Assistent

Über den Job

ZIELE DES PROGRAMMS

Das WHO-Landesbüro in Papua-Neuguinea arbeitet eng mit dem Nationalen Gesundheitsministerium sowie anderen Entwicklungspartnern und Interessengruppen zusammen, um die globalen und regionalen Gesundheitsziele zu fördern und eine gute Gesundheit für die Bürger Papua-Neuguineas zu erreichen. Die strategischen Prioritäten umfassen: 1) Erreichung nachhaltiger Gesundheitsergebnisse; 2) Stärkung der Gesundheitssysteme; und 3) Notfallvorsorge, Überwachung und Gesundheitssicherheit.

AUFGABENBESCHREIBUNG

Innerhalb der delegierten Befugnisse werden dem Stelleninhaber alle oder Teile der folgenden Aufgaben zugewiesen:

1. Eingehende Korrespondenz empfangen, prüfen, verfolgen und verteilen, Hintergrundinformationen oder zugehörige Akten anhängen und an die zuständigen Mitarbeiter weiterleiten, wobei bei Bedarf auf spezifische Probleme oder Fragen hingewiesen wird.

2. Antworten auf allgemeine und administrative Korrespondenz auf Grundlage von Anweisungen oder eigeninitiativ entwerfen und diese Korrespondenz abschließen.

3. Mit GSM/SAP Concur Reiseanträge für offizielle WHO-Dienstreisen vorbereiten. Flug- und Hotelreservierungen vornehmen, Reisemappen erstellen und andere damit zusammenhängende Angelegenheiten nach Anweisung oder eigeninitiativ erledigen.

4. Über das Oracle/GSM-Beschaffungsmodul Verträge für Berater, Vereinbarungen zur Arbeitsausführung (APW) und andere Vertragsmodalitäten initiieren. Empfang von Lieferungen überwachen und dokumentieren sowie Zahlungen bei Bedarf einleiten und überwachen. Über das Oracle/GSM-Beschaffungsmodul Bestellungen für Warenbeschaffung initiieren und Empfang von Lieferungen überwachen.

5. In Zusammenarbeit mit dem leitenden Verwaltungspersonal Fristen überwachen, Mitarbeiter daran erinnern und sicherstellen, dass Korrespondenz und Anfragen zeitnah beantwortet werden.

6. Technische Berichte und Dokumente, tabellarische Materialien gemäß den WHO- und Abteilungsrichtlinien tippen, sprachlich und grammatikalisch bearbeiten, korrigieren und formatieren sowie bei der Vorbereitung von Präsentationen unterstützen.

7. Dokumente und Informationen aus internen und externen Quellen beschaffen; Informationsrecherchen (Bibliothek, Internet) nach Anforderung durchführen.

8. Ablagesysteme pflegen und sicherstellen, dass alle unterstützten Aktivitäten nachvollziehbar und bei Bedarf zugänglich sind.

9. Besucher und Telefonanrufe mit Takt und Diskretion empfangen, Termine vereinbaren, Anfragen beantworten und/oder Besucher und Anrufer höflich weiterleiten, dabei Hintergrundinformationen zum Zweck der Termine einholen.

10. Unterstützung bei der Organisation von Teammeetings, Workshops, Seminaren usw., einschließlich der Erstellung von Teilnehmerlisten, Vorbereitung von Reiseanträgen, Einladungsschreiben, Akten, Präsentationen und Folien, Reservierung von Tagungsräumen und Hotelunterkünften.

11. Vertretung anderer Unterstützungskräfte nach Bedarf.

12. Weitere verwandte Aufgaben nach Bedarf oder Anweisung ausführen, einschließlich Unterstützung anderer Arbeitsbereiche und Teams innerhalb der Abteilung.

ERFORDERLICHE QUALIFIKATIONEN

Ausbildung

Erforderlich: Abschluss der Sekundarschulbildung oder gleichwertig.

Erfahrung

Erforderlich: Mindestens 3 Jahre relevante Erfahrung in sekretariats- oder verwaltungsbezogenen Tätigkeiten.

Wünschenswert: Relevante Erfahrung bei der WHO oder einer anderen UN-Organisation ist von Vorteil. Erfahrung mit Oracle-basierten oder anderen ERP-Systemen ist von Vorteil.

Fähigkeiten

Gute Organisationsfähigkeiten und ein breites Spektrum an Bürokompetenzen.

