Senior Koordinator für Einrichtungen

Senior Koordinator für Einrichtungen

Job-ID

236876

Veröffentlicht

10-Sep-2025

Servicebereich

GWS Segment

Rollenart

Vollzeit

Interessengebiete

Facility Management

Standort(e)

Basel - Basel-Stadt - Schweiz

CBRE Global Workplace Solutions bietet integrierte Facility-Management-Dienstleistungen auf allen Kontinenten mit mehr als 60.000 Mitarbeitern. In der Schweiz bietet die GWS-Abteilung technische, infrastrukturelle und kommerzielle Facility-Management-Dienstleistungen für Kunden aus verschiedenen Branchen an.

Für unsere wachsende Facility-Management-Organisation bei einem Kunden in Basel suchen wir einen:

Senior Koordinator für Einrichtungen:

Ihre Hauptaufgaben:

• Der Kandidat muss ein Verständnis für M&E haben, um den reibungslosen Betrieb des Standorts London sicherzustellen, einschließlich PPM- und reaktiver Arbeitsauftragsverwaltung, Empfangsdienste, Vor-Ort-Veranstaltungen und adhoc tägliche Abläufe.

• Sicherstellen, dass Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden & regelmäßige Treffen mit Lieferanten einrichten, um wichtige Aktivitäten zu verfolgen und sicherzustellen, dass wir unsere vertraglichen KPIs erfüllen

• Proaktive Herangehensweise und primäre Unterstützung des Regionalen Facility Managers, einschließlich Budgetierung, Rechnungsfreigaben, Erstellung von Bestellungen, Einreichung von Rechnungen und Erstellung von Finanzberichten für den RFM

• Überwachung eines Budgets für den Standort, um sicherzustellen, dass das Budget innerhalb der vom Kunden festgelegten vertraglichen Abweichungsziele eingehalten wird.

• Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften in Bezug auf alle Auftragnehmeraktivitäten

• Überwachung aller Anbieteraktivitäten einschließlich Reinigung, M&E-Wartung und anderer vor Ort tätiger Anbieter.

• Überwachung der Sitzpläne, um sicherzustellen, dass Grundrisse und Schreibtischnummerierungen aktuell sind.

• Zusammenarbeit mit EMEA Space Planning bezüglich aller Büroverlegungen und Änderungen

• Verwaltung der Anbieter im Einklang mit Nachhaltigkeitszielen und Sensibilisierung für Abfallrecycling. Verantwortlich für die vollständige Übergabe der Aktivitäten an Lieferanten und Kollegen vor jeder Abwesenheit

• Unterstützung und Verwaltung des Onboarding-Prozesses für alle neuen Mitarbeiter, einschließlich Begrüßung/Gebäudeeinweisung, Notfallverfahren, Gebäudezugangsausweise, Kontozugriff auf Raum- und Schreibtischbuchungssystem, Schrankzuweisung und Sozialräume

• Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften in Bezug auf alle Auftragnehmeraktivitäten

• Sicherstellung ausreichender Lagerbestände und Versorgung, um den Standort effektiv zu betreiben

• Gelegentliches Arbeiten außerhalb der regulären Arbeitszeiten zur Unterstützung von Veranstaltungen und Wartungsarbeiten im Büro

• Unterstützung/Überwachung der Aktivitäten von Drittanbieter-Wartungslieferanten bei Bedarf und Meldung etwaiger Korrekturmaßnahmen

• Tätigkeit als Teil des Notfallteams vor Ort, z. B. als Brandschutzhelfer, bei Bedarf für Notfallkontrollmaßnahmen

• Meldung aller Unfälle, Berufskrankheiten und Notfälle in den entsprechenden Büchern/Dokumentationen

• Sicherstellung, dass alle Auftragnehmer im Verantwortungsbereich gemäß den entsprechenden SHE-Prozessen und den HSE-Standards des Kunden arbeiten

• Durchführung monatlicher Selbstbewertungs-SLA-Prüfungen zur Unterstützung der vierteljährlichen Vertragsleistungsanforderungen

• Verantwortlich für das Image und die visuellen Standards des Standorts/der Standorte und Übernahme von Verantwortung für etwaige Probleme oder Bedenken

• Durchführung von Postraumaktivitäten einschließlich Empfang, Sortierung und Verteilung eingehender und ausgehender Post zu und von Postabholstellen, Aktualisierung der Postfachnamen, Sicherstellung von Ordnung und Verteilung nicht abgeholter Post

• Überwachung und Aufrechterhaltung des Schreibwarenbestands

• Koordination der Abfall- und Recyclingregelungen am Standort

• Übernahme von Verantwortung und Verständnis der Kundenanforderungen sowie Fähigkeit, Anliegen abzuschließen und den Kunden jederzeit auf dem Laufenden zu halten

• Vertretung in Abwesenheit der Linienführung

• Bereitstellung und Organisation von Vertretungen für das FM-Team gemäß den Vorgaben der Linienführung

• Neben den oben genannten Aufgaben können weitere Aktivitäten und Verantwortlichkeiten individuell definiert werden

Ihr Profil:

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle in einem Facility-Standortumfeld

• Praktische Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Lieferpartnern zur Bereitstellung eines nahtlosen, integrierten Services

• Erfahrung im Kundenservice und Fähigkeit zur Kommunikation auf allen Ebenen

• Gute PC-Kenntnisse, MS Office

• Selbstmotiviert und einfallsreich

• Gute administrative Fähigkeiten

• Gut organisiert mit guten Priorisierungs- und Planungsfähigkeiten

• Hauptfokus dieser Rolle ist die Sicherstellung, dass alle FM-Dienstleistungen selbstbewusst und effizient erbracht werden

• Serviceorientierte Einstellung kombiniert mit innovativem Denken

• Fließend in Englisch & Deutsch

Was wir Ihnen bieten können:

• Offenes und innovatives Arbeitsumfeld mit Gestaltungsmöglichkeiten

• Regionale und internationale Entwicklungsmöglichkeiten in einem schnell wachsenden Unternehmen

• Breites Spektrum an internen und externen Schulungsmöglichkeiten

• CBRE GWS als globaler Akteur im Dienstleistungssektor mit namhaften Kunden aus einem multinationalen Umfeld

• Gute Rahmenbedingungen, wie mindestens fünf Wochen Urlaub, 40 Stunden pro Woche sowie eine attraktive Pensionskassenlösung.

Kontakt: Edwin Murray, Talent Acquisition Partner, +41 79 501 50 93

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!