum des CHUV und den Ausbildungspartnern des Kantons Waadt
• Erleichtertem Zugang zu einem der 500 möblierten Wohnungen in den umliegenden Quartieren für Personen, die aus dem Ausland in die Schweiz ziehen
• Sozialen, kulturellen und wirtschaftlichen Vorteilen für Mitglieder des Vereins H-Oxygène
• Vorteilen im Rahmen des Mobilitätsplans (Rabatte auf Abonnements des öffentlichen Verkehrs, Förderung von "Mobility"-Fahrzeugen und Rabatte beim Kauf von Elektrofahrrädern)
• Qualitätsvolle Betriebskantinen in jedem Krankenhausgebäude mit Vorzugspreisen.

Kontakt und Bewerbung

Kontakt für Informationen zur Funktion: Frau Anouchka Micolis, Abteilungsleiterin Personal, 079 556 26 02.

Da alle Bewerbungen elektronisch bearbeitet werden, bitten wir Sie, sich ausschließlich online zu bewerben, indem Sie auf die Schaltfläche "BEWERBEN" am Ende der Anzeige klicken.

Im Rahmen des Einstellungsverfahrens für diese Stelle ist im Falle einer Anstellung die Vorlage eines Original-Auszuges aus dem Strafregister erforderlich. Ebenso werden Sie gebeten, Ihre Originaldiplome sowie einen Ausweis vorzulegen.

Bei Schwierigkeiten mit der Online-Bewerbung können Sie unsere Anleitung zum Online-Bewerbungsverfahren konsultieren. Sollten Sie aus technischen Gründen nicht online bewerben können, wenden Sie sich bitte an unsere Rekrutierungseinheit, die Sie per E-Mail an e.recrutement@chuv.ch oder telefonisch unter 021 314 85 70 unterstützt.

Das CHUV wendet die höchsten Qualitätsanforderungen bei seinen Rekrutierungsprozessen an. Zudem legen wir großen Wert auf die Förderung der Vielfalt unserer Mitarbeitenden, achten auf unterschiedliche Lebenswege und setzen alles daran, Gleichbehandlung zu gewährleisten und Diskriminierung zu vermeiden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Wir bitten Personalvermittlungsagenturen, zu beachten, dass Bewerbungen, die direkt über unsere Rekrutierungsplattform eingereicht werden, nicht akzeptiert werden und keine Abrechnung erfolgen kann. Vielen Dank für Ihr Verständnis.