Gute Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit verschiedenen Büro- und Computerprogrammen.

Fähigkeit zum Multitasking und selbstständigem Arbeiten, wenn erforderlich.

Die Arbeit erfordert die Nutzung von Textverarbeitungs- oder anderen Softwarepaketen sowie Standardbüroausstattung.

Formale oder autodidaktische Schulung im Umgang mit Standardbürosoftware.

Schulung in Oracle-basierten oder anderen ERP-Systemen ist von Vorteil.

Die Arbeit erfordert die Nutzung von Textverarbeitungsprogrammen zum Erstellen, Bearbeiten, Formatieren und Drucken von Korrespondenz und Dokumenten; Tabellenkalkulations- und Präsentationssoftware; umfangreiche Nutzung von E-Mail- und Terminplanungssoftware zur Verbesserung der internen und externen Kommunikation; Oracle/GSM für administrative Angelegenheiten.

WHO-Kompetenzen

Teamarbeit

Respektierung und Förderung individueller und kultureller Unterschiede

Kommunikation

Selbstkenntnis und Selbstmanagement

Erzielung von Ergebnissen

Erweitertes WHO Global Competency Model: who-enhanced-competence.pdf

Sprachkenntnisse

Ausgezeichnete Kenntnisse in schriftlichem und gesprochenem Englisch sowie in der Landessprache.

Weitere Fähigkeiten

Die Arbeit erfordert die Nutzung von Textverarbeitungs- oder anderen Softwarepaketen sowie Standardbüroausstattung. Formale oder autodidaktische Schulung im Umgang mit Standardbürosoftware. Schulung in Oracle-basierten oder anderen ERP-Systemen ist von Vorteil. Die Arbeit erfordert die Nutzung von Textverarbeitungsprogrammen zum Erstellen, Bearbeiten, Formatieren und Drucken von Korrespondenz und Dokumenten; Tabellenkalkulations- und Präsentationssoftware; umfangreiche Nutzung von E-Mail- und Terminplanungssoftware zur Verbesserung der internen und externen Kommunikation; Oracle/GSM für administrative Angelegenheiten.

VERGÜTUNG

Die WHO bietet Mitarbeitern in der Kategorie Allgemeine Dienste ein attraktives Vergütungspaket, das für die oben genannte Position ein jährliches Nettogrundgehalt ab PGK 45.625 (vorbehaltlich obligatorischer Abzüge für Rentenbeiträge und Krankenversicherung, sofern zutreffend) sowie 30 Tage Jahresurlaub umfasst.

