Office Manager / Administrative Koordinator (m/w/d)

Über den Job

Office Manager / Administrative Koordinator (m/w/d) Moovimenta

• Stellenbezeichnung: Office Manager / Administrative Koordinator
• Land: Schweiz
• Standort: Reinach
• Abteilung: Verwaltung
• Beschäftigungsart: 100%
• Anstellungsart: Festanstellung

Das ist Ihre Rolle bei uns

Die Moovimenta Group ist eine in der Schweiz ansässige, familiengeführte Organisation mit einem Umsatz von über 850 Mio. CHF und 5000 Mitarbeitenden. Die Gruppe umfasst derzeit vier Divisionen: Habasit, Rossi, NGI und TRAPO. Zusätzlich zu unseren vier Divisionen beherbergen die Gruppenfunktionen auch unseren Corporate Accelerator mit Sitz in Zürich, Schweiz.

In dieser Rolle sorgen Sie dafür, dass unser Büro reibungslos läuft. Als organisatorisches Zentrum und zentraler Ansprechpartner koordinieren Sie Verwaltung, Einkauf, Logistik, IT und Finanzunterstützung und kümmern sich um das Tagesgeschäft unseres Teams. Sie verbinden unser lokales Team mit den zentralen Diensten der Zentrale und sind der „Klebstoff“, der Prozesse, Menschen und Abläufe zusammenbringt. Wenn Sie gerne Verantwortung übernehmen, strukturiert arbeiten und eine abwechslungsreiche Allrounder-Rolle schätzen, sind Sie hier genau richtig.

Das sind Ihre Aufgaben

Büro & Verwaltung

• Erster Ansprechpartner für Büroangelegenheiten
• Besucher- und Terminkoordination
• Bürologistik und -versorgung
• Unterstützung der Kommunikation
• Veranstaltungen, Onboarding/Offboarding
• Allgemeine Verwaltung

Einkauf & ERP

• Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen in SAP
• Pflege der Lieferantendaten
• Koordination mit Lieferanten und Stakeholdern

Finanzunterstützung

• Rechnungsbearbeitung
• Kostenstellenzuordnung
• Verfolgung offener Posten
• Unterstützung bei Budgetierung und Controlling

IT & Logistik

• Koordination von IT-Anfragen
• Hardware-/Lizenzverwaltung
• Organisation und Nachverfolgung nationaler und internationaler Sendungen

Das bringen Sie mit

• Mehrjährige Erfahrung als Office Manager, Verwaltungsassistent oder in der operativen Unterstützung
• Hoch strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung, Hands-on-Mentalität und Verantwortungsbewusstsein
• Organisationstalent mit Blick fürs Detail
• Erfahrung mit ERP-Systemen (idealerweise SAP) und MS 365
• Freude an einem internationalen, dynamischen Umfeld
• Deutsch: fließend | Englisch: sehr gute Geschäftssprache

Das bieten wir

• Vielseitige und verantwortungsvolle Hub-Funktion mit Einblick in mehrere Unternehmensbereiche
• Breites Aufgabenspektrum und kreative Freiheit
• Internationale Zusammenarbeit und kurze Entscheidungswege
• Kollegiales, unterstützendes Team
• Ein attraktiver Arbeitsplatz mit persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten in einer motivierenden Arbeitskultur