Verwaltungsassistent (IR-DS-RH-2025-180-LD)

Unternehmensbeschreibung

Bei CERN , der Europäischen Organisation für Kernforschung, erforschen Physiker und Ingenieure die grundlegende Struktur des Universums. Mit den weltweit größten und komplexesten wissenschaftlichen Instrumenten untersuchen sie die Grundbausteine der Materie – fundamentale Teilchen, die mit nahezu Lichtgeschwindigkeit zusammenstoßen. Dieser Prozess liefert Physikern Hinweise darauf, wie Teilchen interagieren, und bietet Einblicke in die grundlegenden Naturgesetze. 

Stellenbeschreibung

Einleitung

Sind Sie eine gewissenhafte und dynamische Verwaltungsassistentin bzw. ein gewissenhafter und dynamischer Verwaltungsassistent und suchen eine Position in einem internationalen Umfeld? Verfügen Sie über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Französisch? Dann schließen Sie sich dem CERN-Ansprechpartner für diplomatische Beziehungen mit den Behörden der Gaststaaten (Frankreich und Schweiz) an und leisten Sie Ihren Beitrag zum effektiven Funktionieren der Organisation.

Sie werden der Abteilung für Beziehungen zu den Gaststaaten (IR-DS-RH) im Bereich Internationale Beziehungen beitreten, die mit den öffentlichen Verwaltungen der Gaststaaten zusammenarbeitet und eng mit allen CERN-Abteilungen sowie den anderen Diensten der Organisation kooperiert.

Aufgaben

Als Verwaltungsassistent/in werden Sie:

• Umfassende administrative Unterstützung für die Abteilung IR-DS-RH leisten, einschließlich Terminverwaltung, Korrespondenz und Dienstreiseorganisation.
• Interne und externe Meetings, Veranstaltungen und Besuche organisieren.
• E-Mails, Briefe, Protokolle und Präsentationen mit Office-Softwaretools verfassen.
• Die Archivierung relevanter Informationen und Unterlagen durchführen.
• Offizielle Informationen einholen und empfangen, bei der Erstellung, Korrektur, Nachverfolgung und Verteilung offizieller Dokumente unterstützen.
• Eng mit CERN-Abteilungen und Ansprechpartnern in den französischen und schweizerischen öffentlichen Verwaltungen bei Situationen zusammenarbeiten, die Interaktionen mit den Gaststaaten erfordern, wie z. B. Visaangelegenheiten.
• Offizielle Informationen für interne und externe Ansprechpartner in Bezug auf die Regeln und Verfahren der Organisation bereitstellen.

Qualifikationen

Höherer Verwaltungsabschluss oder gleichwertige relevante Erfahrung im Bereich Verwaltung, Recht, internationale Beziehungen oder einem verwandten Gebiet.

Erfahrung:

• Nachgewiesene Erfahrung in der administrativen Arbeit im Teamumfeld, idealerweise in einem schnelllebigen internationalen Umfeld.
• Frühere Erfahrung in paralegalen oder rechtlichen Verwaltungsfunktionen wird als großer Vorteil angesehen.

Technische Kompetenzen:

• Sekretariatsarbeit;
• Kenntnisse in Office-Softwarepaketen: (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Textbearbeitung und Korrekturlesen;
• Kenntnisse administrativer Regeln und Verfahren;
• Kundenservice;
• Organisation und Management von Veranstaltungen.

Verhaltenskompetenzen:

• Verantwortungsbewusstsein zeigen: gewissenhaft und zuverlässig arbeiten; Versprechen einhalten.
• Ergebnisse erzielen: qualitativ hochwertige Arbeit termingerecht liefern und Erwartungen erfüllen.
• Flexibilität zeigen: sich schnell und einfallsreich an wechselnde Prioritäten und Anforderungen anpassen.
• Teamarbeit: konstruktive und effektive Arbeitsbeziehungen aufbauen und pflegen.
• Effektive Kommunikation: anderen rechtzeitig Informationen bereitstellen.

Sprachkenntnisse:

Fließend in Wort und Schrift in Englisch und Französisch.

Zusätzliche Informationen

Berechtigung und Bewerbungsschluss:

Vielfalt ist seit der Gründung ein integraler Bestandteil der Mission von CERN und ein fest verankerter Wert der Organisation. Die Beschäftigung einer vielfältigen Belegschaft ist zentral für unseren Erfolg. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Mitgliedstaaten und assoziierten Mitgliedstaaten .

Diese Stelle wird so bald wie möglich besetzt, und Bewerbungen sollten uns in der Regel spätestens bis zum 21.09.2025 um 23:59 CEST erreichen.

Beschäftigungsbedingungen

Vertragsart: Befristeter Vertrag (2 Jahre). Unter bestimmten Bedingungen können Inhaber befristeter Verträge sich auf eine unbefristete Stelle bewerben.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche

Jobstufe: 3-4

Referenznummer der Stelle: IR-DS-RH-2025-180-LD

Benchmark-Stellenbezeichnung: Persönliche/r Assistent/in / Teamassistent/in