Sekretärin – Assistentin oder Assistent der Pflegeleitung der Operationssäle – 80%

Unternehmensbeschreibung

Mit mehr als 13.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 160 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2024 anzusehen, indem Sie  hier klicken.

Die  Pflegeleitung  ist die Autorität im Bereich der Pflege. Ihre Aufgabe ist es, die Qualität und Sicherheit der Pflege innerhalb der Einrichtung zu gewährleisten. In diesem Sinne hat die Pflegeleitung Einsicht in alle Pflegeaktivitäten (Pflegefachpersonen und verschiedene Gesundheitsberufe). Zur Erfüllung ihrer Aufgabe stützt sie sich auf drei Kompetenzbereiche: professionelle Praxis, Interprofessionalität und Transformation in der Pflege.

Stellenbeschreibung

In dieser Funktion übernehmen Sie das Sekretariat der Pflegeleitung und tragen zum reibungslosen täglichen Ablauf der Organisation bei. Sie sorgen für einen flüssigen Ablauf der administrativen und operativen Tätigkeiten, indem Sie den Kalender proaktiv verwalten und die Mailbox eigenständig bearbeiten, dabei Vorschläge zur Bearbeitung einbringen, strategische Dossiers vorbereiten und die Qualität der internen und externen Kommunikation sicherstellen. Ihre Rolle ermöglicht es der Führungsebene, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, während Sie die Koordination der praktischen und organisatorischen Aspekte übernehmen.

Sie sind verantwortlich für die Organisation und Nachverfolgung von hochrangigen Sitzungen, das Verfassen vertraulicher Protokolle und die Verwaltung der Korrespondenz. Zudem übernehmen Sie die administrative Betreuung des Mitarbeiterzyklus und sorgen für die Aufnahme und Integration der Mitarbeitenden. Ihr Dienstleistungsbewusstsein und Ihre Genauigkeit gewährleisten eine qualitativ hochwertige telefonische und persönliche Betreuung, wie sie in einem Leitungssekretariat erwartet wird.

Als Schnittstelle zwischen der Leitung und den Stakeholdern pflegen Sie regelmäßige Kontakte mit Führungskräften, Managementkomitees und strategischen Partnern. Sie übermitteln Informationen klar und präzise, nehmen an bestimmten Sitzungen teil und tragen dazu bei, eine reibungslose und effektive Kommunikation innerhalb der Leitung sicherzustellen.

Sie organisieren Dienstreisen und beteiligen sich an der Organisation von internen Großveranstaltungen, koordinieren die beteiligten Akteure und achten auf die Einhaltung der Budgets. Zudem sind Sie gelegentlich mit der Begleitung von bereichsübergreifenden Projekten, der Fristenverwaltung sowie der administrativen und finanziellen Nachverfolgung betraut, insbesondere durch die Bearbeitung von Spesenabrechnungen und die Validierung von Rechnungen.

Schließlich gewährleisten Sie die Vertraulichkeit sensibler und strategischer Informationen, insbesondere im Zusammenhang mit Personalangelegenheiten und Leitungsentscheidungen. Sie wissen, wie Sie unvorhergesehene Ereignisse vorausschauend und reaktiv bewältigen und bieten in allen Situationen eine zuverlässige und diskrete Unterstützung.

Qualifikationen

Sie verfügen über ein Diplom oder eine kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder eine höhere administrative Ausbildung wie den eidgenössischen Fachausweis als Assistentin oder Assistent der Geschäftsleitung oder einen als gleichwertig anerkannten Titel.

Sie haben 3 bis 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position oder in einem Leitungssekretariat.

Sie beherrschen die französische Sprache in Wort und Schrift ausgezeichnet und verfügen über sehr gute Computerkenntnisse.

Sie sind versiert im Umgang mit Microsoft 365 und Kommunikationsmitteln.

Sie verfügen über gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und sind kontaktfreudig.

Sie besitzen ein hohes Maß an Sozialkompetenz.

Sie sind eine proaktive Person und bringen eigene Vorschläge ein.

Sie haben ein gutes Organisations- und Prioritätenbewusstsein, arbeiten selbstständig, sorgfältig und genau bei den Ihnen übertragenen Aufgaben und besitzen ein ausgeprägtes Verständnis für Vertraulichkeit.

Zusätzliche Informationen

Der Arbeitsort befindet sich in den Operationssälen, was die Gewährleistung der Sterilität der Umgebung erfordert, zum Beispiel:

Sie wechseln täglich und bei jedem Betreten und Verlassen der Operationssäle die Kleidung. Eine Kantine steht mit Brot, Käse und Joghurt zur Verfügung, jedoch werden innerhalb des Operationssaals keine warmen Speisen angeboten. Es gibt mehrere Mikrowellen. Nicht zu viel Schmuck und keine künstlichen Nägel.

• Arbeitsbeginn: nach Vereinbarung
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 80%
• Kategorie: 12
• Beschäftigungsart: unbefristet
• Bewerbungsfrist: 13.01.2026
• Auskunft: Frau A. Poncet, Assistentin der Geschäftsleitung, Tel. 022 372 61 22

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und begrüßen Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.