Meeting- & Event-Koordinator (m/w/d) Workplace Services

JLL befähigt Sie, einen helleren Weg zu gestalten.  

Unsere Mitarbeiter bei JLL und JLL Technologies gestalten die Zukunft der Immobilienbranche für eine bessere Welt, indem sie erstklassige Dienstleistungen, Beratung und Technologie für unsere Kunden kombinieren. Wir verpflichten uns, die besten und talentiertesten Menschen einzustellen und sie zu befähigen, zu gedeihen, sinnvolle Karrieren zu entwickeln und einen Ort zu finden, an dem sie dazugehören.  Egal, ob Sie über umfassende Erfahrung im gewerblichen Immobilienbereich, im Handwerk oder in der Technologie verfügen oder Ihre relevante Erfahrung in einer neuen Branche einbringen möchten, schließen Sie sich unserem Team an, während wir gemeinsam einen helleren Weg nach vorne gestalten.   

Das Workplace Services (WPS) Team widmet sich der Bereitstellung eines exzellenten und unvergesslichen Büroerlebnisses für alle, die durch unsere Türen treten – Mitarbeiter, Gäste und Partner. Dies gilt sowohl für unsere angemieteten Büros als auch für unsere Serviced Offices (Co-Working Space), wo wir dieses Ziel durch enge Partnerschaft mit dem Serviced Office Anbieter erreichen.

In seiner/ihrer Funktion ist der M&E-Koordinator der zentrale lokale Ansprechpartner für Mitarbeiter und das Office Services Provider Team, mit starkem Fokus auf den Bereich Hospitality und Events.

Diese Rolle erfordert ausgezeichnete Kommunikations- und Serviceorientierung, Erfahrung im Bereich Hospitality oder Events, Aufmerksamkeit fürs Detail, gute administrative und IT-Kenntnisse, gute Koordinations- und Organisationsfähigkeiten sowie eine selbstständige, flexible Arbeitsweise mit gutem Zeitmanagement. 

Ihre Aufgaben:

• Als Workplace Services Vertreter für die Zürcher Bürogemeinschaft agieren, das Team unterstützen, anleiten und befähigen, einen produktiven Arbeitstag im Büro zu ermöglichen

• Bearbeitung aller Mitarbeiteranfragen, die über das interne Kundenticketsystem, Slack, E-Mail oder persönlich eingereicht werden, Anleitung, Beantwortung oder Beratung nach Bedarf

• Aufbau einer starken Partnerschaft mit unseren Serviced Office Providern, um einen reibungslosen Betrieb, Einhaltung der Salesforce-Standards und Servicequalität innerhalb des Budgets sicherzustellen

• Hospitality und Events

  • Durchführung von Eventraum-Buchungen, Unterstützung und Anleitung der Veranstaltungsanfragenden bei der Eventplanung 

  • Beschaffung, Einbindung und Koordination von Catering und anderen Event-Dienstleistern wie AV-Firmen, Möbel- und Geräteverleih oder Service- und Unterhaltungsanbietern

  • Überwachung der Serviceerbringung verschiedener Anbieter und fungieren als zentraler Ansprechpartner für den Event-Host

  • Sicherstellung der Sicherheit unserer Mitarbeiter und Kunden – Einhaltung aller Schweizer und Kundenvorschriften zu Zutrittskontrolle, Sicherheit sowie Gesundheits- und Arbeitsschutz

  • Aufbau und Pflege einer Liste von Catering-Anbietern und anderen Dienstleistern, um Vielfalt und Flexibilität für Catering- und Eventanfragen zu gewährleisten

  • Berücksichtigung von Ernährungsanforderungen, Lebensmittelallergien, persönlichen Vorlieben von VIPs und unseren Nachhaltigkeitswerten 

  • Gästeservice & Hospitality: Zusammenarbeit mit dem Empfangspersonal des Serviced Office Providers, um einen exzellenten Empfang für unsere Mitarbeiter, Gäste und Besucher gemäß vereinbarter Service Levels sicherzustellen

