Junior Officer für Veranstaltungsbetrieb (IR-SG-VI-2025-284-GRAE)

Stellenbeschreibung

Sind Sie leidenschaftlich an Veranstaltungskoordination interessiert? Kommen Sie zum Event Operations Team am CERN Science Gateway Campus. Zusätzlich zum Globe of Science and Innovation, das im Oktober 2023 eingeweiht wurde, ist Science Gateway CERNs neues Zentrum für wissenschaftliche Öffentlichkeitsarbeit und Bildung. Seine Mission ist es, Besucher jeden Alters durch interaktive Ausstellungen, Führungen, Bildungsworkshops und Veranstaltungen für Wissenschaft, Technologie und die Menschen hinter der Grundlagenforschung zu begeistern. Jährlich werden etwa 100 Veranstaltungen für bis zu 800 Teilnehmer für die CERN-Gemeinschaft, die breite Öffentlichkeit und private Gruppen am CERN Science Gateway Campus organisiert. Diese Position bietet eine ausgezeichnete Lernmöglichkeit für jemanden, der praktische Erfahrungen im Veranstaltungsbetrieb in einem internationalen, dynamischen und missionsorientierten Umfeld sammeln möchte. Als Teil eines Teams von zwei erfahrenen Eventkoordinatoren unterstützen Sie administrativ, logistisch und organisatorisch alle Veranstaltungen am CERN Science Gateway Campus.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung bei der Bearbeitung von Veranstaltungsanfragen; Mithilfe bei der Koordination und Durchführung technischer Besichtigungen der Veranstaltungsorte.
• Unterstützung der Eventkoordinatoren bei der Vorbereitung und Durchführung von CERN-, öffentlichen und privaten Veranstaltungen sowie bei Bedarf vor Ort während der Veranstaltungen (Gästebetreuung, gedruckte/digitale Beschilderung, logistische Unterstützung), auch außerhalb der regulären Bürozeiten.
• Kontaktaufnahme mit internen Interessengruppen und externen Dienstleistern nach Bedarf; Beitrag zu einer reibungslosen Kommunikation zwischen Technik, Kommunikation, Sicherheit und anderen internen Diensten.
• Erstellung einfacher visueller Materialien (digitale oder gedruckte Beschilderung, Präsentationen, Informationsdokumente).
• Pflege von Kalendern, Budgets und Berichten im Zusammenhang mit Veranstaltungen.
• Unterstützung bei der Erstellung, Organisation und Archivierung von Veranstaltungsunterlagen wie Briefings, Berichten zu technischen Besichtigungen und logistischen Zusammenfassungen.

Ihr Profil

Erfahrung:

• Einige Erfahrung in Veranstaltungsorganisation, Logistik, Kommunikation oder administrativer Unterstützung ist von Vorteil, aber Motivation und Lernbereitschaft sind entscheidend.
• Erfahrung in einem internationalen oder kulturellen/wissenschaftlichen Umfeld ist von Vorteil.

Fähigkeiten:

• Gute Kenntnisse der Standard-Office-Software (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); sicherer Umgang mit digitalen Werkzeugen und Datenverwaltungssystemen; Grundkenntnisse in visueller Kommunikation und Interesse an Design- oder digitalen Anzeigetools.
• Selbstmanagement: eigenständiges Arbeiten; Übernahme von Aktivitäten und Aufgaben ohne Aufforderung; objektiv, fokussiert und produktiv in stressigen Situationen bleiben; lösungsorientiertes Denken.
• Teamarbeit: konstruktive Zusammenarbeit mit anderen zur Erreichung von Teamzielen.
• Problemlösung: Identifikation, Definition und Bewertung von Problemen sowie Ergreifen von Maßnahmen zu deren Behebung.
• Effektive Kommunikation: Sicherstellung, dass Informationen, Verfahren und Entscheidungen angemessen dokumentiert werden; Meinungen, Ideen und Vorschläge überzeugend und logisch/strukturiert vortragen; sachlich bleiben.
• Gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in Englisch und Französisch.

Zulassungskriterien:

• Sie sind Staatsangehöriger eines CERN-Mitglieds- oder assoziierten Mitgliedsstaates .
• Bis zum Bewerbungsschluss verfügen Sie über maximal zwei Jahre Berufserfahrung seit dem Abschluss im Bereich Veranstaltungsmanagement, Gastgewerbemanagement (oder einem verwandten Bereich) und Ihre höchste Ausbildung ist ein Bachelor- oder Masterabschluss.
• Sie hatten noch keinen CERN-Stipendien- oder Absolventenvertrag.
• Bewerber ohne Universitätsabschluss sind nicht zugelassen.
• Bewerber mit einer Promotion sind nicht zugelassen.

Zusätzliche Informationen

Bewerbungsschluss: 04.01.2026 um 23:59 CET.

Vertragsdauer: 24 Monate, mit möglicher Verlängerung bis maximal 36 Monate.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche

Arbeitsflexibilität: Vollständig vor Ort

Geplanter Beginn: 01. März 2026

Diese Position beinhaltet:

• Arbeit während der Nacht, an Sonntagen und offiziellen Feiertagen.
• Gültiger Führerschein.

Stellenreferenz: IR-SG-VI-2025-284-GRAE

Arbeitsbereich: Internationale Beziehungen

Benchmark-Stelle: 5A0020 - Kommunikation/Öffentlichkeitsarbeit / Fachkraft für externe Beziehungen

Globale Vorteile

• Ein monatliches Stipendium zwischen 5196-5716 Schweizer Franken pro Monat (steuerfrei), abhängig von Ihrem Abschluss.
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen Jahresabschluss.
• Abdeckung durch das umfassende Krankenversicherungssystem von CERN (für Sie, Ihren Ehepartner und Kinder) sowie Mitgliedschaft im CERN-Pensionsfonds.
• Familien-, Kinder- und Säuglingszulagen abhängig von Ihren individuellen Umständen.
• Ein Umzugspaket (Installationszuschuss und Reisekosten) abhängig von Ihren individuellen Umständen.
• Möglichkeit, Ihren Vertrag auf bis zu 36 Monate zu verlängern.
• On-the-Job- und formale Schulungen einschließlich Sprachkurse.

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Jeden Tag stehen wir vor spannenden neuen Herausforderungen und Möglichkeiten, zu Spitzenforschung beizutragen, die unser Verständnis des Universums prägt. Wir begegnen diesen Herausforderungen durch die vielfältigen Perspektiven in unseren Teams, wobei jeder Beitrag geschätzt wird und unser gemeinsames Gefühl von Inklusion und Zweck vorangetrieben wird. Vielfalt ist seit der Gründung ein Kernwert von CERN und bleibt zentral für unsere Mission und unseren anhaltenden Erfolg.

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