Administrative Assistenz (Geschäftsleitung und Generalsekretariat) 80-100%

Als solides und zukunftsorientiertes Unternehmen ist die Vaudoise einer der führenden Versicherer in der Schweiz. Treu zu ihrer genossenschaftlichen Natur und ihren Werten fördert sie die Schaffung eines gesunden, inklusiven und inspirierenden Arbeitsumfelds, ideal zur Entfaltung Ihres Talents.

Wir suchen eine dynamische administrative Assistenz (Geschäftsleitung und Generalsekretariat) zwischen 80 und 100%, die die Koordination, Organisation und Unterstützung aller administrativen, logistischen und organisatorischen Tätigkeiten innerhalb der Geschäftsleitung und des Generalsekretariats übernimmt.

Die Aufgaben, die Sie erwarten:

Laufende administrative Verwaltung

• Korrespondenz sicherstellen, eingehende Post sortieren und bearbeiten
• Besucher empfangen und Telefonanrufe verwalten
• Dokumente aktualisieren, Einladungen, Briefe und Dossiers verfolgen
• Elektronische Archivierung pflegen und als Business Travel CFF-Ansprechpartner fungieren

Rechnungsverwaltung

• Rechnungen im Zusammenhang mit Sitzungen, Reisen und Projekten kontrollieren, erfassen und bearbeiten

Organisation von Meetings

• Planung der Sitzungen des CEO, des Präsidenten und des Generalsekretariats in Outlook
• Logistik organisieren (Räume reservieren, Pausen/Mahlzeiten bestellen/benötigtes Material bereitstellen)
• Jahreskalender und Makropläne erstellen

Unterstützung bei internen Veranstaltungen

• Hilfe bei der Organisation von Seminaren, Konferenzen, Reisen, Generalversammlungen und Jahresendveranstaltungen

Beitrag zu CSR-Projekten

• Anfragen für Spenden analysieren und bearbeiten
• Nachhaltigkeitsbericht Korrektur lesen
• An der Organisation thematischer Sitzungen teilnehmen

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertig und mindestens drei Jahre Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsleitung
• Organisation, Priorisierung, Antizipation und gleichzeitige effiziente Verwaltung mehrerer Aufgaben
• Entwicklung eines starken Teamgeistes, Verkörperung eines tadellosen Servicegedankens und Gewährleistung absoluter Vertraulichkeit
• Fortgeschrittene Kenntnisse der Office-Tools, insbesondere Outlook, PowerPoint (zur Erstellung von Präsentationen), Word und Excel
• Flüssige Kommunikation dank ausgezeichneter sozialer Kompetenz
• Selbstständiges Arbeiten und Antizipation der Bedürfnisse der Geschäftsleitung
• Perfekte Kommunikation in Französisch, mündlich und schriftlich, sowie Deutschkenntnisse auf B2-Niveau
• Präzises und sicheres Verfassen von Texten

Was wir Ihnen bieten:

• Ein gesundes Arbeitsumfeld in einem genossenschaftlichen Unternehmen, zertifiziert als "Great Place to Work"
• Vielfältige Sozialleistungen, einschließlich flexibler Arbeitsorganisation
• Arbeit in einem dynamischen und leidenschaftlichen Team
• Menschliche Werte mit Fokus auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen digital (mit Lebenslauf, Motivationsschreiben, Kopien der Arbeitszeugnisse und Diplome).