P2520 - Executive Assistant

Wir suchen derzeit eine motivierte und kooperative professionelle Executive Assistant zur Verstärkung unserer F&E-Abteilung mit Sitz in unserem Hauptsitz in Lausanne, Schweiz als

Executive Assistant

Sind Sie eine neugierige, proaktive und ergebnisorientierte Fachkraft, die bereit ist, über traditionelle administrative Aufgaben hinauszugehen? Debiopharm sucht eine außergewöhnliche Executive Assistant, die eine enge Partnerin unseres Chief Development Officer (CDO) & Chief Scientific Officer (CSO) wird.

Ihre Mission.

• Proaktive Verwaltung der komplexen Kalender und Posteingänge des CDO und CSO, einschließlich der Vorbereitung von Entwurfsantworten und Korrespondenz nach Bedarf. Sie koordinieren auch alle Aspekte von Inlands- und Auslandsreisen.
• Organisation und Unterstützung der Teammeetings der Abteilungen, einschließlich Planung der Agenda, Koordination von Vorabinformationen, detaillierte Protokollführung und Koordination der Erledigung von Aufgaben.
• Aktive Zusammenarbeit mit administrativen Assistenten in verschiedenen Abteilungen zur Erleichterung komplexer Interviewpläne, elektronischer Unterschriften, großer Teammeetings und externer Partnermeetings.
• Erste Anlaufstelle sein, Kontaktpflege mit Personen außerhalb der Abteilung und externen Partnern, Vorbereitung und Bearbeitung von Dokumenten, Mitteilungen und Präsentationen in Französisch und Englisch.
• Nachverfolgung finanzieller Angelegenheiten der Abteilungen (Budgetaktualisierung und -pflege), monatliche und jährliche Berichterstattung sowie KPI-Tracking.
• Probleme proaktiv lösen und antizipieren, Priorisierung widersprüchlicher Bedürfnisse und Verfolgung von Projekten bis zum erfolgreichen Abschluss, oft unter engen Fristen.
• Übernahme von spezifischen Ad-hoc-Projekten oder zusätzlichen speziellen Aufgaben.

Mehr als eine Checkliste von Fähigkeiten und Tätigkeiten suchen wir jemanden, der unser Engagement für Wissenschaft mit Sinn teilt.

• Bachelor-Abschluss (oder gleichwertig) und über fünf Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einem anspruchsvollen, schnelllebigen internationalen Büro.
• Nachweisliche Erfolge in der Assistenz von Bereichsleitern in einem schnelllebigen Umfeld - Executive Assistant Niveau.
• Erfahrung in einem Pharmaunternehmen ist von Vorteil.
• Starke organisatorische Fähigkeiten, detail- und termingerecht, Fähigkeit zur Identifikation und Kommunikation von Termin- und Prioritätskonflikten.
• Fähigkeit, das höchste Maß an Professionalität, Vertraulichkeit und Vertrauen zu etablieren und aufrechtzuerhalten, sowie ein starker Teamplayer mit hoher Kundenorientierung.
• Technikaffinität in allen Microsoft Office-Anwendungen (einschließlich Outlook Kalender, SharePoint, KI-Tools).
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Französisch.
• Neugierig, Sie unterstützen gerne Ad-hoc-Projekte und spielen eine Rolle bei internen Initiativen.

Was Sie im Rekrutierungsprozess erwartet:

Wenn Ihre Bewerbung ausgewählt wird, werden Sie zu Interviews mit Talent Acquisition und dem einstellenden Manager via Teams eingeladen, gefolgt von einem Panel-Interview und Referenzprüfungen. Die Kommunikation erfolgt über Workable—bitte prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner auf E-Mails von *@outbound.workable.com.

Was wir bieten:

• Teil eines Unternehmens zu sein, in dem Innovation, Zusammenarbeit und Wirkung nicht nur Werte sind – sondern unsere tägliche Arbeitsweise
• Zusammenarbeit mit Teams aus verschiedenen Disziplinen an der Spitze der Onkologie- und Antiinfektiv-Entwicklung
• Ein inklusiver und respektvoller Arbeitsplatz – stolz auf die Equal-Pay-Zertifizierung
• Wachstum in einer Kultur, die Menschen, Sinn und Leistung schätzt
• Eine Chance zu wachsen, zu teilen und die Zukunft des Gesundheitswesens mitzugestalten

Bitte kontaktieren Sie vor der Einreichung von Profilen unsere Personalabteilung. Wir können keine unaufgeforderten Bewerbungen von Agenturen oder Personalvermittlern annehmen.