Senior Executive Assistant 100 %, Genf, (w/m/d)
Auf einen Blick
- Veröffentlicht:27 Dezember 2025
- Pensum:100%
- Arbeitsort:Genf
Bei Julius Baer schätzen und würdigen wir die individuellen Qualitäten, die Sie mitbringen, damit Sie wirkungsvoll, unternehmerisch und selbstbestimmt handeln und Werte über das Vermögen hinaus schaffen können. Gestalten wir gemeinsam die Zukunft des Vermögensmanagements.
Die Position des Executive Assistant zur Unterstützung des Co-Market Head Schweiz ist eine Schlüsselrolle, die eine erfahrene, diskrete und ergebnisorientierte Fachkraft erfordert.Direkt dem Senior Leader des Genfer Büros unterstellt, bietet diese Person umfassende, hochwertige administrative und operative Unterstützung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Prioritäten.
Der erfolgreiche Kandidat unterstützt den Co-Market Head Schweiz bei der Steigerung der operativen Effizienz, strategischen Initiativen und der Führungskoordination im Schweizer Markt, mit besonderem Fokus auf die Entwicklung und das Wachstum der Niederlassung in Genf. Diese Rolle verbindet hochrangige administrative Unterstützung mit einigen Kernaufgaben des Geschäftsmanagements und agiert als vertrauenswürdiger Partner, um eine nahtlose Umsetzung der Prioritäten sicherzustellen.
Diese Person fungiert als zentraler Ansprechpartner und managt komplexe und vielfältige Aufgaben wie Executive Support, Geschäftsmanagement, Unterstützung der Genfer Niederlassungsentwicklung und Compliance-bezogene Tätigkeiten.
Mit einer proaktiven Denkweise und unermüdlicher Detailgenauigkeit agiert der Executive Assistant als vertrauenswürdiger Partner, antizipiert Bedürfnisse, verwaltet sensible Informationen vertraulich und trägt zur Steigerung der Effektivität der Führungsebene bei.
Bei Julius Baer, wo Exzellenz und Kundenorientierung unsere Kultur prägen, verlangt diese Rolle höchste Standards an Professionalität, Diskretion und Serviceorientierung in einem schnelllebigen Umfeld mit mehreren Anspruchsgruppen.
IHRE AUFGABEN
- Proaktive Verwaltung des Kalenders des Co-Market Head: Termine planen, Prioritäten setzen und Konflikte lösen
- Vorbereitung von Agenden, Briefing-Materialien, Präsentationen (PowerPoint/Excel) und Gesprächspunkten für interne und externe Meetings
- Organisation von Reisevorbereitungen, einschließlich Reiserouten, Visabestimmungen falls erforderlich, Unterkünften und Spesenabrechnung
- Fungieren als Gatekeeper durch Screening von Anrufen und E-Mails, Bearbeitung sensibler Korrespondenz und Sicherstellung zeitnaher Nachverfolgung
- Strikte Vertraulichkeit aller Angelegenheiten wahren
- Überwachung der wichtigsten Leistungskennzahlen (KPIs) für die Genfer Niederlassung; Erstellung von wöchentlichen/monatlichen Berichten
- Erleichterung interner Governance-Prozesse: Organisation von regionalen Managementausschusssitzungen, Verfolgung von Maßnahmen und Pflege von Protokollen und Nachverfolgungen
- Vermittler zwischen der Zentrale und dem Genfer Büro, Sicherstellung der Abstimmung zu Richtlinien, Kommunikation und Veränderungsinitiativen
- Unterstützung bei der Umsetzung lokaler Wachstumsstrategien unter Anleitung des Co-Market Head
- Identifikation von Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und digitalen Transformation
- Zusammenarbeit mit allen wichtigen internen Stakeholdern, einschließlich Compliance- und Rechtsabteilungen bei Bedarf, insbesondere bezüglich Dokumentation und Genehmigungen
IHR PROFIL
- Abschluss in Betriebswirtschaft, Internationale Beziehungen oder einem verwandten Bereich
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Position der Executive-Unterstützung oder Geschäftskoordination, vorzugsweise im Private Banking oder Finanzdienstleistungsbereich
- Nachgewiesene Fähigkeit, effektiv in einem Umfeld der Führungsebene mit Diskretion und Professionalität zu arbeiten
- Gutes Verständnis von Vermögensverwaltungs-Geschäftsmodellen, Organisationsstrukturen und den wichtigsten Leistungsfaktoren
- Fließend in Englisch und Französisch (schriftlich und mündlich); Deutschkenntnisse sind ein großer Vorteil
- Fortgeschrittene Kenntnisse in der Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Organisationstalent: Fähigkeit, mehrere Aufgaben effizient zu bewältigen und dabei Genauigkeit und Detailgenauigkeit zu wahren
- Initiative & Problemlösungskompetenz: Erkennt Bedürfnisse und schlägt Lösungen ohne ständige Aufsicht vor
- Kommunikationsfähigkeiten: Klarer, präziser und diplomatischer Kommunikator auf allen Ebenen und Kulturen
- Teamfähigkeit: Arbeitet sowohl eigenständig als auch im Team funktionsübergreifend gut zusammen
- Diskretion & Integrität: Geht mit vertraulichen Informationen äußerst sensibel und vertrauenswürdig um
Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung über unser Online-Bewerbungstool. Weitere interessante Stellenangebote finden Sie auf unserer Karriereseite .
Ist dies nicht ganz das, was Sie suchen? Richten Sie einen Job-Alert ein, indem Sie ein Kandidatenkonto hier erstellen.
