Koordinator für Einrichtungen und Logistik - Genf

Die Europäische Freihandelsassoziation (EFTA) ist eine zwischenstaatliche Organisation von Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz, die zur Förderung des Freihandels und der wirtschaftlichen Integration zwischen ihren Mitgliedern innerhalb Europas und weltweit gegründet wurde. Das EFTA-Sekretariat erbringt Dienstleistungen für die EFTA-Staaten und hat Büros in Genf, Brüssel und Luxemburg. Das Genfer Büro des EFTA-Sekretariats unterstützt den EFTA-Rat und erbringt Dienstleistungen im Zusammenhang mit Freihandelsabkommen mit Ländern außerhalb der Europäischen Union, während das Brüsseler Büro bei der Verwaltung des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) hilft.

Das Büro des Generalsekretärs ist Teil des EFTA-Hauptquartiers in Genf und umfasst 22 Mitarbeiter. Der Koordinator für Einrichtungen und Logistik spielt eine wichtige Rolle im Tagesgeschäft der EFTA-Büros und Aktivitäten in Genf. Zu den Aufgaben gehören die Verwaltung von Besprechungs-/Lagerräumen und Gemeinschaftsbereichen, die Kommunikation mit dem Vermieter des Büros, die Überwachung der Instandhaltung der offiziellen Wohnungen und der Büroinfrastruktur in Zusammenarbeit mit IT-Personal, Gebäudetechnikern und externen Auftragnehmern sowie die Verantwortung für die Bürosicherheit. Darüber hinaus erbringt er/sie Büroservices wie den Empfang von Besuchern, Post/Kurier, Bereitstellung von Büromaterial, Vorbereitung von Besprechungsräumen für offizielle Treffen, Überwachung des Facility-Budgets und Koordination mit Dienstleistern. Er/sie fährt den Generalsekretär in seiner/ihrer offiziellen Funktion und sorgt für die Wartung des Dienstwagens. Der erfolgreiche Kandidat wird zudem Unterstützung bei der Eingewöhnung neuer Mitarbeiter, lokalen Anmeldungen und anderen standortspezifischen Umzugsangelegenheiten in der Schweiz/Genf leisten.  

Für die Vereinigung ist es wesentlich, dass der Koordinator für Einrichtungen und Logistik flexibel und dienstleistungsorientiert ist, bereit, das Personal bei verschiedenen Aufgaben zu unterstützen und für ein sicheres und freundliches Arbeitsumfeld zu sorgen, auch während EFTA-Ministertreffen und Verhandlungen mit Partnerländern weltweit.

Dem erfolgreichen Bewerber können weitere Aufgaben im Sekretariat zugewiesen werden.

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertig
• 4–6 Jahre Erfahrung in den Bereichen Einrichtungen, Logistik oder Büroorganisation mit zunehmender Verantwortung
• Gültiger Führerschein, ein einwandfreies Fahrtenbuch und ein professioneller Fahrstil
• Vertrautheit mit internationalen Organisationen und Protokollangelegenheiten
• Fähigkeit, Verträge zu verstehen und mit lokalen Dienstleistern zu verhandeln
• Ausgezeichnete Kenntnisse von Genf und Umgebung
• Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit
• Flexibilität bezüglich der Arbeitszeiten
• Ausgezeichnete Problemlösungsfähigkeiten mit einer positiven und proaktiven Einstellung
• Kundenorientierung, schnelle Reaktion auf interne und externe Anfragen sowie ein ausgeprägtes Gespür für Höflichkeit und Takt
• Kenntnisse in Microsoft 365 Office
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Französischkenntnisse sowie sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse

Als eine Organisation, die sich der Vielfalt verpflichtet fühlt, verstehen wir die transformative Kraft unterschiedlicher Perspektiven. Wir laden Sie ein, Ihre einzigartigen Einsichten und innovativen Ideen einzubringen und so zu einer inklusiveren und fortschrittlicheren Zukunft beizutragen.   

EFTA bietet ein dynamisches und vielfältiges Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, in einem Team hochqualifizierter und motivierter Menschen zu arbeiten. Bei EFTA sind Sie Teil einer Organisation, die auf Professionalität, Zusammenarbeit, Vertrauen, Verantwortung und Respekt basiert. 

EFTA bietet außerdem:

• Internationale Karriere- und Lernmöglichkeiten
• Ein inklusives und unterstützendes Arbeitsumfeld mit hoher Wertschätzung kultureller Unterschiede;
• Ein wettbewerbsfähiges Leistungspaket (EFTA-Gehälter sind in der Regel von der Einkommensteuer befreit; zusätzliche Leistungen und Zulagen können gelten).

Besoldungsgruppe: B4
Jahresgehalt: CHF 93.239,28

Der Generalsekretär behält sich das Recht vor, einen Kandidaten auf einer anderen als der ausgeschriebenen Ebene einzustellen, abhängig von der Relevanz und Dauer der vom Kandidaten nachgewiesenen Berufserfahrung.  

EFTA ist eine internationale Organisation, und die Gehälter sowie damit verbundene Zahlungen sind in der Regel von der Einkommensteuer durch die EFTA-Staaten und die Gaststaaten der EFTA-Dienststellen befreit. Je nach Familienstand des Kandidaten können Leistungen und Zulagen gelten.  

Bewerber müssen Staatsangehörige eines der EFTA-Mitgliedstaaten (Island, Liechtenstein, Norwegen und Schweiz) oder eines EU-Mitgliedstaates sein.

Bewerbungen müssen online über das E-Recruitment-Tool eingereicht werden.  Bitte beachten Sie, dass nur Bewerbungen, die über unser Web-Tool eingehen und die Nationalitätsanforderung erfüllen, berücksichtigt werden. 

Für weitere Informationen zu dieser Stelle wenden Sie sich bitte an:  

Zum Stelleninhalt: Ghislaine Weder, Direktorin – Büro des Generalsekretärs; gwe@efta.int
Zu Prozess- & technischen Fragen: HR Support,  HR.support@efta.int   

Bewerbungsschluss: 9. Februar 2026 (Mitternacht MEZ)