Medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär für leitende Ärztin und leitenden Arzt der onkogynäkologischen Einheit - 80%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 12.000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2024 anzusehen, indem Sie hier klicken.

Die Onkologieabteilung betreut diagnostisch und therapeutisch erwachsene Patientinnen und Patienten mit Krebserkrankungen und begleitet die Patientinnen und Patienten sowie deren Angehörige. Ziel ist es, den Zugang zur besten Krebsbehandlung zu gewährleisten, angepasste Pflege anzubieten und die Bedürfnisse der hospitalisierten Patientinnen und Patienten vorauszusehen (Knochenmarktransplantation, Zelltherapie, Immuntherapie usw.). Gleichzeitig ermöglicht das Krebszentrum eine koordinierte, bereichsübergreifende Aktivität zur Krebsproblematik zwischen den Diensten und Abteilungen.

Es umfasst 4 Dienste (Hämatologie, Onkologie, Präzisionsonkologie und Radioonkologie) und besteht aus etwa 300 Mitarbeitenden.

Stellenbeschreibung

Sie sind verantwortlich für die administrative Assistenz und Unterstützung von zwei leitenden Ärzten, darunter eine Einheitsleiterin, für alle administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit klinischer, akademischer und Forschungsaktivität.

Sie empfangen Patientinnen und Patienten, Mitarbeitende, Besucherinnen und Besucher sowie Nutzerinnen und Nutzer persönlich, professionell und zuvorkommend.

Sie verwalten die Terminplanung für einfache und komplexe medizinische Konsultationen im elektronischen Kalender und organisieren ergänzende Untersuchungen inklusive Terminvereinbarung, während Sie den Verlauf der medizinischen Akte und der Patientin oder des Patienten überwachen.

Parallel dazu bearbeiten Sie die gesamte Korrespondenz (verschiedene medizinische Berichte, Korrekturen und Layouts wissenschaftlicher Dokumente) sowie die auf- und absteigende Kommunikation der beiden leitenden Ärzte, indem Sie Informationen filtern und priorisieren.

Sie organisieren Dienstreisen, Anmeldungen zu Fortbildungen und erledigen die damit verbundenen Kostenerstattungsanträge.

Sie beteiligen sich an der Organisation von Sitzungen, Kolloquien und Konferenzen und übernehmen die Protokollführung und -transkription.

Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie eigenständig administrative Tätigkeiten im Zusammenhang mit Ihrer Funktion durch, wie interne/externe Telefonverwaltung, gemeinsame E-Mail-Bearbeitung, Zeiterfassung, Urlaubsvertretungsplanung, Bearbeitung der internen/externen Post, Materialbestellungen und komplexe Rechnungsbearbeitung (Labor, Forschung, UNIGE, Advisory Board und andere).

Im Geist der Zusammenarbeit und Kohäsion pflegen Sie enge Beziehungen zu Ihren Kolleginnen und Kollegen des Brustzentrums. Allgemein ermöglichen Ihnen Ihr Dienstleistungssinn, Ihre Flexibilität und Vielseitigkeit, effizient auf die verschiedenen Anforderungen des Sekretariats zu reagieren.

Qualifikationen

Sie verfügen über eine kaufmännische Matura oder eine kaufmännische Lehre (EFZ) und eine weiterführende administrative Ausbildung, z.B. eidgenössisches Diplom als Assistentin oder Assistent der Geschäftsleitung.

Sie haben mindestens 5 Jahre erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Position. Kenntnisse in akademischen und Forschungsaktivitäten sind von Vorteil.

Sie beherrschen Französisch mündlich und schriftlich perfekt und verfügen über ausgeprägte Schreibfähigkeiten. Medizinische Terminologie ist Ihnen leicht verständlich.

Sie beherrschen mindestens eine Fremdsprache, Englisch oder Deutsch auf Niveau B2, und haben Kenntnisse in einer weiteren Sprache.

Sie besitzen das ECDL-Standardzertifikat für Web und Fortgeschrittenen-Niveau für Word, Excel, PowerPoint und sehr gute Kenntnisse der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, E-Procurement, OPALE, GRECO2, Winscribe, VRH).

Sie sind eine dynamische, sorgfältige und methodische Person mit ausgeprägtem Organisationstalent, Eigeninitiative und Planungsfähigkeit. Dank Ihrer Vielseitigkeit können Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen (Prioritätenmanagement, Anfragenhierarchisierung, Flexibilität).

Schließlich zeigen Sie Diskretion und Respekt für die Vertraulichkeit.

Tägliche Anwesenheit wird gewünscht.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: 01.01.2026
• Anzahl Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 12
• Vertrag: 80% unbefristet + 20% befristet (jährlich verlängerbar)
• Bewerbungsfrist: 04.11.2025
• Auskunft: Frau A. Adjini, Leiterin Sekretariat D-ONCO, Tel. 079 553 08 60

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG fördern Bewerbungen von Personen, die vom kantonalen Arbeitsamt vermittelt werden, im Kampf gegen Arbeitslosigkeit.

Nur Bewerbungen über die Rekrutierungsplattform werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.