Administrative:r Koordinator:in (a)

02 April 2026
100%
1219 Le Lignon

Über den Job

Administrative:r Koordinator:in (a)

Bei ISS nennen wir uns alle "Placemakers". Unser Ziel ist es, unseren Kunden die bestmögliche Umgebung zu bieten und dafür zu sorgen, dass sie sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen. Unsere 14.000 Mitarbeitenden/Placer verfügen über ein hohes Dienstleistungswissen, um die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Kunden zu erfüllen. Wir erfüllen diese nach den höchsten Qualitätsansprüchen.

Ihre Aufgaben:

- Nachverfolgung der Tickets auf der Tririga-Plattform (internes Ticketsystem)
- Erstellung von Bestellungen auf der internen Einkaufsplattform
- Elektronische Archivierung der Dokumente
- Erstellung von Verträgen und Leistungsblättern
- Verfassen von Angeboten
- Überprüfung (Vetting) für externe Lieferanten
- Verwaltung und Nachverfolgung von Gebäudezugängen
- Ändern und Nachverfolgen von Vertragszusätzen
- SAP-Projektmanagement
- Unterstützung der operativen Verantwortlichen in verschiedenen administrativen Aspekten (Durchgangsankündigungen, Zugangsanforderungen, Katana)
- Erstellung von Rechnungsvorschlägen und Kontrolle durch Vorgesetzte gemäß geltendem Prozess
- Kontrolle und Buchung von Debitoren- und Kreditorenrechnungen sowie Mahnwesen
- Mahnwesen für Kreditoren
- Schulung neuer Mitarbeitender
- Analyse quantitativer Daten zur Optimierung/Verbesserung bestehender Prozesse
- Monatliche Kontrolle der KPIs
- Durchführung verschiedener administrativer Aufgaben, die zur Funktion gehören (Durchgangsankündigungen, Zugangsanforderungen)

Ihr Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, KV-Lehre oder gleichwertig
- Weiterbildung im administrativen Bereich
- Mehrjährige nachgewiesene Erfahrung (mindestens 3 Jahre) in einer ähnlichen Position, idealerweise im Dienstleistungssektor
- Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift (mindestens Niveau C1)
- Gute Englischkenntnisse (mindestens Niveau B1) - von Vorteil
- Sehr gute Kenntnisse in IT-Anwendungen (MS Office)
- Gute Organisations- und Prioritätenmanagementfähigkeiten
- Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und Unvorhergesehenes
- Detailgenauigkeit und Prozessbewusstsein
- Selbstständige Arbeitsweise im Alltag
- Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Koordination der Aktivitäten mit verschiedenen Ansprechpartner:innen

Bereit für uns? Wir sind es für Sie.
Jeden Tag arbeiten wir bei ISS Schweiz dafür, dass Büros, Labore, Flughäfen, Produktionsstandorte, Bahnhöfe, Schulen und Spitäler funktionieren und angenehm sind. Unsere 14.000 Mitarbeitenden schaffen Lebensräume in der ganzen Schweiz, in denen sich über eine Million Menschen wohlfühlen und täglich entfalten können. ISS steht für Innovation, Servicequalität und direkte Kundenbeziehungen.

Als Arbeitgeber setzen wir auf faire Arbeitsbedingungen, gleichen Lohn für gleichwertige Arbeit und sichere Arbeitsplätze. Für uns ist Wertschätzung mehr als ein Versprechen – sie zeigt sich in unseren fünf Programmen und in über 200 Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Denn wer Verantwortung übernimmt, muss auch Perspektiven bieten – und ohne uns würde vieles nicht funktionieren.