WEITERE INFORMATIONEN

• Diese Stellenausschreibung kann zur Besetzung anderer ähnlicher Positionen auf derselben Gehaltsstufe verwendet werden.
• Nur ernsthaft in Betracht gezogene Kandidaten werden kontaktiert.
• Ein schriftlicher Test und/oder eine asynchrone Video-Bewertung kann als Screening-Methode verwendet werden.
• Falls Ihre Bewerbung für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt wird, müssen Sie im Voraus eine gescannte Kopie der für diese Position erforderlichen Abschlüsse/Diplome/Zertifikate vorlegen. Die WHO berücksichtigt nur höhere Bildungsabschlüsse von Institutionen, die in der World Higher Education Database (WHED) akkreditiert/anerkannt sind, eine Liste, die von der International Association of Universities (IAU)/UNESCO aktualisiert wird. Die Liste ist unter folgendem Link zugänglich: http://www.whed.net/. Einige Berufsqualifikationen erscheinen möglicherweise nicht in der WHED und erfordern eine individuelle Prüfung.
• Gemäß Artikel 101, Absatz 3, der Charta der Vereinten Nationen ist bei der Einstellung von Personal die Notwendigkeit, die höchsten Standards an Effizienz, Kompetenz und Integrität zu gewährleisten, vorrangig. Dabei wird auch auf eine möglichst breite geografische Rekrutierung geachtet.
• Jede Ernennung/Verlängerung unterliegt den WHO-Personalvorschriften, Personalregeln und dem Handbuch.
• Die WHO verpflichtet sich, ein vielfältiges und inklusives Umfeld gegenseitigen Respekts zu schaffen. Die WHO stellt Personal unabhängig von Behinderungsstatus, Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Sprache, Rasse, Familienstand, religiösem, kulturellem, ethnischem und sozioökonomischem Hintergrund oder anderen persönlichen Merkmalen ein.
• Die WHO setzt sich für Geschlechterparität und geografische Vielfalt im Personal ein. Frauen, Menschen mit Behinderungen und Staatsangehörige von unterrepräsentierten Mitgliedstaaten (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) werden ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt.
• Personen mit Behinderungen können angemessene Vorkehrungen zur Teilnahme am Einstellungsverfahren beantragen. Anfragen für angemessene Vorkehrungen sind per E-Mail an reasonableaccommodation@who.int zu senden.
• Ein tadelloses Verhalten in Bezug auf Integrität und berufsethische Standards ist unerlässlich. Die WHO ist stolz auf eine Belegschaft, die sich an die höchsten ethischen und beruflichen Standards hält und sich verpflichtet, die WHO-Wertecharta in die Praxis umzusetzen.
• Die WHO toleriert keine sexuelle Ausbeutung und Missbrauch (SEA), sexuelle Belästigung und andere Formen missbräuchlichen Verhaltens (z. B. Diskriminierung, Machtmissbrauch und Belästigung). Alle Mitglieder der WHO-Belegschaft haben die Aufgabe, einen sicheren und respektvollen Arbeitsplatz zu fördern und der WHO alle tatsächlichen oder vermuteten Fälle von SEA, sexueller Belästigung und anderen Formen missbräuchlichen Verhaltens zu melden. Um sicherzustellen, dass Personen mit nachgewiesener Vorgeschichte von SEA, sexueller Belästigung oder anderen Formen missbräuchlichen Verhaltens nicht eingestellt werden, führt die WHO eine Hintergrundüberprüfung der Endkandidaten durch.
• Die WHO hat eine rauchfreie Umgebung und stellt keine Raucher oder Nutzer jeglicher Tabakformen ein.
• Für Informationen zu den WHO-Aktivitäten besuchen Sie bitte: http://www.who.int.
• Die WHO bietet ihren Mitarbeitern auch eine breite Palette von Vorteilen, einschließlich Elternzeit und attraktiven flexiblen Arbeitsregelungen, um eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern und allen Mitarbeitern zu ermöglichen, ihre Talente voll auszudrücken und zu entwickeln.
• Das gesetzliche Rentenalter für Personalstellen beträgt 65 Jahre. Für externe Bewerber werden in der Regel nur diejenigen berücksichtigt, die voraussichtlich die Vertragslaufzeit erfüllen.
• Bitte beachten Sie, dass WHO-Verträge davon abhängig sind, dass Mitglieder der Belegschaft vor Aufnahme einer WHO-Tätigkeit bestätigen, dass sie gemäß WHO-Anforderungen geimpft sind, außer wenn eine medizinische Bedingung eine solche Impfung nicht zulässt, was durch die WHO-Abteilung für Personalgesundheit und Wohlbefinden (SHW) bescheinigt wird. Der erfolgreiche Kandidat wird gebeten, entsprechende Nachweise zu erbringen. Eine Kopie des aktualisierten Impfpasses muss im medizinischen Freigabeprozess an den WHO-Medizinservice übermittelt werden. Bitte beachten Sie, dass bestimmte Länder den Nachweis spezifischer Impfungen für die Ein- oder Ausreise verlangen. Beispielsweise ist ein offizieller Nachweis/Zertifikat der Gelbfieberimpfung für die Einreise in viele Länder erforderlich. Länderspezifische Impfempfehlungen finden Sie auf der WHO-Website für internationale Reisen und Personalgesundheit und Wohlbefinden. Für impfbezogene Anfragen wenden Sie sich bitte direkt an SHW unter shws@who.int.
• Diese Stelle unterliegt der lokalen Rekrutierung und wird mit Personen besetzt, die im lokalen Pendelbereich des Dienstortes rekrutiert werden.
• Falls die Website nicht richtig angezeigt wird, versuchen Sie es bitte erneut, indem Sie: (i) prüfen, ob Sie die neueste Version des Browsers installiert haben (Chrome, Edge oder Firefox); (ii) Ihren Browserverlauf löschen und die Seite in einem neuen Browserfenster (nicht in einem neuen Tab desselben Browsers) öffnen; oder (iii) die Website mit dem Mozilla Firefox-Browser oder einem anderen Gerät aufrufen. Klicken Sie auf diesen Link für detaillierte Anweisungen zum Ausfüllen von Bewerbungen: Anweisungen für Bewerber