EXECUTIVE ASSISTENT

Über den Job

Zur Verstärkung unseres Chairman Office suchen wir eine/n:

EXECUTIVE ASSISTENT

AUFGABENBEREICH

In direkter Berichtslinie zum Chief of Chairman Office - Corporate sind Sie verantwortlich für die Bereitstellung von hochrangiger administrativer Unterstützung für die Unternehmensaktivitäten des Chairman Office, einschließlich:

• Entgegennahme und Filterung eingehender Telefonanrufe

• Verwaltung eines komplexen Kalenders und Organisation von Meetings mit internen und externen Stakeholdern

• Sortierung aller eingehenden Korrespondenz und Hervorhebung von Prioritäten

• Erstellung hochwertiger schriftlicher Materialien sowohl in Französisch als auch in Englisch

• Verwaltung von Kontakten und Mailing-Datenbank

• Effizientes Abrufen und Ablagesystem

• Empfang von hochrangigen Besuchern

• Organisation der Logistik (inkl. Besprechungsräume, Videokonferenzen, Catering, Ankündigungen, Einladungen) für Meetings

• Koordination von Reisen für den Chairman und wichtige Geschäftspartner

• Verantwortlich für das Büromanagement (Aufrechterhaltung des allgemeinen Vorratsbestands, Verwaltung der Besprechungsräume, Behebung von Wartungsproblemen mit Facilities und IT)

• Spesenabrechnungen, Bearbeitung von Rechnungen und Zusammenarbeit mit der Buchhaltungsabteilung zur Zahlungsnachverfolgung

PROFIL

• Solide administrative Erfahrung in einem Unternehmensumfeld mit Berichtslinie auf C-Level und ein Abschluss in Verwaltung oder gleichwertige Qualifikation

• Ausgezeichneter Beziehungsaufbau und Teamplayer; Fähigkeit, ein hohes Maß an Taktgefühl zu zeigen, engagiert für Diskretion und Diplomatie mit allen internen und externen Stakeholdern

• Einfallsreich, hohe Detailgenauigkeit, in der Lage, Probleme eigenständig zu antizipieren und zu lösen

• Belastbar unter hohem Druck und engen Fristen in einem schnelllebigen Umfeld, sicher im Multitasking einer Vielzahl von Aktivitäten

• Fortgeschrittene Kenntnisse in Office365-Tools (Word, Outlook, Excel, Teams), Concur und Adobe Acrobat

• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Französisch und Englisch (C2)

WERDEN SIE TEIL UNSERES TEAMS!

• Werden Sie Teil eines globalen Marktführers im Bereich Trust-Technologien mit einer bedeutungsvollen Mission.

• Seien Sie im strategischen Zentrum eines finanziell soliden und innovationsgetriebenen Unternehmens.

• Arbeiten Sie mit hochrangigen Experten zusammen und engagieren Sie sich in wirkungsvollen internationalen Projekten.

• Arbeiten Sie in einem multikulturellen, integren Umfeld, in dem Autonomie und Eigenverantwortung gefördert werden.

Wir bieten eine spannende und herausfordernde Position mit großem Potenzial für persönliche Entwicklung innerhalb einer einzigartigen Organisation in einer faszinierenden und schnell wachsenden Branche. Ihre Unterlagen werden mit höchster Vertraulichkeit und Diskretion behandelt.