Sekretär/in der Immobilienleitung - 90%

Über den Job

Sekretär/in der Immobilienleitung - 90%

• Teilzeit
• Vertragsart HUG: unbefristet
• Abteilung: Immobilienleitung

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden in 160 Berufen sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Institution. Für weitere Informationen über unsere Institution nehmen Sie sich bitte einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 durch Klicken hier zu konsultieren.

Die Stelle ist der Immobilienleitung (DI) zugeordnet, deren Aufgabe es ist, eine Strategie für den Immobilienbestand zu definieren, die Kohärenz der Überwachung großer Projekte gemäß dem Krankenhaus-Leitbild 2022-2040 in enger Partnerschaft mit den wichtigsten Staatsdiensten, die dem Departement für Territorium, dem Departement für Infrastruktur und dem Departement für Gesundheit angegliedert sind, zu entwickeln, die Flächenüberwachung und zukünftige Planung zu optimieren und gleichzeitig einen reibungslosen Betrieb der Dienste zu gewährleisten. Über 230 Fachkräfte erfüllen täglich ihre Aufgaben mit hoher Anspruchshaltung, Serviceorientierung und Umweltverantwortung.

Stellenbeschreibung

Als Sekretär/in unterstützen Sie den Standortleiter und sein Team bei der administrativen Verwaltung des Bereichs.

In diesem Sinne übernehmen Sie eigenständig die Aufgaben eines technischen Sekretariats, das mehrere Berufsgruppen umfasst, und gewährleisten eine reibungslose und qualitativ hochwertige Kommunikation mit allen Partnern.

Im Alltag organisieren und sichern Sie den Betrieb des Sekretariats (Post, Telefon, Ablage, Archivierung, Logistik, Terminplanung, Wirtschaftsbüro). Sie verfassen, lesen Korrektur, korrigieren und formatieren verschiedene Dokumente und bereiten Sitzungen vor und organisieren diese.

Sie verteilen die Dokumente an die betreffenden Ansprechpartner und verfolgen die Entscheidungen nach. Sie befolgen die institutionellen Richtlinien, achten auf die Einhaltung interner Verfahren und aktualisieren die Dokumentation, die Verfahren sowie die Intranetseite des Bereichs.

In Ihrer Rolle als Sekretär/in erfassen Sie Anfragen in Cegid und Carl, verfolgen deren Fortschritt und Status und erinnern bei Bedarf nach.

Sie kontrollieren und verwalten Bestellungen, nehmen Dokumente entgegen und bereiten Rechnungen zur Freigabe vor. Sie nehmen an Sitzungen und Arbeitsgruppen teil, machen Notizen und verfassen Protokolle.

Sie recherchieren die notwendigen Informationen intern oder extern für Projekte und ordnen, archivieren und dokumentieren technische Akten (Tabellen, Berichte, Statistiken, technische Datenblätter).

Sie sind auch administrativ verantwortlich für die Erfassung und Nachverfolgung von Abwesenheiten in unserer Software Vision-RH (Krankheit, Unfall, Bereitschaft, Urlaub, Weiterbildung).

Sie verwalten Spesenabrechnungen, Weiterbildungsanträge und personalbezogene Dokumente und übernehmen die administrative Verwaltung der vor Ort tätigen Unternehmen (Ausweise, Schlüssel, erforderliche Dokumente).

Sie erfassen und verwalten die für den reibungslosen Betrieb des Bereichs notwendigen Dokumente elektronisch.

Qualifikationen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder einen als gleichwertig anerkannten Abschluss.

Sie haben 3 bis 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem technischen Umfeld.

Sie besitzen ausgezeichnete schriftliche und mündliche Französischkenntnisse.

Sie beherrschen die IT- und Büroanwendungen sehr gut mit ECDL Advanced Niveau für Word und Standard für Excel.

Sie zeichnen sich durch Genauigkeit, Selbstständigkeit, Prioritätensinn aus und arbeiten gerne im Team in einem anspruchsvollen Umfeld.

Zusätzliche Informationen

• Eintritt: nach Vereinbarung
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 90%
• Funktionsklasse: 11
• Vertrag: unbefristet
• Bewerbungsschluss: 22.02.2026
• Kontakt für Auskünfte: Herr Gianni Caputo, Bereichsleiter, gianni.caputo@hug.ch

Die Möglichkeit eines Homeoffice-Tages ist denkbar.

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Im Bestreben, Arbeitslosigkeit zu bekämpfen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.