Sekretär/in Koordinator/in - 80% bis 90%

Unternehmensbeschreibung

Mit über 12.000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Höhepunkte des Jahres 2024 hier zu entdecken.

Mit fast 1.100 Mitarbeitenden erfüllt die Psychiatrieabteilung eine dreifache Mission: Behandlung psychischer Störungen, Ausbildung und Forschung.

Die Abteilung hat die Aufgabe, zunehmend häufige und vielfältige Erkrankungen effektiv zu erkennen und zu behandeln, stets unter Berücksichtigung der Patienten und ihrer Angehörigen.

Die Abteilung bietet zudem eine qualitativ hochwertige Ausbildung für Studierende sowie für Ärzte in der Facharztausbildung, indem sie sie für psychologische, biologische und soziale Dimensionen sensibilisiert. Die Abteilung unterstützt auch eine qualitativ hochwertige Ausbildung in Psychotherapie.

Schließlich versucht die Abteilung, die Ursachen psychischer Störungen mithilfe der kognitiven und affektiven Neurowissenschaften zu verstehen, einem echten Aushängeschild des Genfer Standorts. Zu diesem Zweck betreibt sie patientenorientierte akademische und klinische Forschung auf hohem Qualitätsniveau.

Stellenbeschreibung

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit führen Sie ein medizinisches Sekretariat innerhalb eines multidisziplinären Teams gemäß den spezifischen institutionellen Richtlinien und IT-Anwendungen der HUG.

Sie übernehmen die telefonische und persönliche Patientenaufnahme und überprüfen deren administrative Daten, wobei Sie die geltenden institutionellen und medizinisch-rechtlichen Anforderungen sicherstellen.

Sie kümmern sich um die Eröffnung, Führung, Aktualisierung und Schließung der Patientenakten.
Sie verwalten und informieren über alle notwendigen Dokumentationen der digitalisierten, administrativen (unter DPA) und medizinischen Patientenakten (gegebenenfalls tippen Sie medizinische Berichte und Zusammenfassungen ambulanter Eingriffe des Tagesprogramms unter DPA). Sie erfassen und kontrollieren auch die Abrechnung der Leistungserbringer unter Opale.

Sie sind zudem für die vollständige Verwaltung der Berichte an verschiedene externe Partner (Versicherungen, Krankenkassen, OCAS, Gerichte usw.) in Koordination mit dem zuständigen Arzt (strikte Einhaltung der Fristen) sowie für den Material- und Formularbestand (unter E-Procurement/Qualiac) zuständig. Sie verfassen die laufende Korrespondenz und erledigen weitere spezifische Sekretariatsaufgaben.

Qualifikationen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung im Bereich medizinisches Sekretariat.

Sie haben erfolgreiche Erfahrung in der Führung eines medizinischen Sekretariats. Sie beherrschen die IT-Tools sehr gut (ECDL-Basisniveau in Word und Excel) sowie die bei den HUG verwendeten institutionellen Softwarelösungen wie DPI, DPA, OPALE, Winscribe und GRECO 2, e-Procurement, e-Process.

Sie beherrschen Französisch in Wort und Schrift perfekt und verfügen über ausgeprägte Schreibfähigkeiten. Medizinische Terminologie ist Ihnen leicht verständlich. Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Pünktlich, flexibel, selbstständig und zuverlässig verfügen Sie über Organisationstalent und Prioritätensinn und zeigen eine hohe Stressresistenz. Empathisch, schätzen Sie den menschlichen Kontakt und gehen taktvoll mit sensiblen Situationen um.

Sorgfältig, flexibel und schnell sind Sie in der Lage, eine hohe Arbeitsbelastung zu bewältigen, auch wenn Sie für verschiedene Anfragen stark beansprucht werden.

Sie sind motiviert, neues Wissen zu erwerben und sich in der Funktion zu engagieren. Sie zeigen Teamgeist.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: 01.12.2025
• Anzahl der Stellen: 4 Stellen für verschiedene Dienste
• Beschäftigungsgrad: 80% bis 90%
• Funktionsklasse: 10
• Vertragsart: unbefristet
• Bewerbungsfrist: 10.11.2025
• Kontakt für Auskünfte: Herr Yann Grichting, Verwaltungsleiter, Tel. 022 305 47 66

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG fördern Bewerbungen von Personen, die vom kantonalen Arbeitsamt kommen, im Rahmen ihres Engagements gegen Arbeitslosigkeit.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.