Rezeptionist / HR-Assistent

Kommen Sie und gestalten Sie Motion mit uns

Als Rezeptionist sind Sie ein integraler Bestandteil unseres Verwaltungsteams und arbeiten eng mit der Personalabteilung zusammen, um den täglichen Betrieb zu unterstützen und eine einladende, professionelle Atmosphäre für alle Besucher zu schaffen.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehört es, Gäste zu begrüßen und mit ihren Ansprechpartnern innerhalb von JE zu verbinden, Besprechungsräume vorzubereiten, eingehende Anrufe und Post zu verwalten sowie verschiedene administrative Aufgaben zu übernehmen.

Ihre Rolle ist entscheidend, um einen positiven ersten Eindruck bei Gästen und Kollegen zu gewährleisten und eine reibungslose interne Koordination zwischen den Abteilungen zu fördern.

Diese Stelle ist zunächst für bis zu sechs Monate befristet mit der Möglichkeit einer Verlängerung verfügbar.

Ihre Aufgaben werden sein:

• Gäste professionell begrüßen und willkommen heißen, relevante Informationen und Anleitungen bereitstellen

• Verwaltung der ein- und ausgehenden Post und Anrufe, einschließlich Koordination von Expresslieferungen

• Handhabung von Schlüsseln und Ausweisen einschließlich Rückgabekontrolle und Zugangsmanagement

• Überwachung der Besprechungsraum-Ausstattung und Reservierungen zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs

• Ausführung administrativer Aufgaben wie Unterstützung der Personalabteilung während der Onboarding-Tage, Mithilfe bei buchhaltungsbezogenen Tätigkeiten, Übersetzung von Dokumenten, Teilnahme an der Organisation verschiedener interner Veranstaltungen und Bestellung von Büromaterial

• Verwaltung von Reservierungen für Poolfahrzeuge und Koordination der jährlichen Wartung der Firmenfahrzeuge

• Aktualisierung und Gestaltung des wöchentlichen JE-Menüs in Deutsch, Englisch und Französisch

Unsere Anforderungen:

• Abgeschlossene Ausbildung oder kaufmännisches EFZ

• Nachgewiesene Erfahrung als Rezeptionist oder in administrativen Rollen

• Mittlere mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch, Deutsch und Französisch (verpflichtend)

• Ausgezeichnete organisatorische und planerische Fähigkeiten mit hoher Multitasking-Fähigkeit

• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie effektive mündliche und schriftliche Kommunikation

• Kenntnisse in Microsoft Office

Was wir bieten:

Seien Sie Teil eines internationalen und dynamischen Arbeitsumfelds. Sie arbeiten eng mit dem HR-Team zusammen und tragen durch Veranstaltungsmanagement und administrative Unterstützung bei. Wir bieten kontinuierliche Lern- und Weiterbildungsmöglichkeiten und fördern die Selbstentwicklung. Dies ist eine einzigartige Gelegenheit, das Gesicht unserer Organisation zu sein und zu einer reibungslosen und effizienten Arbeitsplatz-Erfahrung beizutragen.

Kommen Sie in unser globales, inklusives & diverses Team

Unser Ziel ist es, die Lebensqualität aller, die wir mit unseren innovativen Bewegungssystemen berühren, zu verbessern. Wir sind ein wirklich globales Team, das durch gemeinsame Werte verbunden ist. Unsere Kultur basiert auf der Vielfalt, dem Wissen, den Fähigkeiten, der Kreativität und den Talenten, die jeder Mitarbeiter in das Unternehmen einbringt. Unsere Mitarbeiter sind das wertvollste Gut unseres Unternehmens. Wir verpflichten uns, einen inklusiven, vielfältigen und gerechten Arbeitsplatz zu schaffen, an dem Mitarbeiter unterschiedlicher Herkunft sich wertgeschätzt und respektiert fühlen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Rasse, ethnischer Zugehörigkeit oder religiösem Hintergrund. Wir setzen uns dafür ein, unsere Mitarbeiter zu inspirieren, zu wachsen, Verantwortung zu übernehmen und Erfüllung sowie Sinn in ihrer Arbeit zu finden.