Verwaltungsassistent (EP-AGS-2026-85-LD)

Unternehmensbeschreibung

Bei CERN , der Europäischen Organisation für Kernforschung, erforschen Physiker und Ingenieure die grundlegende Struktur des Universums. Mit den weltweit größten und komplexesten wissenschaftlichen Instrumenten untersuchen sie die Grundbausteine der Materie – fundamentale Teilchen, die mit nahezu Lichtgeschwindigkeit aufeinanderprallen. Dieser Prozess liefert Physikern Hinweise darauf, wie Teilchen interagieren, und bietet Einblicke in die grundlegenden Naturgesetze. 

Stellenbeschreibung

Einführung

Werden Sie Teil der Abteilung Experimentelle Physik am CERN als Verwaltungsassistent im Nutzerbüro, wo Sie Gastwissenschaftler durch die Verwaltung von Registrierungen, Verträgen und offiziellen Dokumenten unterstützen und gleichzeitig einen erstklassigen Kundenservice bieten. Sie sorgen für reibungslose administrative Abläufe, indem Sie Anfragen bearbeiten, Aufzeichnungen und Datenbanken pflegen, Korrespondenz vorbereiten und die Integration der Wissenschaftler gemäß den CERN-Verfahren erleichtern.

Aufgaben

• Bieten Sie Kundenservice für CERN-Gastwissenschaftler im Nutzerbüro, insbesondere bei der Registrierung und Integration bei Ankunft.
• Verwalten Sie tägliche administrative Aufgaben, einschließlich Registrierungen, Personalverträgen und Dokumentationen des Gaststaates (Anfragen und Verlängerungen).
• Agieren Sie als zentraler Ansprechpartner für besuchende Wissenschaftler (persönlich, per E-Mail und Telefon).
• Nutzen Sie elektronische Werkzeuge zur Bearbeitung von Registrierungen und Pflege von Aufzeichnungen.
• Erbringen Sie allgemeine administrative Unterstützung gemäß den CERN-Regeln und -Verfahren.
• Sichern Sie die Bearbeitung, Nachverfolgung und Kontrolle verschiedener administrativer elektronischer und papierbasierter Dokumente sowie die Archivierung von Aufzeichnungen.
• Geben Sie alle relevanten Informationen in die entsprechenden CERN-Datenbanken ein.
• Bereiten Sie Korrespondenz und Dokumentationen nach Anforderungen vor, einschließlich Protokollführung.
• Vertreten Sie andere Teammitglieder bei deren Abwesenheit.

Qualifikationen

Technisches Zertifikat oder allgemeine Sekundarschulbildung oder gleichwertige relevante Erfahrung im Bereich allgemeine administrative Unterstützung oder einem verwandten Gebiet.

Erfahrung:

• Nachgewiesene Erfahrung im administrativen Dienst oder Sekretariat, vorzugsweise mit Serviceleistungen für eine große Gemeinschaft von Kunden aus verschiedenen Ländern.
• Erfahrung in der Interpretation von Regeln und Verfahren sowie deren Anwendung.
• Versiert im Umgang mit einer Vielzahl moderner Büro-Computertools und Fähigkeit zur Pflege und Archivierung von Daten und Dokumenten.
• Erfahrung im Kundenservice und Support.

Technische Kompetenzen:

• Kundenservice.
• Archivierung und Dokumentenmanagement.
• Sekretariatsarbeit.
• Verwendung von Bürosoftwarepaketen.
• Kenntnisse administrativer Regeln und Verfahren.

Verhaltenskompetenzen:

• Ergebnisorientierung: schnelle und effiziente Dienstleistung unter Berücksichtigung der Kundenbedürfnisse.
• Beziehungsaufbau: Höflichkeit und Rücksichtnahme im Umgang mit anderen.
• Teamarbeit: erkennen, wann Teamarbeit erforderlich ist, um die besten Ergebnisse zu erzielen; andere entsprechend einbeziehen und Informationen teilen.
• Effektive Kommunikation: sicherstellen, dass die Botschaft gut verstanden wurde.
• Flexibilität zeigen: Bereitschaft, an verschiedenen Projekten gleichzeitig zu arbeiten.

Sprachkenntnisse:

Gesprochene und geschriebene Englischkenntnisse mit der Bereitschaft, Französisch zu lernen.

Zusätzliche Informationen

Berechtigung und Bewerbungsfrist:

Vielfalt ist seit der Gründung ein integraler Bestandteil der Mission des CERN und ein fest verankerter Wert der Organisation. Die Beschäftigung einer vielfältigen Belegschaft ist zentral für unseren Erfolg. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Mitgliedstaaten und assoziierten Mitgliedstaaten .

Diese Stelle wird so bald wie möglich besetzt, und Bewerbungen sollten uns in der Regel spätestens bis zum 07.05.2026 um 23:59 CEST erreichen.

Beschäftigungsbedingungen

Vertragsart: Befristeter Vertrag (3 Jahre). Unter bestimmten Bedingungen können Inhaber befristeter Verträge eine unbefristete Stelle beantragen.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche

Arbeitsflexibilität: Vollständig vor Ort

Jobstufe: 3-4

Referenznummer der Stelle: EP-AGS-2026-85-LD

Arbeitsbereich: Unterstützungsdienste (Finanzen, Personal, Recht, Beschaffung)

Benchmark-Stellenbezeichnung: Persönliche/r Assistent/in / Teamassistent/in

Globale Vorteile

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt  (steuerfrei), das mit Ihren relevanten Berufsjahren steigt.
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen Jahresabschluss.
• Abdeckung durch das umfassende Krankenversicherungssystem des CERN (für Sie, Ihren Ehepartner und Ihre Kinder) sowie Mitgliedschaft im CERN-Pensionsfonds.
• Familien-, Kinder- und Säuglingszulagen je nach individueller Situation.
• Ein Umzugspaket (Installationszuschuss, Umzug, Reisekosten) je nach individueller Situation.
• Möglichkeit, den Vertrag auf bis zu 8 Jahre zu verlängern + Anspruch auf unbefristete Anstellung.

Überblick über CERN - Entdecken Sie eine Welt, in der das Unmögliche möglich wird!

Am CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, verschieben wir die Grenzen von Wissenschaft und Technologie. Unsere bahnbrechende Arbeit vereint nicht nur Physiker, sondern auch eine vielfältige Gruppe von Fachleuten aus den Bereichen Ingenieurwesen, Technik, Wissenschaft und Verwaltung. Gemeinsam fördern wir ein Umfeld, in dem Innovation und Zusammenarbeit gedeihen.

Jeden Tag stehen wir vor spannenden neuen Herausforderungen und Möglichkeiten, zu bahnbrechender Forschung beizutragen, die unser Verständnis des Universums prägt. Wir begegnen diesen Herausforderungen durch die vielfältigen Perspektiven in unseren Teams, wobei jeder Beitrag geschätzt wird und unser gemeinsames Gefühl von Inklusion und Zweck vorangetrieben wird. Vielfalt ist seit der Gründung ein Kernwert des CERN und bleibt zentral für unsere Mission und unseren anhaltenden Erfolg.

Wenn Sie bereit sind, Teil einer dynamischen, inklusiven Gemeinschaft zu sein, die die Grenzen des Wissens erweitert, ist CERN der Ort, an dem Ihre Neugier und Fähigkeiten gedeihen können. Seien Sie Teil unserer Mission, das Herz des Universums zu entdecken! MACHEN SIE MIT!

Mehr Informationen über uns hier: careers.cern