Spezialist, Veranstaltungsmanagement

Bitte beachten Sie: Für diese Position ist gemäß Unternehmensrichtlinie die Fähigkeit erforderlich, 3 Tage pro Woche vor Ort zu arbeiten.

Das Weltwirtschaftsforum, das sich der Verbesserung des Zustands der Welt verschrieben hat, ist die Internationale Organisation für öffentlich-private Zusammenarbeit.

Das Forum bringt die führenden politischen, wirtschaftlichen und anderen gesellschaftlichen Führungspersönlichkeiten zusammen, um globale, regionale und branchenspezifische Agenden zu gestalten.

Warum wir rekrutieren

Das Weltwirtschaftsforum bietet seinen Interessengruppen eine Plattform, um sich mit dem Forum, untereinander und der Öffentlichkeit durch persönliche und virtuelle Veranstaltungen auszutauschen. Die Global Programming Group ist das Team, das für die Betreuung der erstklassigen Veranstaltungen des Forums verantwortlich ist und sich der Bereitstellung einer konsistenten Veranstaltungsarchitektur und -dienstleistungen widmet, um das Wertversprechen und die Wirkungsagenda des Forums zu unterstützen. Dies erreicht sie, indem sie die wichtigsten Veranstaltungen des Forums im Dienste der Wirkung gestaltet, modernste Erkenntnisse einbindet, neuartige Interaktionen und Erlebnisse bietet und Designrahmen und Werkzeuge entwickelt, die die Wirkungsziele des Forums unterstützen.

Berichtslinien & Interaktionen

Der Spezialist für Veranstaltungsmanagement berichtet an einen der Teamleiter des Veranstaltungsmanagements innerhalb der Global Programming Group und arbeitet eng mit anderen Teamleitern und Spezialisten des Veranstaltungsmanagements sowie mit weiteren Mitarbeitern der Gruppe und der gesamten Institution bei der Planung und Koordination von Veranstaltungen zusammen.

Aufschlüsselung der Hauptverantwortlichkeiten

Veranstaltungsmanagement:

• Betreuung der erstklassigen Veranstaltungen des Forums, Bereitstellung konsistenter Architektur- und Lieferdienste und Sicherstellung, dass alle Veranstaltungen einen einheitlichen Exzellenzstandard erfüllen.
• Mitwirkung an der Entwicklung von Produktionsrahmen, Strukturen, Prozessen und Werkzeugen für Veranstaltungen zur Unterstützung der strategischen Ausrichtung des Forums.

Veranstaltungslogistik:

• Entwicklung, Planung und Durchführung von Veranstaltungslogistikdiensten in Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern. Die Verantwortlichkeiten variieren je nach Veranstaltung und konzentrieren sich auf einen oder mehrere der folgenden Bereiche:
  • Programm-Logistik: Koordination der Sitzungslogistik und Veranstaltungsorte, einschließlich Aufbau, technischer Anforderungen, Catering, Dolmetschen und Codierung in unserer internen Plattform. Klare Unterstützung und Richtlinien für Organisationsteams bereitstellen, Fortschritte verfolgen, Änderungen verwalten und Informationen sowie Updates mit internen Teams und Dritten teilen.
  • Speisen & Getränke: Überwachung der Catering-Arrangements für Teilnehmer und Mitarbeiter, einschließlich spezieller Empfänge.
  • Teilnehmerlogistik: Koordination von Unterkunftsarrangements und Fluglogistik mit verschiedenen Beteiligten.
  • Mitarbeiterlogistik: Koordination aller mit der Mitarbeiterlogistik verbundenen Aufgaben, einschließlich Registrierung von Mitarbeiterkontingenten, Flug- und Visumsarrangements, Mitarbeiterunterkünften sowie interner und externer Kommunikation.
  • Teilnehmer: Koordination der Rekrutierung, Bewertung des internen Bedarfs, Organisation logistischer Arrangements und Schulung externer Mitarbeiter für Vor-Ort-Unterstützungsrollen wie Sitzungssteuerung und verschiedene Hospitality-Dienste.
  • Transport: Planung und Koordination der Transportlogistik, einschließlich Flughafenempfang, VIP-Services, Beschilderung und Karten.
  • Fracht: Koordination des Transports von Veranstaltungsunterlagen und -ausrüstung.
  • Nachhaltigkeit: Umsetzung nachhaltiger Praktiken bei der Veranstaltungsplanung und -durchführung zur Minimierung von Umweltauswirkungen und Abfall.

