Verwaltungsassistent (EP-AGS-SE-2025-165-GRAE)

Stellenbeschreibung

Ihre Aufgaben

Die Onboarding-Erfahrung innerhalb der Gruppe Verwaltung und Allgemeine Dienste (AGS) spielt eine Schlüsselrolle für die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter. Dieses Projekt zielt darauf ab, eine flexible, modulare und serviceorientierte Onboarding-Roadmap zu entwickeln, die sowohl Neueinsteiger als auch die sie aufnehmenden Teams unterstützt und gleichzeitig den Wissenstransfer, den internen Zusammenhalt und das Zugehörigkeitsgefühl innerhalb der AGS-Dienste stärkt.

Der Onboarding-Prozess soll eine reibungslose und schrittweise Integration neuer Mitarbeiter ermöglichen, sicherstellen, dass sie mit einer gemeinsamen Grundlage starten und ein klares Verständnis der Kernaufgaben der AGS-Gruppe, der Rollen und Funktionen der verschiedenen AGS-Dienste sowie der wichtigsten Prozesse und Werkzeuge, die sie verwenden, erlangen.

Aufgaben:

• Mitwirkung bei der Gestaltung und Umsetzung einer strukturierten Onboarding-Roadmap über die verschiedenen Dienste innerhalb der AGS-Gruppe, mit besonderem Fokus auf praktische Erfahrungen durch Eintauchen in den Arbeitsalltag ausgewählter AGS-Dienste.
• Erwerb praktischer Kenntnisse in der Erbringung von administrativer, organisatorischer und kundenorientierter Unterstützung.
• Teilnahme an einem ersten Einsatz im Sekretariatsdienst ALICE für einen Zeitraum von sechs Monaten, enge Zusammenarbeit mit dem Team, wertvolle Einblicke in dienstspezifische Praktiken gewinnen und sinnvolle Beiträge zu laufenden Aktivitäten leisten.
• Fortsetzung der Tätigkeit in einem anderen Sekretariatsdienst zur weiteren Unterstützung von Konsistenz, Zusammenarbeit und Wissensaustausch zwischen den Teams.

Ihr Profil

Fähigkeiten:

• Kommunikations-, zwischenmenschliche und Teamfähigkeiten: konstruktive Mitarbeit in Teamumgebungen, effektive Zusammenarbeit über Dienste hinweg und mit verschiedenen Interessengruppen einschließlich Gruppenleiter und Bereichsleiter.
• Anpassungsfähigkeit und Serviceorientierung: Arbeiten in unterschiedlichen operativen Kontexten und Anpassung an wechselnde Prioritäten.
• Analytische und organisatorische Fähigkeiten: Bewertung von Onboarding-Praktiken, Strukturierung effektiver Lösungen und präzise Verwaltung damit verbundener Aufgaben und Dokumentationen.
• Administrative, Informations- und Veranstaltungskoordination: genaue Verwaltung von Daten, Aufzeichnungen und Dokumentationen unter Einhaltung von Verfahren und Gewährleistung der Betriebseffizienz.
• Kenntnisse in Office-Tools einschließlich MS Office und gemeinsamen Dokumentenplattformen.
• Gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in Englisch und Französisch.

Zulassungskriterien:

• Sie sind Staatsangehöriger eines CERN-Mitglieds- oder assoziierten Mitgliedsstaates .
• Bis zum Bewerbungsschluss verfügen Sie über maximal zwei Jahre Berufserfahrung seit dem Abschluss in allgemeiner Verwaltung, Kundenservice (oder einem verwandten Bereich) und Ihre höchste Bildungsqualifikation ist ein allgemeines Sekundarschulabschlusszeugnis.
• Sie hatten noch nie einen CERN-Stipendiaten- oder Absolventenvertrag.
• Bewerber mit einem Bachelor-, Master- oder Doktorgrad sind nicht zugelassen.

Zusätzliche Informationen

Bewerbungsschluss: 22.09.2025 um 23:59 CEST.

Vertragsdauer: 24 Monate, mit möglicher Verlängerung auf maximal 36 Monate.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche

Geplanter Beginn: 01. November 2025

Stellenreferenz: EP-AGS-SE-2025-165-GRAE

Arbeitsbereich: Unterstützungsdienste (Finanzen, Personal, Recht, Beschaffung)

Was wir bieten

• Eine monatliche Vergütung von 4624 Schweizer Franken (netto).
• Abdeckung durch das umfassende Gesundheitssystem von CERN (für Sie, Ihren Ehepartner und Ihre Kinder) sowie Mitgliedschaft im CERN-Pensionsfonds.
• Je nach individueller Situation: Installationszuschuss; Familien-, Kinder- und Säuglingszulagen; Erstattung der Reisekosten zu Beginn und am Ende des Vertrags.
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr.
• On-the-Job- und formale Schulungen bei CERN sowie interne Sprachkurse für Englisch und/oder Französisch.

Über uns

Bei CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, erforschen Physiker und Ingenieure die grundlegende Struktur des Universums. Mit den weltweit größten und komplexesten wissenschaftlichen Instrumenten untersuchen sie die Grundbausteine der Materie – fundamentale Teilchen, die mit nahezu Lichtgeschwindigkeit zusammenstoßen. Dieser Prozess liefert Physikern Hinweise darauf, wie Teilchen interagieren, und bietet Einblicke in die grundlegenden Naturgesetze. Erfahren Sie mehr unter http://home.cern.

Vielfalt ist seit der Gründung ein integraler Bestandteil der Mission von CERN und ein fest verankerter Wert der Organisation. Die Beschäftigung einer vielfältigen Belegschaft ist zentral für unseren Erfolg.