Medizinische Sekretärin oder Sekretär für den Ersatzpool der Medizinischen Abteilung - 50% bis 100%

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden, die 180 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Highlights und Schlüsseldaten des Jahres 2024 zu entdecken, indem Sie hier klicken.

Die Medizinische Abteilung (D-MED) besteht aus 14 medizinisch-pflegerischen Einheiten (12 medizinische Dienste, 1 Einheit für kurze Untersuchungen und Behandlungen (UITB) und das Bluttransfusionszentrum (CTS)) mit der Besonderheit, technische Plattformen (darunter interventionelle Kardiologie sowie gastrointestinale und pulmonale Endoskopie), mehrere Behandlungs- und Pflegeplattformen (biologische Behandlungen, Photopherese und medizinische Pflege), 1 Zentrum für stationäre und ambulante Dialysen zu umfassen. 3 Rehabilitations- und Wiedereingliederungsprogramme. Zudem ist die medizinisch-pflegerische Tätigkeit stark auf stationäre Patientinnen und Patienten ausgerichtet (9 Pflegeeinheiten, 160 Betten) mit internen Konsultierenden zum Nutzen der Patientinnen und Patienten, die von anderen medizinischen Abteilungen betreut werden.

Stellenbeschreibung

Im Rahmen Ihrer Tätigkeiten übernehmen Sie Vertretungsaufgaben in verschiedenen Sekretariaten für kurze bis mittlere Zeiträume und müssen sich daher schnell an Veränderungen anpassen können. Die größte Herausforderung dieser Stelle ist die Vielfalt der Tätigkeiten und die kurze Einsatzdauer, weshalb Sie über eine ausgezeichnete Lern-, Analyse- und Zuhörfähigkeit verfügen müssen, um Ihre Aufgabe erfolgreich zu erfüllen.

Dank Ihrer kommunikativen Fähigkeiten empfangen, informieren und leiten Sie die Patientinnen und Patienten, die in die Abteilung kommen, und verwalten die eingehenden Telefonanrufe.

Sie organisieren die Konsultationen, indem Sie die elektronische Agenda der Ärzte verwalten und die Patientendossiers vorbereiten. Nach den Konsultationen sorgen Sie selbstständig und zügig für das Verfassen medizinischer Berichte. Bei Bedarf planen Sie ergänzende medizinische Untersuchungen.

Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie eigenständig die administrativen Tätigkeiten im Zusammenhang mit Ihrer Funktion durch, darunter die Nachverfolgung der Patientendossiers, die Verwaltung der Post und E-Mails, die Planung der Dienstpläne sowie die Organisation von Kongressen des medizinischen Personals.

Sie zeigen Eigeninitiative bei der Erledigung logistischer Aufgaben, die im Sekretariatsalltag anfallen, wie Bestellungen, Honorarnoten und Archivierung.

Innerhalb des Teams pflegen Sie eine enge Zusammenarbeit mit Ihren Kolleginnen und Kollegen im medizinischen Sekretariat und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes bei Abwesenheiten. Allgemein macht Sie Ihr Dienstleistungsbewusstsein zu einer flexiblen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit je nach Bedarf in verschiedenen Abteilungen einzusetzen.

Dank Ihres guten Teamgeistes sind Sie in der Lage, in einem gemeinsamen Büro mit mehreren Sekretärinnen und Sekretären zu arbeiten.

Sie verfügen über ein gutes Organisations- und Priorisierungsvermögen, sind selbstständig, sorgfältig und präzise in den Ihnen übertragenen Aufgaben.

Sie besitzen zudem die Fähigkeiten, unvorhergesehene Situationen zu bewältigen und gehen stressige Situationen souverän an.

Qualifikationen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) und ein Diplom als medizinische Sekretärin oder Sekretär oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung.

Sie besitzen das ECDL-Advanced-Zertifikat für Word, Excel, PowerPoint, Outlook und/oder Web und sehr gute Kenntnisse der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe und Laboranfrage).

Sie haben mehrere Jahre Erfahrung in einer medizinischen Sekretariatsposition, idealerweise in einer ähnlichen Funktion.

Sie beherrschen Französisch in Wort und Schrift perfekt und verfügen über ausgeprägte Schreibfähigkeiten. Medizinische Terminologie ist Ihnen leicht verständlich. Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Zusätzliche Informationen

• Eintritt: so bald wie möglich
• Anzahl der Stellen: 3
• Beschäftigungsgrad: 50% bis 100%
• Funktionsklasse: 11 (10 bei fehlendem ECDL-Zertifikat)
• Vertragsart: befristet
• Bewerbungsschluss: 10.11.2025
• Auskunft: Frau M. Matteo-Collaud, Koordinatorin der Sekretariate, Tel. 079 553 58 60

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und begrüßen Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.