Sekretär/in der Einheit für Verkehrsmedizin und -psychologie - 100%

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden, die 180 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2024 anzusehen, indem Sie  hier klicken.

Das  Departement für Gemeinschaftsmedizin und Erstversorgung  (DMCPR) hat den gesellschaftlichen Auftrag, allen den Zugang zu qualitativ hochwertiger Versorgung durch eine wohnortnahe Medizin zu ermöglichen, die Versorgung leichter medizinischer und chirurgischer Notfälle sicherzustellen, Prävention bei Bürgerinnen und Bürgern zu fördern, medizinisches Wissen für gerichtliche Untersuchungen bereitzustellen und die Gesundheit von Reisenden zu fördern.

Aufgrund seiner vielseitigen Kompetenzen hat das Romands Universitäres Zentrum für Rechtsmedizin (CURML) den Auftrag, alle Anfragen zu Gutachten oder Beratungen im Bereich der Rechtsmedizin, des Medizinrechts und der Dopinganalyse zu beantworten. Es ist im Genferseebogen angesiedelt und sein Kompetenzbereich erstreckt sich regional, national und international.

Stellenbeschreibung

Innerhalb der Einheit für Verkehrsmedizin und -psychologie (UMPT), die dem CURML angegliedert ist, empfangen, informieren und leiten Sie die Nutzerinnen und Nutzer weiter und verwalten die eingehenden Telefonanrufe.

Sie organisieren die Konsultationen, indem Sie den elektronischen Kalender der Ärzte verwalten und die Patientendossiers vorbereiten. Nach den Konsultationen sorgen Sie selbstständig und zügig für das Layout und den Versand von Gutachtenberichten. Bei Bedarf planen Sie ergänzende medizinische Untersuchungen.

Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie eigenständig die administrativen Tätigkeiten im Zusammenhang mit Ihrer Funktion durch, wie die Nachverfolgung der Patientendossiers, die Verwaltung der Post und der E-Mails, die Planung der Termine des Teams der Einheit (Ärzte und Psychologen) sowie die Fakturierung und Kontrolle der Zahlungen.

Sie zeigen Eigeninitiative bei der Erledigung logistischer Aufgaben, die im Sekretariatsalltag anfallen, wie zum Beispiel Bestellungen, Archivierung, Statistiken und Workflow-Management.

Innerhalb des Teams entwickeln Sie eine enge Zusammenarbeit mit Ihrer Sekretariatskollegin und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes während Abwesenheiten. 

Qualifikationen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder einen als gleichwertig anerkannten Abschluss und haben 2 bis 3 Jahre Erfahrung in der Leitung eines Sekretariats. Sie beherrschen die wissenschaftliche und juristische Terminologie. Eine vorherige Erfahrung in einer öffentlichen Einrichtung oder in einem akademischen oder rechtsmedizinischen Umfeld ist erwünscht.

Sie beherrschen Französisch ausgezeichnet in Wort und Schrift und verfügen über solide Schreibfähigkeiten. Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Im Umgang mit Computerprogrammen sind Sie sicher und verfügen über ein ECDL Advanced Niveau für Word oder sind bereit, die entsprechende Ausbildung zu absolvieren.

Flexibel und selbstständig zeigen Sie ein ausgezeichnetes Organisationstalent und können Prioritäten effizient managen. Sie sind offen für Veränderungen und schätzen die Teamarbeit.

Die Stelle erfordert eine bedeutende Tätigkeit im Empfang, sowohl physisch als auch telefonisch. Daher sind ein ausgeprägtes Kontakt-, Zuhör- und Servicebewusstsein sowie eine hohe Fähigkeit zur Interaktion mit unterschiedlichen Zielgruppen erforderlich. Schließlich zeigen Sie Diskretion und respektieren strikt die Vertraulichkeitsregeln, die mit dem Tätigkeitsbereich verbunden sind.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: so bald wie möglich
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100% 
• Funktionsklasse: 10-11 (je nach Ausbildungsvoraussetzungen)
• Vertragsart: unbefristet
• Bewerbungsfrist: 11.11.2025
• Kontakt für Auskünfte: Frau S. Fague, Sekretariatsleiterin des CURML Genf,  sandrine.fague@hug.ch

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Im Bestreben, die Bekämpfung der Arbeitslosigkeit zu unterstützen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.