• Workplace Services 

  • Überwachung der Postbearbeitung in Zusammenarbeit mit dem Service Provider (Bearbeitung, Weiterleitung etc.) für unser Zürcher Büro

  • Postbearbeitung für alle Schweizer Rechtseinheiten einschließlich Stakeholder-Dokumenten und persönlicher Post für andere Standorte außer Zürich

  • Zusammenarbeit mit dem WPS-Leiter, Implementierung und Pflege von Salesforce-Verfahren und -Standards

  • Durchführung von Ausgabenverfolgung und Rechnungsbearbeitung für die Workplace Services Operations in der Schweiz 

  • Agieren als Space Champion zur Sicherstellung der Datenintegrität unserer Raum- und Gebäudedaten

  • Begrüßung und Orientierung neuer Mitarbeiter

  • Weitergabe von On- und Offboarding-Informationen an den Serviced Office Provider

• Allgemeines

  • Aufbau und Pflege starker Beziehungen zu lokalen Bürogemeinschaften und Stakeholdern wie Hub-Leads, Executive Assistants und anderen internen Funktionen lokal und in der gesamten EMEA-Region

  • In Zusammenarbeit mit dem Schweizer WPS-Leiter Dokumentation und Teilnahme an monatlichen KPI-Meetings mit dem Serviced Office Provider, um fortlaufendes Feedback zur Serviceerbringung zu geben, offene Facility-Maintenance-Themen zu verfolgen und aktuelle Updates zu geplanten Änderungen im Center zu erhalten

  • In Partnerschaft mit dem Corporate Security Team sicherstellen, dass alle Salesforce-Mitarbeiter, Serviced Office Provider-Mitarbeiter und Besucher die Sicherheitsstandards von Salesforce bezüglich Besucheranmeldung, Zutrittskontrolle, Datenschutz etc. einhalten

Ihr Profil:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Office Management und/oder im Bereich Hospitality 

• Erfahrung in der Koordination der Serviceerbringung, vorzugsweise einschließlich Lieferantenmanagement

• Ausgezeichnete Kommunikations- und Teamfähigkeit – fließend in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

• Höflich und selbstbewusst mit großer Geduld, leidenschaftlich im Service, hilfsbereit und gerne im Umgang mit Menschen

• Can-Do-Einstellung, stets bereit, die Extrameile zu gehen

• Affinität zur Nutzung innovativer Software wie Google, Quip und Salesforce-Anwendungen

• Fähigkeit, in einem schnelllebigen, dynamischen Umfeld zu arbeiten und Fristen einzuhalten

• Ausgezeichnete Multitasking-, Projektmanagement- und (Selbst-)Organisationsfähigkeiten

Unser Angebot:

• Kreativer Freiraum für Aufgaben und Projekte

• Aktiver Austausch im globalen Branchen-Netzwerk

• Arbeiten auf Augenhöhe

• Raum für persönliches Wachstum, nicht nur für die Arbeit

• Anerkennung von Leistungen – auch in Form von monetären Vorteilen

• Die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten zu erweitern und Ihre Karriere lokal sowie regional voranzutreiben

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Jones Lang LaSalle SE

Ihr Kontakt:
Marta Marunchak
marta.marunchak@jll.com

Standort:

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Jones Lang LaSalle (JLL) ist zusammen mit seinen Tochter- und Beteiligungsgesellschaften ein weltweit führendes Unternehmen für Immobilien- und Investment-Management-Dienstleistungen. Wir übernehmen die Verantwortung für den Schutz der uns zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten. Im Allgemeinen sind die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erfassen, für die Zwecke der Verarbeitung im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess von JLL bestimmt. Wir sind bestrebt, Ihre personenbezogenen Daten mit einem angemessenen Sicherheitsniveau zu schützen und so lange aufzubewahren, wie wir sie aus legitimen geschäftlichen oder rechtlichen Gründen benötigen. Wir werden Ihre Daten anschließend sicher und geschützt löschen.

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