Projektmanagement:

• Unterstützung bei der Veranstaltungsplanung und -produktion.
• Sicherstellung, dass wichtige Ergebnisse innerhalb von Fristen und Budget erreicht werden.
• Beitrag zu Analysen zur Unterstützung faktenbasierter Entscheidungen, auch in unklaren Umgebungen.
• Koordination mit internen Teams (Geschäft, Regierung, Programm-Inhalte, Medien, Live-Produktion, IT, Sicherheit) und externen Stakeholdern (lokale Behörden, Anbieter, Partner).
• Durchführung von Beschaffung und Vertragsabschlüssen für veranstaltungsbezogene Dienstleistungen.
• Verständnis und Anwendung sicherheitsrelevanter Prinzipien.
• Unterstützung bei internen Schulungen zu Veranstaltungsabläufen, Best Practices und Werkzeugen.
• Organisation und Moderation interner und externer Meetings mit wichtigen Dienstleistern.
• Beitrag zu Nachbesprechungen und Datenanalysen nach Veranstaltungen zur Prozessverbesserung.

Der erfolgreiche Kandidat wird bewertet anhand

• Makelloser Projekt- und Budgetmanagementfähigkeiten mit proaktivem Ansatz zur Aktualisierung von Veranstaltungsvorlagen und -methoden.  
• Effektiver zwischenmenschlicher und moderativer Fähigkeiten, einschließlich mündlicher und schriftlicher Kommunikation sowie Präsentationsfähigkeiten für interne und externe Zielgruppen.

Bevorzugte Anforderungen und Erfahrungen

• Ein Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Medien, Kommunikation, Veranstaltungsmanagement, Gastgewerbe oder anderen relevanten Bereichen.
• 3+ Jahre relevante Berufserfahrung in globalen Präsenzveranstaltungen, idealerweise mit Einbindung von Geschäfts-, Regierungs- und Non-Profit-Publikum in internationalen Umgebungen.
• Nachgewiesene Erfahrung in einem multikulturellen, hochgradig kollaborativen und schnelllebigen Arbeitsumfeld; Flexibilität und die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Mehrdeutigkeit zu akzeptieren, sind ein Muss.
• Nachgewiesene Erfahrung im Change Management und Stakeholder-Management.
• Zeigt einen proaktiven Ansatz zur Identifizierung von Innovations- und Verbesserungsmöglichkeiten in Veranstaltungsmanagementprozessen. Sucht konsequent nach neuen Ideen und Methoden zur Steigerung der Qualität und Effizienz von Veranstaltungen, um sicherzustellen, dass sie den Standards und Zielen des Forums entsprechen.
• Problemlösungsorientierte, proaktive und serviceorientierte Denkweise mit exzellenten Kommunikations-, Projektmanagement-, Koordinations- und Organisationsfähigkeiten, Detailgenauigkeit, Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit und Teamarbeit. Keine Aufgabe ist zu groß oder zu klein.
• Bevorzugt fundierte Kenntnisse in Salesforce sowie gute Beherrschung von Microsoft Office-Anwendungen und Projektmanagement-Tools.
• Fließend in Englisch mit exzellenten schriftlichen, digitalen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten; Kenntnisse weiterer Sprachen, einschließlich Deutsch und/oder Französisch, sind von Vorteil.

Warum beim Forum arbeiten:

Das Forum ist der Überzeugung, dass Fortschritt durch das Zusammenbringen von Menschen aus allen Lebensbereichen entsteht, die den Antrieb und Einfluss haben, den Zustand der Welt zu verbessern, indem sie Bewusstsein und Zusammenarbeit fördern, Denkweisen und Agenden gestalten und kollektives Handeln vorantreiben. Werden Sie Teil davon und werden Sie ein Motor für positiven Wandel!