Leitende Sekretärin im Klinischen Chemiedienst

Über den Job

Medizintechnisch

Leitende Sekretärin im Klinischen Chemiedienst

Der Klinische Chemiedienst des CHUV sucht eine erfahrene leitende Sekretärin zur direkten Unterstützung der leitenden Ärztin bei der organisatorischen, administrativen und bereichsübergreifenden Steuerung des Dienstes, mit einem Beschäftigungsgrad zwischen 80 % und 100 %, mit einem geplanten Eintritt am 1. März 2026.

Kontext

Das Universitätsspital Waadt (CHUV) ist eines der 5 Schweizer Universitätsspitäler. Dank seiner Zusammenarbeit mit der Fakultät für Biologie und Medizin der Universität Lausanne und der EPFL spielt das CHUV eine führende Rolle in den Bereichen medizinische Versorgung, medizinische Forschung und Ausbildung.

Der Klinische Chemiedienst (CCL) hat die Aufgabe, rund um die Uhr für die Dienste des CHUV und externe Kunden eine Auswahl an Analysen durchzuführen und dabei die Qualität der Ergebnisse sicherzustellen. Er beteiligt sich auch an der Lehre und klinischen Forschung der Institution.

Aufgaben

• Sie unterstützen die Dienstleiterin und tragen aktiv zur administrativen und organisatorischen Steuerung des Dienstes bei, einschließlich der Führung des Sekretariatsteams
• Sie tragen dazu bei, eine klare, verlässliche und strukturierte Organisation in einem komplexen institutionellen Umfeld sicherzustellen
• Sie koordinieren bereichsübergreifende Dossiers des Dienstes und bereiten die Leitungssitzungen vor (Tagesordnungen, Protokolle, Nachverfolgung der Entscheidungen)
• Sie unterstützen die administrative und finanzielle Verwaltung des Dienstes in enger Zusammenarbeit mit der Dienstleiterin und den zuständigen Diensten
• Sie steuern und koordinieren die administrativen HR-Prozesse des Dienstes (Einstellungen, Austritte, Fristen) in Verbindung mit den zuständigen Instanzen
• Sie tragen zu einer strukturierten internen Kommunikation mit organisatorischem Charakter bei
• Sie bereiten institutionelle Dokumente vor und strukturieren diese (Notizen, Unterlagen, Korrespondenz)
• Sie führen und überwachen die zwei Sekretärinnen des Dienstes und sorgen für die Organisation und Priorisierung ihrer Tätigkeiten.

Profil

• Sie verfügen über ein eidgenössisches Fähigkeitszeugnis (EFZ) als Kauffrau oder einen als gleichwertig anerkannten Abschluss
• Sie besitzen das Diplom als Direktionsassistentin, was von Vorteil ist.
• Sie verfügen über eine nachgewiesene Erfahrung (≥ 5 Jahre) in einer Funktion als leitende Sekretärin oder administrativen Koordinatorin in einem komplexen institutionellen Umfeld (Spital, akademisch, öffentlich oder gleichwertig)
• Sie sind vielseitig, dynamisch und organisiert und verfügen über gute Fähigkeiten im Prioritätenmanagement
• Sie besitzen ausgezeichnete schriftliche und orthografische Fähigkeiten in Französisch und gute Englischkenntnisse
• Sie haben Service- und Kommunikationsbewusstsein, und Ihre sozialen Kompetenzen ermöglichen es Ihnen, die Schnittstelle zwischen verschiedenen Gesprächspartnern zu gewährleisten und ein kleines Verwaltungsteam zu führen
• Sie beherrschen die IT-Tools oder verfügen über die nachgewiesene Fähigkeit, sich schnell komplexe institutionelle Werkzeuge anzueignen
• Sie zeigen berufliches Verantwortungsbewusstsein, Ihre Proaktivität, Flexibilität und Genauigkeit sind unbestritten.

Je nach Profil liegt die Lohnklasse zwischen Stufe 7 und Stufe 8.

Wir bieten

Als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter des Universitätsspitals Waadt profitieren Sie von:

• Erstklassigen Sozialleistungen, 20 Tagen Vaterschaftsurlaub und 4 Monaten Mutterschaftsurlaub (mit der Möglichkeit eines zusätzlichen Monats Stillzeiturlaub)
• Regelmäßigen und verantwortungsgerechten Gehaltssteigerungen
• Einem 13. Monatsgehalt und 25 Urlaubstagen pro Jahr
• Mindestens drei Weiterbildungstagen pro Jahr mit Zugang zu einem vielfältigen Angebot im Ausbildungszentrum des CHUV und den Partner-Ausbildungszentren des Kantons Waadt
• Erleichtertem Zugang zu einem der 500 möblierten Wohnungen in den umliegenden Quartieren für Personen, die aus dem Ausland in die Schweiz ziehen
• Sozialen, kulturellen und wirtschaftlichen Vorteilen für Mitglieder des Vereins H-Oxygène
• Vorteilen im Rahmen des Mobilitätsplans (Rabatte auf Abonnements des öffentlichen Verkehrs, Förderung von "Mobility"-Fahrzeugen und Rabatte beim Kauf von Elektrofahrrädern)
• Hotel-Qualitätskantinen in jedem der Spitalgebäude mit Vorzugspreisen.

Kontakt und Bewerbung

Kontakt für Informationen zur Funktion: Dr. Nazanin Sédille, leitende Ärztin, unter 021 314 41 50 oder Frau Samantha Jilek Terrasse, stellvertretende Dienstleiterin, unter 021 314 41 51.

Da alle Bewerbungen elektronisch bearbeitet werden, bitten wir Sie, sich ausschließlich online zu bewerben, indem Sie auf die Schaltfläche BEWERBEN am Ende der Anzeige klicken.

Bei Schwierigkeiten mit der Online-Bewerbung können Sie unsere Anleitung zum Online-Bewerbungsverfahren konsultieren. Sollten Sie aus technischen Gründen nicht online bewerben können, wenden Sie sich bitte an unsere Rekrutierungseinheit, die Sie bei Ihrem Vorgehen unterstützt, entweder per E-Mail an e.recrutement@chuv.ch oder telefonisch unter 021 314 85 70.

Das CHUV wendet die höchsten Qualitätsanforderungen bei seinen Rekrutierungsprozessen an. Zudem legen wir großen Wert auf die Förderung der Vielfalt unserer Mitarbeitenden, achten auf unterschiedliche Lebenswege und setzen alles daran, Gleichbehandlung zu gewährleisten und Diskriminierung zu vermeiden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Wir bitten Personalvermittlungsagenturen, zu beachten, dass Bewerbungen, die direkt über unsere Rekrutierungsplattform eingereicht werden, nicht akzeptiert werden und nicht in Rechnung gestellt werden können. Vielen Dank für Ihr Verständnis.